Инструкция по организации документооборота в организации

946
С развитием компании объем входящих и исходящих документов увеличивается и возникает необходимость держать эти потоки в порядке. Наладив документооборот, организация снижает риск потери важной задокументированной информации, обеспечивает сохранность такой информации.

Итак, в уже действующей компании может возникнуть момент, когда приходит понимание, что документооборот находится вИнструкция по организации документооборота в организации хаосе, нужные бумаги находятся с трудом, у кого из сотрудников искать документы не понятно, входящая корреспонденция может быть потеряна. Или при наличии инструкции по работе с документами она перестала отвечать требованиям – не все моменты учтены, возникает много пробелов.

Инструкция по документообороту может быть составлена и сразу после регистрации нового юридического лица – дабы не ждать проблем, а сразу иметь понимание, как в конкретном юр. лице удобнее работать с документами.

На крупных предприятиях вопросами составления различных локальных инструкций и иных актов занимается самостоятельный отдел – методологии. На предприятиях среднего и малого бизнеса собственники не могут позволить себе содержание таких подразделений, да зачастую они и не нужны. Поэтому инструкции пишутся секретарями, кадровиками, юристами. Но имея пошаговые рекомендации, специалисту без специального образования составить такой документ не представляется очень сложным. Главное, учесть всю специфику работы с документами именно на вашем предприятии.

Читайте также:

Для всех компаний документооборот включает в себя ряд стадий, которые надо описать в инструкции:

Предварительное рассмотрение поступившего документа или создание исходящего, локального акта.

На этой стадии определяется, по адресу ли поступил документ, подлежит ли он официальной регистрации, как входящий. Многие компании, например, не регистрируют анонимные обращения. Кроме того, документ может поступить ошибочно ввиду неверного указания адреса. Вот эти предварительные решения и принимаются на стадии предварительного рассмотрения. Делает это секретарь-делопроизводитель или секретарь руководителя. В инструкции стоит прописать, в каких случаях документы не подлежат регистрации, кто отвечает за регистрацию.

Регистрация документов.

Исходящие и входящие документы регистрируются, как правило, отдельно. Инструкция должна содержать информацию, каким образом и где производится регистрация, с использованием каких цифровых кодов это делается. На многих предприятиях принимается, помимо инструкции по делопроизводству, номенклатура дел, где различным группам документации присваиваются разные коды для удобства доступа. Таим образом, эти два документа должны быть согласованы между собой.

Передача зарегистрированных документов руководителю.

В инструкции могут предусматриваться сроки для передачи, причем они могут быть разные для разных видов документов. Секретарь может быть обязан рассортировать документы по видам, что также предусматривается инструкцией.

Передача документов на исполнение

По обычаям делового оборота, руководитель отписывает документ для исполнения конкретному сотруднику, либо руководителю структурного подразделения, который далее определяет исполнителя самостоятельно. Делается это визой на документе. Порядок работы с документами, на которых проставлена надпись о передаче его на исполнение, также определяется инструкцией.

Отправка документа, его хранение, формирование дел

Справка

Это обширная стадия делопроизводства. В инструкции следует уделить внимание таким вопросам:

  1. каким образом регистрируется исходящая документация
  2. где и под чью ответственность передается входящий документ, который «отработан»
  3. где хранятся локальные нормативные акты
  4. как формируются папки по структурным подразделениям, по видам документов
  5. как происходит передача дел в архив.

Например, в инструкции по делопроизводству в кредитной организации указано, что подлинные экземпляры кредитных договоров с юридическими лицами и приложения к этим договорам после выдачи кредита передаются на хранение в сейфовую комнату отдела кассовых операций. Копии договоров помещаются в кредитное досье по каждому клиенту. Досье хранятся в отделе кредитования до момента передачи их в архив. Данные правила соотносятся с процедурой работы с кредитными документами, которая предусмотрена в положении о кредитовании.

Для наглядности инструкцию по организации документооборота можно закончить таблицей, с указанием, например, где входящий документ регистрируется, у кого хранится:

Вид документа

Кем регистрируется

Номер по номенклатуре

Где хранится подлинник

письма

Секретарь руководителя

Секретариат

Исполнительные листы

Секретарь руководителя

Юридический отдел

договоры

Договорной отдел

Договорной отдел

претензии

Секретарь руководителя

Юридический отдел

Коммерческие предложения

Секретарь руководителя

Отдел маркетинга

Аналогичную таблицу можно создать для исходящей документации. Так сотрудникам будет проще ориентироваться и соблюдать все требования инструкции.

И в заключении отметим, что современное программное обеспечение позволяет полностью автоматизировать документооборот, избавляет от необходимости ведения большого количества бумажных журналов, от необходимости держать в голове сроки. Для большой компании приобретение, установка и использование такого программного обеспечения оправданно, т.к. налицо все положительные моменты. Средний и малый бизнес может позволить себе разработать соответствующее ПО «под себя» силами штатных или привлеченных программистов. И это также оправдается. Ведь человеческий фактор никто не отменял, а работа с документами требует постоянной сосредоточенности, пунктуальности и внимательности.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль