Как заполнить регистрационно-контрольную карточку

390
Регистрационно-контрольная карточка используется при регистрации входящих документов и создании картотеки организации. В 2017 году форма регистрационно-контрольной карточки не закреплена ни одним нормативным актом. В настоящей статье речь пойдет о принципах разработки формы регистрационно-контрольных карточек и их заполнения.

Технологии регистрации и контроля исполнения документов

Современная технология регистрации деловых бумаг имеет три формы: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов

Исторически наиболее ранней формой регистрации является журнальная. К 2017 году она практически вышла из Регистрационно-контрольная карточкаупотребления. Ограниченные сферы, где она до сих пор используется, сводятся к тем областям делопроизводства, где важно предотвратить претензии и избежать возможных конфликтов. По такой схеме регистрируются документы об образовании, трудовые книжки, пропуски. Особенностью такого учета является заведение отдельного журнала для каждой группы деловых бумаг. Например, журнал учета трудовых книжек и журнал выдачи пропусков и т.п.

Если количество документов, подлежащих регистрации, сравнительно не велико, то какой-то смысл в использовании журнальной формы есть. При большом количестве деловых бумаг использование данной формы обработки документации будет не столько тормозить процесс первичной регистрации, сколько усложнит последующий поиск нужной записи и контроль исполнения бумаг. Очевидно, что при журнальной форме регистрации внесение данных о документах возможно только в порядке их поступления или выдачи, т.е. в хронологической последовательности. Соответственно, при поиске нужной записи вам придется осуществлять постраничный просмотр всего журнала.

Справка

Карточная форма регистрации документов

При карточной форме регистрации документов на каждую входящую или исходящую бумагу создается специальная карточка, которая содержит все необходимые данные. Такая карточка называется регистрационной или регистрационно-контрольной. Использование карточной системы очень удобно. В дальнейшем карты становятся основой для формирования картотеки с использованием классификаторов. Такая система значительно облегчает поиск нужных данных и упрощает процесс регистрации. Иногда бумаги поступают сразу с регистрационными картами, кроме того, использование такой системы позволяет привлекать сразу нескольких сотрудников для регистрации одной группы документов.

Автоматизированная форма регистрации документов

Автоматизированная форма регистрации документов осуществляется с применением ПК и специальных программных комплексов. Программа может быть установлена на одном компьютере или на сервере, в последнем случае становится возможной работа сразу нескольких специалистов.

Для введения сведений о документе используется специальная форма регистрационно-контрольной карточки, а для хранения - база данных. Существует большое разнообразие программных решений для автоматизации процесса регистрации деловых бумаг. Они могут иметь разный набор реквизитов и разный вид формы ввода. В большинстве из них реализована возможность добавлять дополнительные реквизиты для разных групп документов и менять дизайн формы ввода.

Читайте также:

Заполнение регистрационно-контрольной карточки

Порядок заполнения регистрационно-контрольной карты обусловлен типом картотеки, в котором в дальнейшем предполагается ее использование. От типа картотеки зависит также набор реквизитов, последовательность их заполнения и приоритет при обработке, поэтому коротко расскажем, о существующих типах картотек документов.

Справка

В современном делопроизводстве принято вести три независимые картотеки:

  1. контрольную;
  2. справочную;
  3. тематическую.

Названия картотек могут варьироваться от организации к организации: контрольную могут называть сроковой (от слова «срок»), справочную - информационной, а тематическую - кодификационной, но сути это не меняет.

Контрольная (сроковая) картотека состоит из двух отделов - отдел текущей документации и отдел исполненных документов. В первом отделе фиксируются и хранятся деловые бумаги, находящиеся в процессе исполнения. Основное назначение этого отдела - контроль. В этом отделе формуляры удобнее всего сортировать по дате исполнения.

После того, как документ будет исполнен и все необходимые отметки об этом на нем будет сделаны, он перемещается из первого отдела во второй - отдел исполненных бумаг. Он служит для поиска. В основу систематизации здесь могут положен уже на хронологический принцип, а любой другой - по темам, вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Справочная (информационная) картотека используется для регистрации документов. Для каждой группы документов создается отдельная картотека, а внутри нее карты сортируются по группам. Удобным решением будет использование формуляров разных цветов для каждой группы. Количество картотек зависит от количества разновидностей деловых бумаг, функционирующих в организации.

Как технически осуществляется ведение нескольких картотек одновременно? Есть два способа, функционально близких между собой:

Заполнение нескольких карточек на один документ и использование каждой для отдельной картотеки.

Заполнение одной карточки и изготовление копий с нее. В дальнейшем копии расставляют по картотекам.

Тематическая (кодификационная) картотека занимает особое положение среди картотек. Ее назначение - всесторонне раскрытие содержания особо важных деловых бумаг. В такую картотеку попадают сведения о нормативных и распорядительных документах.

Заполнение карточек для такой картотеки имеет свои особенности. На каждый вопрос, предмет или тему, затронутую в документе заводится отдельная карточка. Один и тот же документ, может быть представлен в картотеке сразу несколькими карточками. Сами карточки раскладываются в картотеке по рубрикам, соответствующим рубриками классификаторов вопросов деятельности предприятия.

Форма регистрационно-контрольной карточки

В 2017 году не существует нормативных или правовых актов, закрепляющих форму регистрационно-контрольной карточки. Отдел делопроизводства каждой организации может самостоятельно разработать дизайн, состав реквизитов и другие компоненты этого элемента картотеки. Выше уже шла речь, о том, что состав реквизитов карточки и порядок их заполнения зависит от разновидности картотеки для которой они предназначены. Для контрольной и справочной они будут одни, а для тематической - другие. Размер карточек, как правило, предопределяется стандартом листов бумаги: это может быть формат А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

Образец регистрационно-контрольной карточки

Образцы регистрационно-контрольной карточки для контрольной картотеки представлены ниже:

Образец регистрационно-контрольной карточк

Образец регистрационно-контрольной карточк

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль