Организация контроля исполнения документов

47
Большинство официальных документов, требующих принятия решения или подготовки ответа, нуждаются в организации контроля исполнения. Как спланировать работу, чтобы служебные бумаги исполнялись своевременно и качественно? Ответим в статье.

Виды контроля исполнения документов

Суть организации контроля исполнения документов заключается в объединении мероприятий, способствующих оперативному и качественному выполнению документации. Основная цель контроля — обеспечить эффективное управление, Организация контроля исполнения документовпредоставлять данные для анализа уровня исполнительской дисциплины и оценки работы организационных подразделений, а также конкретных работников.

Смысл данного понятия раскрыт в государственном стандарте Р ISO 15489-1-2007, где его относят к прочим процессам документационного управления. В ГОСТе упомянуто три вида контроля, применяемые в документной системе. Для каждого официального документа, участвующего в документообороте, можно контролировать:

Движение и использование

Для снижения рисков утраты документации, облегчения поиска в документальном массиве, мониторинга использования системы управления, защиты содержащихся в ней данных, сохранения информации о проведенных операциях.

Действия

Для процессов, имеющих узкие временные рамки в силу ограничений, установленных локальными нормативными актами или законодательством. Позволяет определять стадии выполнения решения, распределять ответственность между исполнителями, а также фиксировать предполагаемую и реальную дату выполнения.

Местоположение

Позволяет документально зафиксировать движение документального объекта, а также его идентификатор, заголовок, сведения об обладателей, дату и время перемещения. Подразумевает контролирование выдачи, передачи и возврата документации на место хранения, а также управление передачей бумаг на архивное хранение или уничтожение.

Справка

Кроме того, в организации документационного управления выделяют:

  1. Контроль по существу — оценка качества выполнения получения, полноты решения вопроса (производится руководством организации или подразделения);
     
  2. Контроль за сроками исполнения документов
     
  3. Текущий — поиск служебных бумаг, срок выполнения для которых истекает сегодня, и уведомление об это исполнителей;
     
  4. Предупредительный — подразумевает те же мероприятия, что текущий, но затрагивает служебные бумаги, крайний срок для которых наступает через 2-3 дня.

Оба этих вида осуществляются отдельным структурным подразделением в крупных организациях или секретарем в небольших по численности штата учреждениях.

Этапы контроля исполнения документов

Постановка на контроль

Совмещают с процессом регистрации. На оригинале ставят соответствующий штамп организации с указанием крайнего срока исполнения.

Проверка своевременности направления бумаг ответственным исполнителям

Документ передают исполнителю под расписку или фиксируют факт получения с помощью отправки уведомлений о прочтении (для электронных писем);

Предварительный мониторинг и корректировка хода исполнения

Письменное или устное напоминание о приближении срока, рассылка уведомлений по электронной почте;

Снятие с контроля

Отметка об исполнении проставляется на копии вместе с отметкой о направлении в дело. Если процедура или результат не соответствуют поручению, служба ДОУ может потребовать доработки без продления сроков.

Передача в дело

Анализ результатов контролирующих мероприятий, их учет и обобщение

Проводится ежемесячно и после завершения года

Информирование начальства о достигнутых результатах

Данные о результатах передаются руководству организации в форме справок, отчетов, сводок.

Читайте также:

Организация регистрации и контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов в организации может осуществляться в различных формах. Главное что нужно сделать на первых стадиях работы по внедрению новой или изменению действующей системы документационного управления — это определить оптимальную форму для конкретной организации. Делают это исходя из потребностей компании, специфики ее деятельности, масштабов документооборота и т.д.

Ручная контрольно-справочная картотека

Для создания сроковой картотеки понадобится специальный картотечный ящик с разделителями и регистрационные карточки. Каждая карточка будет являться аналогом документального объекта и содержать следующие сведения о нем:

  • Срок выполнения;
  • Автор (название организации, должность составителя);
  • Дата получения;
  • Входящий номер;
  • Дата составления;
  • Номер;
  • Резолюция;
  • Ответственный исполнитель;
  • Пометки о ходе работ;
  • № дела;

Каждый разделитель в ящике обозначает число месяца, т.е., в общей сложности понадобится 32 разделителя: 31 по числу дней и 1 дополнительный для следующего месяца. Каждую карточку помещают в разделитель, обозначенный крайней датой выполнения. Если срок выпадает на следующий месяц, карточку помещают в 32-й разделитель. За несколько дней до окончания текущего месяца карточки необходимо достать и расставить по датам. Карточки просроченных документов помещают перед первым разделителем до принятия решения, например, о продлении срока.

Ответственный сотрудник регулярно проверяет ход работ для документации текущего дня, а также осуществляет предупредительный мониторинг бумаг, исполнение которых должно быть завершено через 3-5 дней. Соответствующая отметка заносится в карточку. После снятия с учета, карточка переносится из сроковой картотеки в справочную.

Преимущество подобной картотеки — ее наглядность. Она позволяет легко найти нужную бумагу и узнать, когда она должна быть исполнена.

Автоматизированная система

Данная форма востребована среди крупных компаний с большим объемом документооборота, поэтому присутствует в большинстве систем документационного обеспечения управления.

Она позволяет руководителям организаций создавать новые поручения и отправлять их исполнителям, контролировать исполнения, обмениваться информацией с исполнителями, просматривать архив исполненной документации, закрывать поручения, проводить сводный анализ и формировать отчеты. Исполнители, в свою очередь, получают возможность получать и контролировать поручения, обмениваться информацией с коллегами по работе, систематизировать поручения по разным критериям и фиксировать факт их завершения.

Справка

К преимуществам такой формы можно отнести:

  • Распространение действия системы на различные уровни управления;
  • Легкость внедрения;
  • Гибкость, т.е. возможность определять виды поручения для разных категорий руководителей и сотрудников;
  • Возможность обмена информацией, осуществления обратной связи.

Сроки исполнения документов: с чего начать организацию контроля?

Организация регистрации и контроля исполнения документов, как правило, входит в процесс разработки Инструкции по делопроизводству. В разделе “Контроль исполнения документов”.

Справка

Алгоритм организации контроля исполнения документов

  1. Определить документы, сроки исполнения которых необходимо контролировать. Как правило, к ним относятся акты вышестоящих органов, внутренние распорядительные акты и специфическая организационная документация;
     
  2. Установить этапы контролирующих мероприятий, начиная регистрацией, заканчивая передачей на архивное хранение;
     
  3. Утвердить способ постановки на контроль (например, форму штампа и правила его применения);
     
  4. Определить ответственных за учет контролируемой документации лиц, а также сотрудников, отвечающих за контролирование хода работ;
     
  5. Выбрать наиболее целесообразную форму контроля и закрепить этот выбор в Инструкции по делопроизводству;
     
  6. Определить сроки в календарных днях в соответствии с действующим законодательством;
     
  7. Регламентировать порядок изменения срока, совместную работу исполнителей, проверку хода работ;
     
  8. Утвердить порядок снятия документа с контрольного учета;
     
  9. Для регулярного представления руководству организации сводных данных о состоянии исполнительской дисциплины определить периодичность оценки и ее способы.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль