Система хранения документов

230
В процессе жизнедеятельности компании производится колоссальное количество деловых бумаг. Как организовать систему хранения бумажных и электронных документов таким образом, чтобы важные и нужные всегда были под рукой, а утратившие ценность не захламляли офис? Об этом пойдет речь в нашем сегодняшнем материале.

Система хранения бумажных документов

В процессе жизнедеятельности любой организации создается огромное количество административных, бухгалтерских, нормативных и кадровых бумаг. Для продуктивной работы компании чрезвычайно важен их строгий учет и продуманное Система хранения документовхранение. Ситуация осложняется тем, что необходимо учитывать и хранить не только внутренние бумаги компании, но и созданные за ее пределами. Таким образом, суммированный объем информации, который необходимо обрабатывать, структурировать и систематизировать, чрезвычайно велик.

Проектирование четкой системы хранения бумаг компании - задача первостепенной важности и колоссальной сложности. Особенно трудно начинать это дело с нуля.

Основное назначение системы учета - обеспечить каждому специалисту компании возможность быстро найти нормативный акт, договор, приказ или закон, необходимый для повседневной работы. Вторая функция системы учета - освободить рабочее пространство офиса от ненужных в данный момент бумаг.

Проектирование системы хранения офисной документации стоит начать с анализа текущего состояния документооборота. Ответы на приведенные ниже вопросы помогут вам правильно определить особенности делопроизводства в компании:

Бумаги каких типов функционируют в организации?

В каких отделах компании потребность в системе учета наиболее высока?

Какой срок хранения является оптимальным?

В чем явные преимущества и недостатки существующей системы?

Практика показывает, что весь круг проблем, которые решаются путем оптимизации или реконструкции существующей системы учета и хранения, сводится к приведенному перечню наиболее частных недостатков:

Информация размещена не верно;

Структура системы данных отсутствует или не соблюдается;

Элементы системы неадекватны объективным реалиям;

Поиск по базе затруднен;

Порядок удаления устаревших данных не установлен;

Имеются дублирующие друг друга бумаги;

Классификация чрезмерно усложнена и имеет избыточное количество категорий.

Первым этапом проектирования системы учета и хранения документации фирмы должна стать разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень деловых бумаг, функционирующих в делопроизводственном цикле организации. В нем указывается срок их хранения, а в конце учетного года – их количество. С юридической точки зрения номенклатура дел является локальным нормативным актом. Данный акт помогает упорядочивать документацию согласно утвержденному регламенту.

На основе номенклатуры дел можно разрабатывать классификацию, определять ценность документов, проектировать систему поиска и формировать справочную картотеку, использовать в качестве основы для учета и составления описей.

Справка

В дальнейшем создание номенклатуры дел позволит достичь следующих целей:

  1. Провести систематизацию всех входящих и внутренних деловых бумаг организации;
  2. Сформировать дела из документов, имеющих сходные признаки;
  3. Создать классификатор дел;
  4. Произвести систематизацию единиц каждого раздела на основе приоритетов важности и сроков хранения.

Система хранения электронных документов

Переход от бумажного документооборота к электронному обеспечен современным уровнем развития технологий и обусловлен логикой развития информационного общества. Наиболее важной практической причиной перехода к электронной обработке документов стала необходимость оптимизации поиска необходимой информации и уменьшения времени на ее анализ.

Еще одной немаловажной причиной перехода на электронную систему обработки документации стала задача по сокращению потерь при хранении. Важные бумаги со временем ветшают и приходят в негодность, кроме того, они часто попросту теряются при выдаче во временное пользование. Цифровые копии документов призваны решить эти проблемы.

Справка

Итак, электронный документооборот позволяет:

  1. Организовать быстрый, удобный и настраиваемый поиск;
  2. Защитить бумаги от старения и потери;
  3. Производить оперативную систематизацию;
  4. Создавать отчеты по заданным критериям;
  5. Моментально передавать данные из одного отдела в другой.

Представление о том, что комплексы электронной обработки документов - это разновидность базы данных, не совсем верно. Это мощные программные комплексы, призванные решать большое количество повседневных задач любой современной компании:

Создание электронного архива и размещение его в общей базе данных предприятия;

Моментальный поиск по разным критериям - реквизитам, дате создания, ключевым словам и т.д.

Возможность редактирования электронных документов и выбора приложения для редактирования из огромного списка;

Автоматизация создания на основе шаблонов и макросов;

Возможности классификации и сортировки на основе разных критериев (актуальности, ценности).

Традиционно за минимальный компонент цифрового архив принимают электронное дело. Его структура аналогична бумажному делу. В общем виде оно содержит:

Файл внутренней описи всех компонентов дела;

Файлы в формате, регламентированным номенклатурой дел. Как правило, они расположены в одном из заданных порядков - хронологическом, алфавитном, по отправителями и т.п.

Файлы, хранящие электронные подписи.

Преимущества электронных комплексов учета и хранения документов неоспоримы, перечислим некоторые из них:

Справка

Накопление и управление корпоративной информацией происходит в оперативном режиме;

  1. Объем хранения данных практически неограничен;
  2. Многие прикладные задачи выполняются в автоматическом режиме;
  3. Стоимость хранения данных значительно ниже;
  4. Доступ к документации максимально оперативен;
  5. Потери данных минимальны.

Электронный комплекс данных не существует сам по себе, чаще всего, он встраивается в уже созданную систему документооборота. Благодаря этому комплексу решение многих прикладных задач организации решается в более короткий срок в автоматическом режиме.

Читайте также:

Автоматизированная система хранения документов

В настоящее время все большее количество организаций внедряет у себя комплексы автоматизации делопроизводственных процессов. Компьютеры с установленными на них соответствующими программными комплексами используются не только для учета данных, но и для оптимизации самого широкого спектра офисных задач.

Проблемы, традиционно считавшиеся в классическом делопроизводстве рутинными, в настоящее время подвергаются автоматизации. Например, большой сложностью отличается процесс прохождения официальной бумаги по заданному маршруту, в котором принимает участие сразу большое количество сотрудников разных подразделений. Здесь велико влияние человеческого фактора: отсутствие одного сотрудника на рабочем месте может затормозить весь процесс, новые работники должны потратить время на освоение правил документооборота, документ часто по ошибке или невнимательности попадает не в тот отдел, правила согласования нарушаются.

Компьютерная система обработки документов позволяет снизить влияние человеческого фактора и решить проблемы, перечисленные выше, а также ряд других: проблему несанкционированного доступа, проблемы поиска и потери данных и даже практически свести к нулю расходы на уничтожение документов.

Как уже отмечалось выше, использование данного комплекса не ограничивается исключительно функцией хранения файлов, его возможности гораздо шире - он помогает решить многие организационные вопросы, например, согласование и утверждение рабочих процессов, обеспечить поиск нужных данных и разграничить доступ к документации. Благодаря внедрению и использованию компьютерных комплексов обработки документации значительно ускоряются следующие процессы:

Постановка задачи работнику;

Отслеживание процесса выполнения задачи и контроль сроков.

Получение информации от работников;

Осуществление параллельной и последовательной работы с документацией;

Транспортировка данных между подразделениями;

Введение протокола работы (истории изменений).

Автоматизация систем хранения дает возможность централизованного управления маршрутами прохождения входящей документации и оперативной обработки данных. Каждый этап следования документа может быть детально изучен с помощью отчетов о времени прохождения файла на этом участке. Данный подход облегчает выявление слабых мест в процессе делопроизводства.

Преимущества автоматизации обработки деловых бумаг неоспоримы. Экономический эффект такого подхода обусловлен не только увеличением скорости обработки данных, но снижением затрат на расходные материалы, сохранение и утилизацию деловой документации.

Системы хранения документов в архиве

Когда срок действия документа заканчивается, встает вопрос о передаче его на архивное хранение. Систематизация документации, обеспечивающая сохранение ключевых данных, - важный этап подготовки к архивированию. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет требования к архиву предприятия.

Согласно закону, руководство предприятия должно организовать систему архивного хранения и обеспечить сохранность документации в течение всего срока. Архив может быть оформлен как отдельное структурное подразделение или как отдел внутри службы ДОУ.

Справка

Основными задачами архива деловых бумаг являются:

  1. Формирование и комплектование;
  2. Проведение учета и обеспечение сохранности данных;
  3. Справочная работа;
  4. Контролирование использования архивных документов;
  5. Подготовка к передаче в муниципальный или федеральный архив.

Положение об архиве организации является локальным нормативным актом, который не только определяет функции и статус архива, но и состав деловых бумаг, которые надлежит хранить в данном структурном подразделении.

Справка

Перечислим основные функции архивного отдела, которые регламентируются данным Положением:

  1. Составлять перечень источников формирования фонда;
  2. Принимать документы от подразделений компании и внешних организаций;
  3. Проводить экспертизу ценности;
  4. Проверять правильность оформления дел;
  5. Составлять номенклатуру дел;
  6. Оказывать необходимую методическую и практическую помощь сотрудникам фирмы.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль