Анализ контроля исполнения документов

27
В крупных организациях отслеживание потока документооборота – целая отдельная сфера деятельности. Учет и контроль исполнения документов – важный этап, иначе теряется смысл подготовки и издания какого-либо акта. Исполнением и снятием с контроля заканчивается «жизнь» документа в компании.

По тому, насколько быстро, своевременно, качественно, технологично исполняются издаваемые в организации акты и внутренние документы, производится оценка деятельности как отдельных сотрудников, так и целых подразделений. Это один из важнейших критериев оценки эффективности. Показательно также, насколько качественно исполняются входящие документы, отписанные руководством.Анализ контроля исполнения документов

Таким образом, контролю исполнения подлежат:

  • входящие документы, которые требуют от сотрудников компании принятия каких-либо мер, ответных действий или предоставления информации;
  • исходящие документы, после отправки которых компания ожидает каких-либо ответных действий или информации;
  • внутренние нормативные акты организации;
  • распорядительные акты.

Понятно, что документ (о создании комиссии, например) можно исполнить качественно – создать комиссию по указанным в документе требованиям), но с нарушением сроков, соблюдение которых важно для работодателя. Следовательно, контролировать исполнение актов можно по нескольким направлениям:

по срокам исполнения;

по существу выполнения.

    Разумеется, что контролировать сроки выполнения можно только по тем актам, где эти сроки установлены. Это могут быть:

официальные запросы о предоставлении информации (например, запрос из Банка России коммерческому банку с требованием о предоставлении сведений о проведенных операциях за определенный период времени);

распоряжение о создании комиссии для проведения инвентаризации, приказа о создании комиссии для расследования несчастного случая;

письма и обращения граждан

Сроки исполнения могут устанавливаться в самом документе – например, ЦБ РФ в запросе указывает о необходимости  направления ответа в срок до определенной даты. Такой вид сроков называется индивидуальным – они разные для разных документов. По некоторым документам сроки исполнения могут устанавливаться в резолюции руководителя, которой документ отписывается конкретному исполнителю.

Для однотипных бумаг могут устанавливаться типичные сроки – например, для ответа на обращения граждан установлен срок в 30 дней. В государственных учреждениях такие типичные сроки могут устанавливаться на уровне законодательства и подзаконных нормативных актов. В коммерческих структурах – в локальных нормативных актах. По некоторым документам сроки исполнения могут устанавливаться в резолюции руководителя, которой документ отписывается конкретному исполнителю.

Таким образом, если сроки исполнения документов установлены – то они подлежат контролю.

Читайте также:

Методы контроля исполнения документов

Справка

Контроль осуществляется в несколько этапов:

  • Постановка на контроль

  • Проверка фата доведения документа до конкретного исполнителя    

  • Предварительная проверка хода исполнения документа

  • Снятие с контроля

  • Анализ и итоги.

Методов контроля несколько. Любой из методов должен включать в себя вышеуказанные этапы. Контролировать дисциплину, связанную с выполнением актов, можно несколькими методами, например:

четкая фиксация всех заданий, поручений, необходимых к выполнению работ (для удобства отслеживания и контроля);

фиксация информации, получил ли сотрудник документ к исполнению, понял ли он требования, сроки и суть предстоящей работы;

отслеживание фактов передачи документа от одного сотрудника к другому (такие ситуации нередки, например, когда сотрудник, в работе которого находится акт, заболевает, уходит в отпуск, загружается более важной работой и т.д.) и изменение сроков исполнения;

напоминаниями о сроках и важности исполнения;

работа с аналитическими данными о состоянии исполнительской дисциплины в целом по подразделениям, по организации.

Технологии контроля исполнения документов

Каждая организация самостоятельно определяет, каким образом ей удобнее контролировать исполнительскую дисциплину. Если в небольшой компании учет и контроль исполнения документов может вестись вручную в специальных журналах, то в крупных организациях эти процессы автоматизированы. Существует множество программных продуктов, с помощью которых каждый документ ставится на контроль с указанием конкретного сотрудника, отвечающего за его сопровождение, отслеживается срок его исполнения, согласования, передача от одного сотрудника к другому производится в электронном виде, снятие с контроля тоже происходит с помощью программы. Это очень удобно, позволяет экономить время и ресурсы сотрудника, прозрачный процесс согласования доступен сразу для нескольких работников, что позволяет экономить время, проекты ответов также могут согласовываться одновременно, отсутствуют траты на распечатывание бумаг. Даже напоминания об истекающих сроках производятся автоматически и в такой форме, когда сотруднику сложно их не заметить.

Соответственно, формирование различных справок, аналитических подборок и сводок производится без привлечения работников, не требует больших трудозатрат.

Для организаций, ведущих учет вручную, разрабатываются различные журналы учета. Например, они могут выглядеть так:

Журнал учета

Утвержденных форм журналов нет, поэтому компания формирует их исходя из своих потребностей и поставленных задач.

Следит за исполнением документов, как правило, секретарь, референт, делопроизводитель – сотрудник, в функциональные обязанности которого входит регистрация документации. Однако может быть и другая ситуация – когда контроль за исполнением документов децентрализуется и возлагается на руководителя подразделения. Тогда в его функции входит соблюдение всех этапов контроля теми методами, которые приняты в конкретной компании.

Таким образом, учет и контроль исполнения документов – важная составляющая делопроизводства в любой организации – бюджетной, государственной, частной, независимо от сферы деятельности.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль