Как составить письмо-требование

65
Письмо-требование - жанровая разновидность служебного письма. Основное назначение такого письма - изложение официальных требований к деловому партнеру выполнить обязательства по договору. В письме-требовании часто сообщается о мерах, которые будут предприняты в случае невыполнения обязательств.

Жанровое разнообразие служебных писем исключительно велико. Они составляются по разным поводам, имеют разную структуру, содержание и стиль изложения. В качестве примера можно привести такие разновидности писем: просьбы, Как составить письмо-требованиеподтверждения, запросы, ответы, требования, напоминания, гарантийные и сопроводительные письма, а также письмо о намерениях. В настоящей статье речь пойдет о письмах-требованиях.

Составление данных писем требует особой тщательности и внимательности. В некоторых ситуациях этот документ может быть использован в качестве доказательства в суде. Например, он может стать доказательством попыток договориться. Другими словами, данное письмо может иметь юридическую силу.

Стиль послания должен быть абсолютно деловым, лаконичным и прозрачным по смыслу. Крайне нежелательно выражать эмоции, выступать с угрозами и т.д. В тексте должны быть достоверные примеры, краткое изложение фактов, ссылка на соответствующие документы и свидетелей. Если речь идет о задолженности, то необходимо сообщить сумму долга и дать реквизиты для его погашения.

Как составить письмо-требование

Письмо-требование составляется по общей для всех деловых писем схеме:

Реквизиты письма (подробно о них будет рассказано ниже, в разделе, посвященном оформлению письма-требования).

Причина составления письма. Для требования уместно будет использование следующих фраз: «в виду неисполнения вами обязательств», «в связи с задолженностью», «согласно договору купли-продажи», «исходя из условий договора постачвки №…». Рекомендуется в этой части дать все необходимые ссылки на пункты законов, нормативных актов, постановлений и т.д.

Требование, которое вы предъявляете к получателю письма. Оно формулируется в ультимативной форме –

требуем:

  • незамедлительно предоставить;
  • погасить имеющуюся задолженность;
  • исполнить обязательства;
  • выслать причитающуюся сумму;
  • незамедлительно выполнить;
  • предоставить реквизиты документа, подтверждающие перечисление суммы

Указание срока, к которому выдвигаемые требования должны быть удовлетворены или исправлена создавшаяся ситуация.

Информация о мерах, которые вы намерены предпринять в случае неисполнения выдвинутых вами требований:

  • материалы дела будут переданы в арбитражный суд;
  • вам будут предъявлены штрафные санкции;
  • на ваше имущество будет наложен арест и т.д.

Подпись отправителя и визирующая подпись руководителя предприятия.

Приложения к письму. Обычно прилагаются копии документов, подтверждающие обоснованность требований и те, которые были упомянуты в тексте письма.

Возможен вариант, когда письмо-требование не содержит преамбулы, т.е. причины его составления, а состоит только из одной заключительной части, т.е. собственно требований, сроках и информации о мерах воздействия.

Как и все служебные письма, письмо-требование должно соответствовать правилу: один вопрос - одно послание. В данном случае, это правило будет звучать так: одно требование - одно послание. Если вы намерены предъявить несколько требований, пусть даже к одному адресату, лучше составить для каждого из них отдельное письмо. Это позволит партнеру, к которому вы предъявляете претензии, эффективнее реагировать на каждую из них. Важно иметь в виду, что для разных требований могут быть установлены разные сроки их удовлетворения, поэтому данное правило здесь особенно уместно.

Читайте также:

Как оформить письмо-требование

Согласно общепринятому стандарту оформления деловых писем, письма данного вида составляются на фирменном бланке компании. Как правило, это лист формата А4. Если размер текста не превышает семи строк, то можно использовать формат листа А5. В последнем случае заголовок сообщения не указывается.

Справка

Заглавная часть требования содержит:

  1. дату;
  2. номер;
  3. заголовок письма, сформулированный одной фразой.

Поле «Адресат» должно содержать:

название компании;

структурное подразделение;

должность адресата;

ФИО адресата;

почтовый адрес получателя письма.

Если вы собираетесь поставить в известность о своем требовании третьих лиц, то вы можете направить им копии послания. В этом случае, сначала нужно указать основного получателя, а потом всех остальных. Слово «копия» в данном случае не ставится.

Как правило, письмо-требование не содержит обращения, но вы можете его поставить. Для апелляции к конкретном лицу используется формула: «Уважаемый + имя-отчество или господин + фамилия», а если вы обращаетесь к нескольким лицам, используйте обращение «Уважаемые господа». Обратите внимание, что в том случае, если вы используете обращение в начальной части письма, то в заключительной нужно использовать формулу «С уважением». Она предваряет должность, имя, отечество и фамилию руководителя компании.

Справка

В служебных письмах может использоваться несколько вариантов глагольных форм:

  1. Первое лицо множественного числа (требуем, доводим до сведения);
  2. Первое лицо единственного числа (требую, довожу до сведения);
  3. Третье лицо единственного числа (компания требует, доводит до сведения).

Несмотря на то, что письмо подписывается одним лицом, как правило, руководителем организации, по факту оно выражает мнение всей компании, в связи с этим использование первого лица множественного числа является более предпочтительным вариантом. Форма первого лица единственного числа более уместна для приглашений и рекомендательных писем.

Обратите внимание, что в письме-требовании, как и вообще в деловой переписке, местоимение «я» и «он» не используется. В посланиях подобного рода уместны местоимения «мы» и «вы».

Завершающий этап оформления послания - подписание его руководителем организации либо лицом, уполномоченным это сделать согласно соответствующий доверенности.

Дата подписания текста послания является одновременно и датой письма.

Пример письма-требования

Пример письма-требования

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль