Организация архива электронных документов

75
Традиционных методик работы с официальной документацией в мире высоких технологий становится недостаточно. Переход к цифровому документообороту практически неизбежен, и организацию архива электронных документов в каждой современной компании можно считать лишь вопросом времени.

Как создать электронный архив документов организации?

Электронный документооборот все шире практикуется в современном бизнесе. В число неоспоримых преимуществ обмена файлами вместо бумаг входят ускорение и рационализация информационных процессов компании, рост ее общей Организация архива электронных документовпроизводительности, расширение возможностей коллективной работы с официальной документацией, сокращение финансовых расходов.

Документооборот включает процессы создания, передачи и хранения официальных бумаг. Его электронная форма не является исключением. Как следствие, одним из наиболее значимых вопросов в данной сфере можно считать создание условий хранения и организацию работы с электронными документами в архиве.

Что такое электронный архив и каковы его преимущества?

Электронный архив документов организации — это специализированная система хранения документации в цифровой форме. Использование подобных систем позволяет рационализировать и оптимизировать многие бизнес-процессы.

Архивом часто называют обычные хранилища цифровой информации. Однако, это не просто сервер или склад носителей. Прежде всего, это технологии и производственные процессы, необходимые для обеспечения полного цикла хранения документации: учет, описание, обеспечение сохранности, развитие справочного аппарата. При этом цикл охватывает все этапы хранения: от экспертизы ценности до последующего использования.

К числу задач, которые можно решить за счет организации электронного архива документов, можно отнести обеспечение достоверности, целостности, подлинности, долговременной сохранности документации. С помощью подобной системы осуществляется информационная поддержка деятельности компании.

Справка

Среди основных преимуществ перевода официальных бумаг в цифровую форму можно выделить:

  1. единое информационное пространство (база данных или файловое хранилище);
  2. быстрый поиск по реквизитам или контекстный поиск по содержимому;
  3. использование современного программного обеспечения для создания и редактирования файлов;
  4. сортировка и систематизация по степени актуальности;
  5. поддержка работы в разных режимах, удаленного доступа, экспорта и импорта;
  6. многопользовательский режим;
  7. защита от несанкционированного доступа (шифрование, контроль прав доступа, протоколирование, использование электронно-цифровой подписи);

Этапы создания электронного архива

Системный подход к организации архива позволяет выявить основные потребности компании в данной области деятельности и выбрать оптимальные способы их удовлетворения. Создание электронного архива, как правило, проходит в несколько этапов:

Этап № 1.

Планирование функций системы

В первую очередь необходимо определить цели создания цифрового хранилища: какие функции будет выполнять система, какие задачи решать.

Этап № 2.

Анализ деятельности компании

  • Определение специфики деятельности компании, выявление используемых средств коммуникации и задействованных субъектов;
  • Разделение объектов документооборота на основные и второстепенные;
  • Анализ используемых информационных систем, определение основных форматов и способов хранения данных;
  • Выявление базовых атрибутов для разработки системы поиска и каталогизации массива;
     

Этап № 3.

Расстановка приоритетов в вопросе создания подсистем

Определение последовательности реализации задач, которая во многом зависит от общего масштаба работ и их сложности. Важность отдельных компонентов позволяет установить оптимальный порядок их внедрения.

Этап № 4.

Обследование и систематизация существующего бумажного архива

Необходимо выявить бумаги, перевод которых в цифровую форму целесообразен, и отделить те, которые уже утратили актуальность. Это позволит сократить временные и материальные расходы.

Этап № 5.

Оцифровка

Наиболее распространенной технологией на данный момент является сканирование.  В некоторых случая проводится последующее распознавание текста.

Этап № 6.

Ввод данных в систему

На заключительном этапе каждый объект регистрируют и описывают, устанавливают его связь с другими объектами.

Читайте также:

Организация работы с электронными документами в архиве

Хранение электронных документов в архиве организации и работа с ними регламентируются на законодательном уровне. К нормативно-методической базе в данной сфере относятся:

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», выпущенные институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Комплектование архива организации электронными документами

Для того чтобы наладить в компании процесс передачи документации на архивное хранение, важно определить порядок комплектования и его источники. Необходимо:

Определить подразделения, для которых передача дел в архив является обязательной;

Установить состав дел;

Организовать процедуру передачи на архивное хранение;

Экспертиза ценности проводится аналогично с документацией на бумажных носителях с учетом таких признаков как подлинность, наличие цифровой подписи, возможность воспроизведения и обработки без применения специализированного программного обеспечения, возможность обеспечения временного хранения (более 10 лет);

На начальном этапе комплектование архива организации электронными документами производится их конвертирование в необходимый формат (для государственных и муниципальных хранилищ законодательно установлен формат PDF/A), включение ее в контейнер вместе с дополнительными файлами (приложениями, подписями, сертификатами, метаданными) и создание описи с указанием индекса дела в соответствии с номенклатурой дел, заголовка, крайних дат, количества листов.

Справка

Система доступа к электронному архиву

Одной из отличительных особенностей цифровых хранилищ является возможность многопользовательского, а также удаленного доступа к информации. Так доступ может быть реализован по сети Интернет с обязательной идентификацией пользователей в целях защиты информации. К наиболее распространенным схемам доступа на данный момент можно отнести:

  1. обслуживание в читальном зале;
  2. выполнение информационных запросов сотрудников;
  3. выдача копий на обособленных носителях по запросу;
  4. предоставление архивных экземпляров во временное пользование в структурные подразделения;
  5. доступ по локальной сети компании с разграничением прав;

Хранение электронных документов в архиве организации

Среди основных проблем высокотехнологичного архивного хранения выделяют физический износ носителей, а также их устаревание, наравне с устареванием программного обеспечение и форматов данных. Одним из наиболее актуальных вопросов считается защита информации от несанкционированного доступа: копирования, использования, распространения без разрешения правообладателя.

Сохранность документов в электронном архиве организации

«Правила организации хранения архивных документов», разработанные Министерством Культуры предполагают хранение двух идентичных экземпляров. В качестве носителя используется оптический диск однократной записи. Основной и рабочий экземпляры хранятся отдельно.

Справка

Для обеспечения сохранности информации еще на этапе разработки системы необходимо:

  1. обеспечить оптимальные условия хранения носителей;
  2. разработать рациональную схему их размещения в хранилище;
  3. создать регламент регулярной проверки наличия объектов и состояния их хранения;
  4. обеспечить контроль состояний носителей;
  5. установить периодичность создания резервных копий;
  6. определить условия конвертирования в новые форматы и перезаписи на более современные носители;

Кроме того важно регулярно проводить проверку хранилища на присутствие вредоносных программ, которые не просто повреждают информацию но и зачастую являются свидетельством несанкционированного доступа.

Учет электронных документов

При хранении электронных документов в архиве организации учетной единицей считается дело. Каждой единице присваивается учетный номер, который входит в состав архивного шифра. Некоторые учетные данные наносятся на вкладыш футляра цифрового носителя.

Учетные данные архивного электронного документа

Архивный шифр

Вкладыш цифрового носителя

Номер архивного фонда

Сокращенное название компании

Номер описи дел

Наименование структурного подразделения

Номер единицы хранения в соответствии с описью

Тип экземпляра (основной или рабочий)

Номер описи

Дата записи на носитель

Отметки об ограничении доступа

К учетной документации, необходимой для эффективной организации и работы архива, относят:

Учетная книга поступления носителей;

Книга учета единиц хранения (дел);

Список фондов;

Лист фонда;

Описи дел;

Реестр описей;

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль