text
Секретариат

Должностные обязанности секретаря

  • 26 июня 2017
  • 899

Секретарь – собирательное наименование различных видов должностей с разным набором функциональных обязанностей. Как правило, секретари являются специалистами, обеспечивающими работу должностного лица, органа или учреждения. Исходя из указанных задач, формулируются и конкретные должностные обязанности секретаря.

Под собирательным термином «секретарь» может пониматься секретарь руководителя или иного должностного лица, секретарь-делопроизводитель, секретарь судебного заседания, секретарь общего собрания акционеров или участников общества и иные виды технических специалистов.Должностные обязанности секретаря

Любой организации с потоком исходящих и входящих документов, штатом сотрудников, наличием иерархии руководящих органов необходим секретарь. Именно он берет на себя функционал по обеспечению документооборота, деятельности руководителя. В зависимости от размера юридического лица может быть создана целая служба секретарей. Кроме того, функционал данного специалиста может распространяться как на всю компанию в целом, так и быть «прикрепленным» к конкретному руководителю (единоличному исполнительному органу или руководителю структурного подразделения – управления, отдела, филиала, представительства и т.д.).

Конкретное наименование должности отражается в штатном расписании компании. В зависимости от вышеуказанных моментов выстраиваются и должностные функции. Закрепляется функционал секретаря в должностной инструкции. Почему важно подробно и максимально полно формулировать должностные обязанности секретаря? Для того чтобы сотрудник на данной должности понимал весь спектр своих трудовых обязанностей, чтобы избежать недопонимания между работодателем и работником, снизить риски трудовых споров. Иногда возникает вопрос, должен ли этот специалист обеспечивать наличие в организации канцтоваров, предметов бытовой химии и иных необходимых для функционирования любой компании вещей.

Ответ здесь очевиден – надо заглянуть в должностную инструкцию, где и указаны должностные обязанности секретаря.

Разумеется, функционал специалистов с разным наименованием должностей будет разным.

Должностные обязанности секретаря руководителя

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, имеется описание должности «секретарь руководителя». При формировании раздела про обязанности описание функционала, данного в справочнике, можно взять за основу. Так, если обобщить, то должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к следующим:

принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, а также письменные обращения к руководителю сотрудников компании – служебные записки, заявления, докладные, отчеты;

подготовка документов, необходимых для работы руководителя, в том числе с использованием компьютерной, копировальной и иной офисной техники;

отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и исполнителями документов, переданных им на исполнение;

проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;

подготовка заседаний и совещаний у руководителя (сбор материалов, оповещение сотрудников о времени и месте собрания, о повестке дня), оформление протоколов совещаний;

организация телефонных переговоров руководителя, прием и фиксация поступающей информации, организация приема посетителей;

формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и передачи в архив.

Таким образом, базовые должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к организационно-техническому обеспечению его работы.

Если к перечисленным базовым обязанностям добавляются иные, исходя из специфики конкретного юридического лица, то они должны быть также зафиксированы в действующей должностной инструкции.

Читайте также:

Подчиняется такой работник непосредственно руководителю. Для успешного выполнения функционала, как базового, так и дополнительного, данный специалист должен обладать определенными навыками и знаниями. Например, обязательными являются знания:

организационной структуры компании

организации делопроизводства и порядка документооборота

правил работы с офисной техникой и средствами связи

прикладного программного обеспечения

деловой этики и навыков делового общения

правила охраны труда, основы трудового законодательства и иные навыки и компетенции.

Грамотный, образованный, тактичный, собранный и компетентный секретарь – находка для руководителя. Такие специалисты не только существенно облегчают организацию работы непосредственного начальника, но и выстраивают документооборот, необходимый всей компании в целом. А зачастую секретарь является «лицом» организации, хранителем ее традиций, незаменимым помощником для всех сотрудников.

Справка

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Такой специалист не «прикрепляется» к конкретному руководителю, а выполняет функции, необходимые для всей компании в целом. Как правило, его работа сводится к ведению документооборота организации. Обобщенно должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут выглядеть так:

  • регистрация и обработка корреспонденции, направление потока документов в соответствии с утвержденными правилами и обычаями на предприятии;
     
  • обеспечение регистрации, учета, систематизации, хранения всей массы документов - внутренних, входящих, исходящих;
     
  • ведение архива, отслеживание выполнения утвержденной номенклатуры;
     
  • составление проектов документов, их правка, организация подписания руководителем;
     
  • работа с почтовыми и курьерскими службами;
     
  • работа по изготовлению копий, сшивок, архивных описей, подготовка справок и сводок и иные функции.

Такой набор трудовых функций может содержать не только должность секретарь-делопроизводитель, но и секретарь-референт, делопроизводитель, личный помощник, архивариус, специалист по работе с документацией и др. Должностная инструкция конкретного сотрудника конкретного предприятия может содержать и иные обязанности, которые в любом случае должны быть отражены в должностной инструкции.

Описывая должностные обязанности секретаря делопроизводителя, можно за основу взять функции, описанные в Квалификационном справочнике по должностям секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка. Хотя в чистом виде такие должности уже не актуальны по причине развития компьютерных технологий и офисного оборудования. А некоторые обязанности секретаря в настоящее время возможно выполнять даже удаленно, без постоянного присутствия в офисе.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.