Систематизация документов

135
Систематизация документов - организационно-технологическая процедура ДОУ. Основное ее назначение - оптимизация доступа к информации, содержащейся в деловых бумагах компании. Систематизация - необходимый процесс при создании бумажных архивов и электронных баз данных.

Систематизация документов в дела

В самом общем виде систематизацию документов можно определить, как классификацию деловых бумаг по определенным признакам и группировку их в соответствующие предметные комплексы, называемые делами. Этот рутинный и трудоемкий процесс позволяет в дальнейшем облегчить доступ к информации, оптимизировать поиск нужных данных и совершенствовать хранение документации.Систематизация документов

Процедура формирования дела заключается в отборе документов, отвечающих определенному классификационном признаку, и группировка их в единый тематический комплекс - дело. Далее бумаги систематизируются внутри дела согласно установленным правилам.

Технология формирования дела заключается в последовательном совершении трех ключевых операций:

  1. Группирование исполненных бумаг по определенным признакам в дела;
  2. Упорядочивание бумаг внутри созданного дела;
  3. Оформление дела: создание обложки, описи и т.д.

Завершающий этап при работе с делам - передача их в архив организации. До этого момента они хранятся по месту формирования - в структурных подразделениях компании.

Перед сдачей в архив дела должны быть соответствующим образом подготовлены. Требования и правила подготовки документации являются общегосударственными и изложены в соответствующих предписаниях Госархива. По общему правилу, через год после завершения обработки деловых бумаг внутри структурных подразделений компании они передаются в архив организации. Данное правило касается дел постоянного и временного хранения.

В архив дела отправляются по описям и номенклатурам. К каждому документу, входящему в папку, прилагается его регистрационная карточка. Иногда возникает необходимость оставить дело в отделе. Это может быть связано с тем, что информация, содержащаяся в папке, имеет практическую ценность для повседневного делопроизводства структурного подразделения. В таком случае следует произвести оформление выдачи папки из архива во временное пользование.

Экспертиза ценности документов

В случае необходимости более тщательного отбора документов с точки зрения их государственной, социально-культурной или исторической значимости проводится специальная экспертиза ценности деловых бумаг.

Справка

Осуществление данной процедуры проходит в несколько этапов, первый из которых имеет место в структурном подразделении, а последний - в государственном архиве:

  1. Первый этап составление общей номенклатуры дел. Данный реестр определяет сроки хранения каждой создаваемой бумаги.
     
  2. Второй этап подготовка бумаг к сдачи в локальный архив предприятия.
     
  3. Третий этап уточнение ценности документов. Это самый важный этап. Он осуществляется в момент передачи бумаг из локального архива предприятия в государственный архив на постоянное хранение. Остановимся на нем подробнее.

Определение ценности деловых бумаг предполагает наличие у специалистов, которые ее проводят, необходимого уровня компетентности, профессионализма и опыта данной работы. Им потребуется знание истории организации и планов ее дальнейшего развития. Эксперты должны хорошо понимать функции и задачи предприятия, его миссию и организационную структуру. Особого внимания потребует анализ внешних информационных связей компании с другими фирмами, а также учет сложившейся корпоративной практики ДОУ.

В ходе проведения экспертизы ценности деловых бумаг применяется метод фронтального и полистного просмотра, дающий возможность глубокого анализа их фактического содержания. Иногда такой анализ приводит к заключению о необходимости полной реорганизации всего массива документации с определением новых единиц постоянного и временного хранения.

Читайте также:

Порядок классификации и систематизации документов

Современная практика архивного хранения дел оперирует при систематизации и классификации дел четырьмя основными категориями:

Дела постоянного хранения. Данная категория документов подлежит обязательной передачи в Государственный архив;

 

Дела длительного хранения. Дела этой категории хранятся в архиве организации более 10 лет;

 

Дела временного хранения. Данная категория дел хранится в архиве организации до 10 лет;

 

Дела, подлежащие уничтожению.

Определение и уточнение сроков хранения деловых бумаг осуществляется еще на стадии их оформления. Дела, имеющие статус постоянного или длительного хранения, впоследствии должны быть подготовлены к сдаче в локальный архив предприятия, где они были созданы, или в Государственный архив. На дела, подлежащие утилизации после истечения срока хранения, оформляется соответствующий акт. Форма данного акта утверждена правилами работы Госархива.

Оформление дела обусловлено рядом факторов: объемом, ценностью входящих в него деловых бумаг, сроком хранения. Упрощенная схема оформления предусмотрена для дел временного хранения (до десяти лет), а полная схема оформления используется для дел постоянного или длительного (свыше десяти лет) хранения. Документация, имеющая отношение к личному составу, также оформляется по полной схеме. Данная схема включает себя - прошивание или переплет, нумерацию листов, полное оформление обложки (титульного листа) с указанием всех необходимых реквизитов.

Систематизация архивных документов

Систематизация архивных документов - обязательная процедура, применимая как бумажным, так и электронным носителям информации. Она включает в себя процесс классификации и группировки деловых бумаг, разработку и составление номенклатуры дел, а также их индексирование.

Единица хранения документов - является типовой единицей учета и классификации деловых бумаг в структуре архивного фонда. Данные единицы хранения описываются, систематизируются, вносятся в соответствующие описи и оформляются в том порядке, который наилучшим образом обеспечивает их учет, поиск и порядок использования.

Систематизация единиц хранения в пределах одного фонда проводится согласно принятой схеме систематизации. Данная схема является базой при проведении внутренней организации деловых бумаг архивного фона и должна быть оформлена в виде описи.

Справка

Приведенные ниже признаки учитываются при распределении дел внутри фонда согласно рубрикам схемы систематизации:

  1. Структурный признак (определяется принадлежностью единиц хранения к тому или иному отделу предприятия);
     
  2. Хронологический признак (определяется периодом или датой, когда была создана бумага);
     
  3. Функциональный (тематический, отраслевой или предметно-вопросный) признак (определяется функцией, темой, отраслью или тем вопросом, который затрагивается в бумаге);
     
  4. Номинальный признак (определяется делопроизводственным жанром - видом и разновидностью бумаги);
     
  5. Корреспондентский признак (определяется организацией или лицом, в ходе переписки с которыми были созданы данные бумаги);
     
  6. Географический признак (определяется территориями, населенным пунктами и регионами, с которыми связано либо содержание бумаг, либо расположение их авторов или адресатов);
     
  7. Авторский признак (определяется создателем документа - конкретным лицом или организацией).

На практике группирование единиц хранения осуществляется на основе последовательного применения тех признаков, которые оказываются наиболее релевантными для целей хранения тех или иных групп деловых бумаг данного архивного фонда. Часто используют сочетание признаков. Например, сочетание структурного и хронологического приводит к появлению двух типов систематизации: хронологически-структурного типа и структурно-хронологического типа.

Поскольку основной задачей систематизации документов является, в конечном итоге, облегчение работы с ними сотрудников предприятия, то руководство вольно выбрать любой вариант систематизации - хронологический или по видам. Кроме того, при выборе варианта нужно учитывать особенности архивного хранения деловых бумаг организации, с тем чтобы затраты на их подготовку к длительному хранению было сопоставимы с затратами на копирование, доставку, изъятие и утилизацию.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль