text
Секретариат

Внутренние документы организации

  • 30 июня 2017
  • 10965

Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений.

Перечень внутренних документов

Понятие “внутренние документы” объединяет все служебные бумаги, предназначенные для внутреннего употребления. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота.Внутренние документы организации

До недавнего времени определение данного можно было встретить в национальном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7.0.8-2013 определение исчезло из нормативно-методической документации.

Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают их регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутрифирменных актов диктуется действующим законодательством.

Виды внутренних документов

Внутрикорпоративные акты способствуют решению задач в пределах конкретной организации. Существует множество видов подобной документации. Как правило, ее классификация выстраивается по признакам назначения, содержания и порядка согласования официальной бумаги.

Состав перечня внутренних документов организации зависит от многих факторов: ее организационно-правовой формы, формы собственности, степени открытости, целевого назначения, размера и сферы деятельности.

Виды внутренних документов в современном делопроизводстве

Примеры

Назначение

Категория

Устав, штатное расписание, регламент, положение об организации, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция

Выполняют функции правовой базы компании и включают обязательные к исполнению положения, основанные на нормах административного права.

Организационно-правовые

Приказы по основной деятельности и личному составу, постановления, распоряжения, решения, указания

Фиксируют управленческие решения организационных вопросов.

Распорядительные

Служебные, докладные, объяснительные записки, заявления, предложения, справки, протоколы, акты, заключения

Сообщают информацию о фактическом положении дел, побуждают к принятию административных решений, изданию распорядительных актов.

Информационно-справочные

Договоры аренды, оказания услуг, субподряда, строительства, поставки. Лицензионные договоры, дополнительные соглашения

Устанавливают гражданские права и обязанности двух или более сторон соглашения (физических или юридических лиц), изменяют или прекращают их.

Договоры

Лицензии и разрешения, допуски к работам определенного вида, уведомления о начале деятельности, свидетельство о внесении в Торговый реестр, учетный талон и паспорт контрольно-кассовой техники, договоры на ее обслуживание

Фиксируют различные аспекты деятельности организации, регулируют текущие вопросы.

Служебные бумаги по основной деятельности

Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, первичная документация, счета прибылей       и убытков, акты ревизий и инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги

Служат основой для синтетического и аналитического учета в компании, необходимы для составления отчетностей (налоговой, бухгалтерской, статистической) и бухгалтерского учета.

Финансово-бухгалтерские

Приказы по личному составу, трудовые соглашения и контракты, трудовые книжки, личные дела, личные карточки, графики отпусков, счета по заработной плате

Фиксируют права и обязанности работодателя и его подчиненных, регламентируют трудовые отношения.

По трудовым отношениям

Резюме, автобиографии, расписки, доверенности

Создаются отдельными сотрудниками в индивидуальном порядке.

Личные

Читайте также:

Этапы оформления внутренних документов

Оформление внутренних документов соответствует схеме создания исходящей документации. Сперва составляется проект, затем его согласовывают с заинтересованными лицами и дорабатывают по сделанным замечаниям и комментариям, оформляют окончательный вариант и утверждают его у руководителя организации. Затем окончательный вариант регистрируют и размножают в количестве экземпляров достаточном для всех исполнителей. Каждую копию заверяют и передают на исполнения в соответствующее структурное подразделения или напрямую ответственному лицу под расписку. Оригинал подшивается в дело.

Справка

Этапы оформления внутренних документов:

  1. Составление первичного проекта;
  2. Согласование;
  3. Доработка на базе предложенных замечаний;
  4. Повторное согласование;
  5. Оформление в соответствии с требованиями законодательства и локальными нормативными актами;
  6. Утверждение;
  7. Подписание;
  8. Регистрация.

Этапы исполнения:

Передача ответственному лицу (исполнителю);

Исполнение;

Контроль исполнения;

Подшивка в дело;

Регистрация внутренних документов

Порядок регистрации внутренних документов определяется исходя из их принадлежности к той или иной категории. Так, например, постановления, указания, решения, распоряжения регистрируют в том же порядке, что и приказы. Официальные бумаги, принадлежащие к другим категориями, чаще всего регистрируют аналогично с исходящей документацией.

Каждому объекту присваивается уникальный регистрационный индекс, состоящий из кода структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах делопроизводственного года. Регистрация внутренних документов часто происходит децентрализовано по группам в тех структурных подразделениях, где они оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии.

Каждый локальный акт организации должен быть зарегистрирован в день его подписания или утверждения руководителем.

Формы регистрации внутренних документов

В зависимости от потребностей компании может быть выбрана журнальная, карточная и автоматизированная электронная форма регистрации.

Журнальная

Предпочтительна в случае незначительного объема документооборота, предполагает наличие отдельного журнала для каждой категории локальной документации, удобна когда документальный учет выступает на первое место в связи со спецификой деятельности организации. Занимает значительное время, приводит к дублированию операций, усложняет справочную работу и контроль сроков исполнения.

Журнал регистрации внутренних документов

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Карточная

Регистрация производится с помощью регистрационных карточек, форма которых определяется внутри компании и закрепляется в инструкции по делопроизводству. При использовании данного метода в процессе могут участвовать несколько сотрудников, пропадает необходимость повторной регистрации, облегчается систематизация картотеки и справочная работа, упрощается контроль за исполнением.

Учет внутренних документов

Учет внутренних документов — важная часть общего учета документации. К его основным целям можно отнести:

Получение информации для расчета численности персонала делопроизводственной службы;

Выбор технических средств, отвечающих потребностям организации;

Корректировка загрузки исполнителей и отделов учреждения при работе с документацией;

Правильно организованный учет позволяет проводить оценку объемов документооборота, с легкостью определять местоположение любого объекта и очередность работы с ним.

Справка

Для учета локальной документации используются ее базовые атрибуты, позволяющие однозначно идентифицировать любой объект:

  1. Порядковый регистрационный номер;
  2. Дата регистрации;
  3. Содержание;
  4. Подразделение-составитель;
  5. Исполнитель;
  6. Срок исполнения;
  7. Ход исполнения;
  8. Номер дела;

Вне зависимости от формы регистрации каждому объекту могут быть присвоены дополнительные атрибуты, например, количество листов или наличие приложений. Отметим, что учет и регистрация должны проводиться в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству и принятой в компании Номенклатурой дел.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.