Учет печатей и штампов

409
Учет печатей и штампов на предприятии осуществляется в соответствии с регламентом, установленным инструкцией или положением о порядке учета печатей и штампов. Регистрация их выдачи осуществляется в специальном журнале учета печатей и штампов.

Для чего нужно вести учет печатей и штампов

Назначение печати определяется ГОСТ Р 6.30-2003. В соответствии с этим государственным регламентом, клише печати ставится при необходимости удостоверения подлинности подписи должностного лица. Как правило, заверить подлинность Учет печатей и штамповпроставленной на документе подписи требуется, если этим документом:

  • удостоверяется имущественное или иное право физического или юридического лица;
  • фиксируются факты, связанные с движением финансовых средств.

В некоторых случаях обязательное заверение печатью подписи должностного лица может предусматриваться нормативными актами, в том числе, локальными. Для печатей установлена круглая или треугольная форма.

Штампы — клише готовой формы, оттиск записи, повторяющейся в некоторых процедурах оформления документов. Штамп также может содержать сведения о юридическом лице, его реквизиты, а также сведения справочного характера. Штамп помогает сократить время оформления документов, внося в оттиск готовой формы лишь ту информацию, которая имеет уникальный, переменный характер. Штамп, как правило, имеет прямоугольную форму.

Справка

Печати могут быть:

  1. гербовыми, которые содержат изображения герба страны или региона, они используются только органами власти и учреждениями, имеющими соответствующий статус;
     
  2. приравненные к гербовым печати юридических лиц и организаций. Такие печати используют коммерческие предприятия, на них может быть изображен логотип, эмблема или только наименование компании;
     
  3. простые, их используют структурные подразделения организации. Такие печати также могут предназначаться для какого-то одного конкретного вида документов. Они, как правило, используются для заверения незначимых сведений — справок, пропусков, копий.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документа

Вид печати

Договоры: подряда, трудовые и гражданско-правовые, дополнительные соглашения к ним

Приравненная к гербовой

Справки от работодателя, предъявляемые по месту требования, в том числе о зарплате, перечисленных налогах, а также характеристики

Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения

Гарантийные и любые другие письма, информационные справки в которых подтверждаются факты, связанные с движением денежных средств

Приравненная к гербовой

Внутренние нормативно-распорядительные документы, локальные нормативные акты

Приравненная к гербовой

Ходатайства о представлении сотрудника к почетному званию, его награждении, а также грамоты и дипломы

Простая печать (структурного подразделения)

Трудовые книжки

Приравненная к гербовой

Зачем на предприятии необходимо организовать учет и хранение печатей и штампов

Во-первых

это необходимо, поскольку печати и штампы ставятся на официальных документах и являются реквизитами, удостоверяющими их подлинность и юридическую значимость.

Во-вторых

печати и штампы изготавливаются по заказу предприятия и фигурируют в бухгалтерском учете. Они относятся к материально-производственным запасам и их приобретение учитывается до дебету счета 10 «материалы».

В-третьих

учет печатей и штампов необходим, поскольку со временем они изнашиваются и подлежат своевременной замене, соответственно, те из них, которые будет заменены новыми, должны быть списаны и уничтожены.

И, поскольку учет печатей и штампов является необходимостью, на предприятии также должно быть организовано и их хранение. То, какой способ хранения печатей и штампов будет использован в каждом конкретном случае, зависит от назначения клише. Так, например круглая гербовая печать организации должна хранится в сейфе, доступ к которому имеют, кроме руководителя, иные должностные лица, список которых определяется отдельным приказом.

Простые печати и штампы хранятся у руководителей подразделений или у тех сотрудников, которые пользуются ими в своей ежедневной работе. Для их хранения используются опечатываемые металлические ящики или шкафы, доступ к которым установлен для отдельных сотрудников приказом. Штампы также могут хранится в закрывающихся ящиках столов.

Порядок учета печатей и штампов

Если печати и штампы, приобретаемые компанией, будут отражаться в бухгалтерском учете как материальные запасы, в бухгалтерском учете они должны отражаться по соответствующей статье «Материальные запасы - иное движимое имущество учреждения». Постановка на учет печатей и штампов, приобретенных по договорам, осуществляется на основании первичных документов бухгалтерского учета, к которым относятся:

акты приемки материальных ценностей (форма 0315004);

товарно-сопроводительная документация, оформляемая поставщиком (продавцом), а также другие документы, которыми подтверждается факт отгрузки или передачи материальных ценностей )товарные или товарно-транспортные накладные).

Общий контроль и учет использования и хранения печатей и штампов должен быть получен лицу, назначенному ответственным приказом руководителя. Это лицо также будет осуществлять выдачу сотрудникам, список которых определен приказом, печати и штампы на ответственное хранение. Основной контроль, как правило, поручается руководитель канцелярии, отдела делопроизводства или организационного отдела. Порядок учета необходимо установить внутренним нормативным документом — инструкцией или положением о порядке учета печатей и штампов.

Читайте также:

Инструкция о порядке учета печатей и штампов

Как правило, порядок учета и хранения печатей и штампов, а также их использования и утилизации устанавливается локальным нормативным актом работодателя. Этот регламент может быть составной частью инструкции по делопроизводству или же, если количество используемых на предприятии печатей и штампов достаточно велико, работа с ними может регламентироваться отдельным документом — инструкцией о порядке учета печатей и штампов.

Этим регламентом также должен быть определен порядок ведения и заполнения журнала учета печатей и штампов, а также порядок их хранения. Так, в инструкции необходимо оговорить, что запрещено передавать печати и штампы тем сотрудникам, которые не назначены ответственными за их использование по приказу. Кроме того, нужно установить запрет на вынос печатей и штампов ха пределы тех помещений, где они используются и хранятся.

Инструкцией о порядке учета печатей и штампов также должен быть установлен порядок и сроки инвентаризации — проверки наличия и состояния печатей и штампов, используемых на предприятии. Результаты проверки также отражаются в журнале учета печатей и штампов, и акте, который может быть составлен в произвольной форме,утвержденной работодателем.

Журнал учета печатей и штампов

Журнальная форма учета является одной из наиболее удобных форм регистрации поступления и выдачи материальных ценностей. Поэтому передача на ответственное хранение и возврат печатей и штампов также фиксируются в специальном журнале.

Заполнение журнала учета печатей и штампов

Журнал учета печатей и штампов можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах, заказать в интернете или типографии, или же распечатать готовый бланк здесь. Его форма может быть разработана на предприятии самостоятельно, но лучше воспользоваться той, что приведена Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Образец заполнения журнала учета печатей и штампов представлен ниже.

Журнал учета печатей, штампов и факсимиле
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Справка

Порядок заполнения журнала учета печатей и штампов следующий:

  1. В графе 1 проставляется порядковый номер записи. Нумерация сквозная по всему журналу;
     
  2. в графе 2 указывается наименование печати или штампа с указанием назначения;
     
  3. в графе 3 проставляется оттиск, при этом следует стараться, чтобы он получился четким и не смазанным;
     
  4. в графе 4 указывается должность, подразделение, фамилия и инициалы ответственного лица, получившего печать или штамп для использования в работе;
     
  5. в графе 5 лицо, получившее печать ставит свою собственноручную подпись с указанием даты получения печати;
     
  6. в графах 6 и 7 указываются сведения о лице, выдавшем печать и проставляется его подпись с указанием даты выдачи;
     
  7. графа 8 «Примечание» заполняется после того, как печать или штамп были уничтожены, в ней необходимо указать реквизиты акта.

Все листы журнала учета печатей и штампов должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны. Лица, которые получили печати и штампы своими подписями заверяют согласие нести материальную ответственность за них.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль