Внутренние документы организации

1261
Сложно представить себе работающую организацию без использования большого количества документации. Внутренние документы организации составляют значительный процент всего документооборота компании, а оформление внутренних документов порой является обязанностью юридического лица.

Документом признается материальный носитель с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания. Его отличительным признаком является наличие реквизитов, по которым его можно идентифицировать.Внутренние документы организации

Их классифицируют по различным признакам: на бумажном носителе и созданные в электронной форме, содержащие текстовую информацию и иные виды информации и т.д. Подразделяют документацию также на входящую, исходящую и внутреннюю. К входящей относят поток «бумаг», поступающий в компанию извне. Исходящей считаются бумаги, созданные внутри компании, но подлежащие передаче третьим лицам. К внутренней относится документация, предназначенная для использования исключительно в рамах организации.

Таким образом, внутренним документом является документ, не выходящий за пределы юридического лица. Он обеспечивает решение задач в рамках организации, служит целям организации управления.

Перечень внутренних документов

В законодательстве четкого такого перечня мы не найдем. По обычаям делового оборота перечень внутренних документов состоит из:

локальных нормативных актов (учредительные документы организации, положения, регламенты, инструкции и др.);

бумаги организационно-распорядительного характера (приказы, распоряжения), кадровая документация;

переписка между структурными подразделениями (служебные записки, докладные, объяснительные записки, заключения, справки);

протоколы заседаний различных органов компании;

отчетные, плановые, учетные, а также акты;

договоры;

доверенности, выданные организацией.

Как видим, все эти документы предназначены для использования внутри компании, служат целям обеспечения ее деятельности. Некоторые из них должны быть в обязательном порядке – например, Устав, протоколы годовых общих собраний, бухгалтерская отчетность, некоторая документация по охране труда, обязательные кадровые распоряжения и приказы.

В отдельных отраслях требования могут устанавливаться на уровне нормативных актов – например, Положением об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах, утвержденным Банком России 16.12.2003 N 242-П (зарегистрировано в Минюсте России 27.01.2004 N 5489), установлен перечень основных вопросов по внутреннему контролю, по которым кредитная организация обязана принять внутренние документы.

Некоторые документы не носят обязательного характера, но нужны для обеспечения функционирования конкретной компании.

Часть создается в соответствии с унифицированными формами (например, штатное расписание, ряд кадровых приказов), некоторые допускают свободное изложение (например, объяснительные записки, справки). Ряд бумаг не предусматривает обязательного соответствия утвержденной форме, но должен содержать реквизиты, обычно включаемые в подобного рода документы (например, протоколы, доверенности).

Формы или образцы таких бумаг, как заключения или отчеты, могут быть утверждены в самой компании ее внутренним распорядительным актом. Тогда все создаваемые документы этого типа внутри данного юридического лица должны соответствовать утвержденной руководителем форме.

Справка

Оформление внутренних документов

Оформление внутренних документов производится разными сотрудниками компании, особенно это четко прослеживается в организациях с большой численностью сотрудников, с разветвленной структурой, в компаниях, занимающихся производственной деятельностью, где много внимания уделяется вопросам охраны труда.

Так, протоколы общих собраний участников или акционеров, протоколы заседаний коллегиальных органов компании, доверенности, как правило, подготавливаются юридической службой. Там же они учитываются и хранятся. Ведение кадровой документации берет на себя сотрудник-кадровик (если не создана специализированная служба). Отчеты, служебные записки, справки и заключения – эти виды бумаг присущи любым подразделениям и работникам компании.

Все это разнообразие необходимо регистрировать, систематизировать и учитывать.

Читайте также:

Регистрация внутренних документов

Как мы уже рассмотрели выше, документ должен обладать идентифицирующими признаками – как минимум, номером и датой создания. Номер присваивается при регистрации.

Регистрация внутренних документов организуется компанией самостоятельно. При этом учитывается размер организации, перечень внутренних документов, их количество по типам, наличие структурных подразделений, территориальный разброс таких подразделений и многие другие факторы.

Как правило, их регистрация производится отдельно в зависимости от вида. Так, кадровую документацию правильнее и удобнее систематизировать отдельно от иных видов – от бухгалтерской, договорной, например. И поручить такую систематизацию логичнее кадровому работнику. Причем, трудовые договоры регистрируются отдельно от приказов, и даже приказы и распоряжения в зависимости от вида учитываются с присвоением разных порядковых номеров и символов.

Регистрацией служебных записок, отчетов и справок может заниматься сотрудник, которому поручено делопроизводство, либо секретарь. Однако есть небольшие компании, где, например, служебные записки составляются крайне редко и их вообще не регистрируют.

Справка

Любая регистрация, как бы она не была организована в каждом конкретном юридическом лице, строится на определенных принципах:

  1. однократность (в рамах компании документу присваивается номер единственный раз);
     
  2. период регистрации составляет для большинства бумаг один календарный  год (нумерация начинается с января каждого года);
     
  3. отражение полной информации в учетных журналах (при регистрации, помимо номера и даты, указывается наименование документа, его суть, возможно указание подразделения и должностного лица, его составившего, место его хранения и иная нужная компании информация);
     
  4. единообразие учета по каждому типу (иными словами, если трудовые договоры принято регистрировать в журнале на бумажном носителе, то все заключаемые такого рода договоры регистрируются именно так).

Прошивать или не прошивать бумажные журналы регистрации, составлять их самостоятельно или покупать типографские варианты – эти вопросы полностью отданы на решение руководства компании.

Таким образом, целью регистрации внутренней документации является удобство пользования, обеспечение быстрого доступа к нужному типу бумаг и обеспечение надлежащих условий их сохранности. И эти задачи каждое юридическое лицо решает самостоятельно и так, как ему удобно.

При этом регистрация внутренних документов может производиться с помощью бумажных журналов, а может вестись в электронной форме. Ряд предприятий переходит на специальное программное обеспечение, позволяющее производить такой учет наиболее прозрачно и удобно.

Учет внутренних документов

В перечень внутренних документов входит документация, которая не подлежит регистрации, но ее тем не менее необходимо учитывать. Например, устав организации, протоколы, относящиеся к созданию юридического лица, не регистрируются. Но, так как они являются наиболее важными, то, безусловно, учитываются и хранятся в отдельных папках.

Поручен учет внутренних документов может быть юридической службе или делопроизводителю организации (если не создан специализированный отдел, занимающийся вопросами обеспечения корпоративных процедур).

Таким образом, вопросы регистрации, систематизации, хранения, учет внутренних документов могут быть организованы по-разному, исходя из специфики юридического лица, его задач и требований.

Данные вопросы могут быть закреплены в различных инструкциях, правилах делопроизводства, положениях о внутренних структурных подразделениях и иных локальных актах. Но на практике учет и регистрация внутренних документов может и не регламентироваться, а вестись исключительно по сложившимся обычаям в конкретной компании.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль