Правила деловой переписки

91
Современный бизнес немыслим без письменных коммуникаций между партнерами.Ведение деловой переписки играет важную роль в деятельности любой организации. Это способ общения, привлечения клиентов, урегулирования разногласий, продажи.Правила деловой переписки предполагают соблюдение определенных стандартов.

С помощью письменного общения юридическое лицо решает многие задачи в своей деятельности предлагает свои услуги, продвигает на рынке производимые товары, рекламирует себя, устанавливает прочные взаимоотношения с клиентами, Правила деловой перепискиудерживает их интерес, сообщает о новинках и акциях, исправляет свои ошибки, решает возникшие проблемы, поздравляет с праздниками, приглашает на мероприятия, приносит свои извинения и т.д.

Более того, законодательство иногда связывает с деловой перепиской возникновение прав и обязанностей у сторон. Так, согласно ст. 434 ГК РФ путем обмена письмами, телеграммами, телефаксами и иными документами (в том числе электронными) может быть заключен договор с соблюдением его письменной формы. Таким образом, переписка может повлечь за собой важные последствия в виде договорных обязательств.

Чтобы отвечать понятию деловой, переписка должна подчиняться ряду правил. Их можно условно разделить на две группы: необходимость придерживаться определенного стиля и соблюдение способа оформления.

Справка

По стилю общения можно выделить такие правила:

  1. краткость и емкость (способность изложить мысль, задачу или проблему лаконично и емко говорит об уважении к адресату письма, ведь бизнесмены люди занятые, зачастую они просто не будут без необходимости читать длинный текст, изложенный на многих листах);
     
  2. недопустимость употребления сложных, специфических, иностранных терминов (если переписка обращена к партнерам, которые не владеют узкоспециальной терминологией, то применение таких слов и выражений будет являться неуважением к адресату);
     
  3. недопустимость двоякого толкования текста в переписке (адресат должен точно понимать, что имеет в виду обращающийся к нему партнер, это важно для каждой из сторон переписки во избежание недопонимания и конфликтных ситуаций, ведение деловой переписки не допускает двоякое толкование);
     
  4. использование шаблонных выражений и общепринятых стандартов (например, правила деловой переписки предписывают начинать обращение с употребления слова «уважаемый» или «уважаемая» и с указания имени и отчества; если текст составляется в качестве ответа, то употребляется словосочетание «в ответ на Ваше письмо » со ссылкой на номер и дату).

Способ оформления деловой переписки достаточно четко регламентирован. Так, в настоящее время действует Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ). Данный документ скоро утрачивает силу с 1 июля 2017 года будет действовать другой - Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст Об утверждении национального стандарта Российской Федерации .

Указанный нормативный акт регламентирует обязательные реквизиты документа, требования к бланкам, вплоть до расположения реквизитов на листе определенного формата. Данные требования установлены о всем организационно-распорядительным документам, в том числе к письмам (п. 1 Стандарта).

Более подробно о правилах оформления делового письма можно прочитать здесь

Читайте также:

Виды деловой переписки

По видам переписку подразделяют на:

внутреннюю и внешнюю;

официальную и неофициальную;

по видам документа.

Внутренняя переписка ведется в рамках одного юридического лица это, например, служебные записки, заявления. Внешняя переписка предполагает любые письменные обращения организации к третьим лицам. Официальное деловое письмо влечет более серьезные последствия предоставление информации, гарантий, возникновение обязательств, изменение прав. Примерами неофициального письма могут быть письма-соболезнования, приглашения, поздравления.

Виды деловой переписки предполагают также разделение документов по их видам: коммерческие предложения, запросы, справки, сопроводительные письма, извещения с информацией, приглашения и т.д.

Справка

Формы деловой переписки

С развитием технологий увеличивается и количество форм, в которых может происходить обмен деловыми письмами. Это факсовые варианты, электронные сообщения, обмен сообщениями на порталах и даже с использованием современных «мессенджеров». Конечно, составление деловых писем на бумаге еще не ушло в прошлое, боле того, имидж компании поддерживается использованием специальных конвертов, бумаги с логотипами, типографским способом изготовленных бланков и т.д.

Все вышеизложенные правила деловой переписки (особенно касающиеся стиля общения) вполне применимы к любым формам. Электронные или факсовые обращения также должны быть лаконичными, четкими, емкими и шаблонными. В данном случае формы деловой переписки не влияют на необходимость придерживаться установленных стандартов делового общения.

Примеры деловой переписки

Примеров составления делового письма великое множество в каждой из организаций. Учитывая приведенные выше рекомендации, сложностей при оформлении такого рода переписки возникнуть не должно.

В качестве примера приводим образец ответа кредитной организации на обращение:

Образец ответа кредитной организации на обращение

Таким образом, ведение деловой переписки играет важнейшую роль в деятельности любого юридического лица. Официальное письмо является лицом организации, характеризует его профессионализм, имидж, показывает уважение к контрагентам. Ввиду этого правила деловой переписки предполагают, что при составлении официального обращения нельзя забывать о таких моментах, как грамотность, этика, вежливость, уважительный тон, благодарности.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль