Контроль исполнения документов

69
Руководство крупной компании выпускает множество поручений и распоряжений ежедневно. Отследить, все ли они выполняются в срок — крайне сложная задача. Для этого необходимо организовать контроль исполнения документов. Как это сделать? Ответим в статье.

Цели и задачи контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов — неотъемлемая часть управления документацией в любой организации. Его можно отнести как к административным процессам, так и к делопроизводственным. Контролирующие процессы имеют большое значение для эффективного менеджмента.

Контроль исполнения документов

Под данным термином обычно подразумевают комплекс организационных, технических и информационных мероприятий, направленных на обеспечение исполнения документов. При этом исполнение должно быть своевременным, максимально точным и полным. Кроме того, эти мероприятия позволяют получать аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности организационных подразделений и персонала.

Исполнение каких документов необходимо контролировать?

Многообразие документации, участвующей в документообороте, ставит перед руководством организаций вопрос: когда регистрация и контроль исполнения документов становится обязательным?

Действующие правила делопроизводства обязывают контролировать выполнения всех поручений и распоряжений руководства. Кроме того, в компании может быть выпущено отдельное указание, согласно которому на контроль может быть поставлен любой вид документации и, отдельные ее положения и даже устные распоряжения руководителя.

Для того чтобы повысить эффективность управления в учреждении может быть разработан и утвержден перечень официальных бумаг, для которых контролирующие мероприятия будут обязательными. При составлении такого списка учитывают структуру организации и специфику ее деятельности.

Справка

Вне зависимости от утвержденного перечня контролю подлежат:

  1. документы вышестоящих органов (акты Правительства РФ, протоколы заседаний и совещаний, резолюции Председателя Правительства, заключения на проекты нормативно-правовых актов, запросы и обращения государственных органов власти);
     
  2. распорядительные акты компании;
     
  3. специфическая организационная документация, свойственная данной системе управления и имеющая конкретные сроки выполнения;

Сроки исполнения документа в делопроизводстве

Под сроком исполнения понимается срок, установленный нормативно-правовым или организационно-распорядительным актом, а также резолюцией уполномоченного лица. Сроки делятся на:

Типовые

Определяются для повторяющихся видов документации на законодательном уровне (в актах высших органов власти и управления) или закрепляются в инструкции по делопроизводству компании;

Индивидуальные

Указываются в основном тексте или резолюции руководства. Могут быть определены по-разному для отдельных положений.

Установленные сроки исчисляются с даты подписания или утверждения. Для входящей корреспонденции —  с даты поступления. В случае, когда срок не указан, на выполнение отводится не более 30 календарных дней.

Какие нормативные акты регламентируют контроль исполнения документов?

На законодательном уровне суть контролирующих выполнение документации процессов определена ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как "совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение служебной документации". В настоящее время существует другой, более полно отражающий суть контролирующих мероприятий термин: «контроль за исполнением поручений». С 2005 года он используется в Типовых регламентах федеральных органов власти, которые отражают его организационные основы. Он лучше соответствует реалиям современного делопроизводства. Распоряжения и поручения руководства зачастую содержатся не в тексте отдельной служебной бумаги, а в резолюции на входящую или исходящую корреспонденцию, внутреннюю документацию.

Что касается технологии процесса, нормативных документов, регламентирующих этот вопрос, в настоящее время не существует. Исключением можно считать лишь Типовую инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом №536 Минкультуры (08.11.2005). Однако она содержит лишь общие положения.

Таким образом, основным нормативным актом, регламентирующим контроль за сроками исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

Читайте также:

Виды контроля исполнения документов

Организация контроля исполнения документов наиболее эффективна, если контролирующие мероприятия проводятся на разных уровнях. Они могут быть направлены на оценку следующих факторов:

Используется для операций, ограниченных по времени на законодательном или локальном нормативном уровне. Эффективен в случае заблаговременной регистрации поручения в системе управления документацией (до отправки исполнителю).

Документальные процессы

Необходим в случае выдачи письменного распоряжения для использования сотрудником в работе, передачи в архив или на уничтожение. Отслеживают все перемещения официальных бумаг и их возврат на место хранения.

Местонахождение документа

Оценка правильности и полноты выполнения распоряжения. Производится руководителем компании или организационного подразделения.

Качество выполнения

Отслеживается ход фактического выполнения, поручений. Обобщенную информацию доводят до руководства с предложением способов ускорения документопотоков.

Сроки

Формы контроля исполнения документов

Оптимальная форма регистрации и контроля исполнения документов выбирается исходя из возможностей компании.

Контрольно-справочная картотека

Для работы используют регистрационные карточки и картотечные ящики. Карточки документов расставляют в соответствии со сроками выполнения. После снятия с контроля карточки передаются в справочные картотеки.

Автоматизированная система контроля

Внедряется в автоматизированные системы документационного обеспечения и позволяет отправлять напоминания исполнителям, отслеживать ход работ, формировать сводки о выполнении поручений в автоматическом режиме.

Этапы контроля исполнения документов

Справка

Контролирующие мероприятия проходят в несколько этапов:

  1. постановка документации на контроль;
  2. проверка сроков доведения до ответственных лиц;
  3. предварительная проверка хода работ и его регулирование;
  4. снятие поручения с контроля;
  5. распределение документации в дела;
  6. анализ результатов, учет и обобщение полученной в ходе выполнения информации;
  7. информирование руководителя о ходе работе или результатах выполнения распоряжения;

Система контроля исполнения документов

Автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений может существовать как отдельное программное обеспечение, так и быть модулем системы документационного обеспечения управления. Она охватывает весь жизненный цикл поручения и предлагает пользователем множество уникальных возможностей.

Преимущества автоматизированных систем контроля исполнения документов

Позволяет вести контролирующие мероприятия на всех уровнях организационной структуры;

Отображает “срез” работ по выполнению поручений в заданный момент времени;

Имеет ряд встроенных инструментов для поддержания обратной связи между исполнителями и руководством;

Позволяет организовать совместную работу территориально удаленных друг от друга подразделений и филиалов;

Обладает сравнительно низкой стоимостью внедрения, технической поддержки и обучения пользователей.

Возможности современных систем контроля исполнения документов

Справка

>Современные автоматизированные системы позволяют пользователям:

  1. Регистрировать документацию и связанные с ней поручения;
  2. Контролировать сводное состояние хода работ по всем ответственным исполнителям;
  3. Анализировать общую статистику;
  4. Контролировать ход работ по выполнению отдельных распоряжений;
  5. Поддерживать обратную связь с исполнителями, обмениваться текстовой информацией;
  6. Фиксировать факт завершения работ;
  7. Просматривать архив выполненных распоряжений и закрытых поручений;
  8. Получать отчеты и аналитику о ходе работ;

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль