Рекомендации по составлению номенклатуры дел

119
В ходе повседневной деятельности любой организации производится огромное количество деловых бумаг. Если своевременно не приводить их в надлежащий порядок, то в скором времени работа офиса будет парализована. Порядок хранения деловых бумаг определяется номенклатурой дел. В настоящей статье будет рассказано, как ее составить.

Понятие номенклатуры дел

Огромное количество бумаг, образующееся в процессе жизнедеятельности любого предприятия, нужно регулярно приводить в порядок. Если этого не делать, то со временем нужный документ просто невозможно будет найти.

Проблема осложнятся также тем, что в процесс документооборота вовлечено большое количество людей, и у каждого может быть свое представление о правильном порядке хранения деловых бумаг. Рекомендации по составлению номенклатуры делЧтобы унифицировать данный процесс, в любой организации создается номенклатура дел (НД). Основные функции данного документа:

  • Определять, какие бумаги и в каком подразделении находятся и ведутся;
  • Кто из сотрудников должен с ними работать;
  • В течение какого времени должны хранится бумаги разных видов.

В условиях информационного общества значение строгой системы учета и архивирования как бумажных, так и электронных документов будет только возрастать. НД является воплощением этой системы. Не случайно, большинство специалистов по ведению делопроизводства давно признали важность для компании такого документа и его удобство в повседневном использовании.

Формально НД представляет собой систематизированный перечень всех дел, которые заводятся на предприятии. Напротив названия каждого дела указывается срок его хранения.  Хорошо продуманная и грамотно составленная НД значительно облегчает поддержание порядка в системе учета дел в организации.

Читайте также:

Составление сводной номенклатуры дел организации

Не смотря на то, что существует типовая (примерная) номенклатура дел, в каждой компании должна быть разработана своя, конкретная НД.

 

В последнем квартале уходящего года должна быть составлена НД на будущий календарный год.

 

НД каждой конкретной организации составляется исходя из специфики содержания и количественного состава документов, функционирующих в процессе делопроизводства фирмы.

 

Основным источником при разработке структуры НД является штатное расписание организации. Названия структурных подразделений фирмы становятся названиями разделов НД, которые располагаются в соответствии с установленным порядком. Так, в первом разделе НД содержатся названия дел, регламентирующих организационную-распорядительную систему компании. Далее следуют разделы, соответствующие названиям отделов, а следом идут разделы, посвященные различным общественным организациям и комиссиям, действующим на предприятии. В случае, если в компании не предусмотрено структурного деления, то состав разделов НД определяется производственно-отраслевой или функциональной схемой.

 

Печатные издания - справочники, сборники, журналы, каталоги - не включаются в НД.

Ответственный за разработку и составление номенклатуры дел

Разработку и составление сводной НД организации поручают службе ДОУ. В разных компаниях эта служба может иметь разные названия - секретариат, канцелярия, общий отдел - сути это не меняет. Если же такая структура отсутствует, то работу по составлению НД поручают секретарю руководителя или сотруднику, ведущему делопроизводство в организации. Основная задача составителя НД - собрать со всех отделов данные об используемых ими документах, систематизировать их и свести в единый перечень, имеющий установленную форму.

Обычно механизм разработки НД следующий: в конце года каждое структурное подразделение компании составляет свою собственную, локальную, НД. Эти данные сдаются лицу, ответственному за разработку сводной НД по предприятию, он их обобщает, систематизирует, придает единую форму и составляет финальный документ по всей компании.

Если компания небольшая, и в ней нет структурных подразделений, то в НД включают дела, организованные по функциям и задачам организации. В данном случае, разделами НД могут стать направления деятельности организации.

Справка

Например, НД театра может содержать следующие разделы:

  1. Дирекция;
  2. Отдел кадров;
  3. Литературная часть;
  4. Режиссура;
  5. Художественно-постановочная часть;
  6. Отдел реквизита;
  7. Бухгалтерия.

Общий порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел

Этап № 1

Первым, предварительным, этапом составления сводной НД организации должно стать изучение состава и содержания деловых бумаг, которые производятся в процессе функционирования компании. В первую очередь изучению должны подвергнуться устав и положение о предприятии, штатное расписание, НД за прошлый год, стандартная опись дел, подлежащих постоянному и временному хранению, все используемые регистрационные формы, типовые перечни документов с указанием срока хранения, поступившие из различных ведомств, а также все типовые НД.

Этап № 2

Вторым этапом подготовки НД станет издание приказа по предприятию, устанавливающем сроки сдачи локальных НД, созданных в каждом отделе. Издание приказа позволит не затягивать процесс разработки данных документов руководителями отделов. Дополнительной гарантией соблюдения сроков сдачи локальных НД станет указание в должностных инструкциях руководителей каждого структурного подразделения, что в их обязанности входит составление НД своего отдела. Если такого пункта в должностной инструкции не будет, то привлечь руководителя отдела к дисциплинарной ответственности за срыв сроков сдачи НД будет не возможно.

Этап № 3

Третий этап - собственно составление руководителями отделов перечня документов, которые производятся в процессе деловой активности данного структурного подразделения. Такой перечень создается на основе изучения всех документов отдела, имеющихся в наличии. Если в компании не предусмотрено деление на структурные подразделения, то разделы НД соответствуют направлениям деятельности компании. После того как перечень деловых бумаг составлен, он подписывается руководителем отдела и передается работнику, ответственному за создание сводной НД предприятия. Данный перечень должен быть передан одновременно в электронном и бумажном виде.

Этап № 4

Четвертый этап - составление сводной НД организации. Как уже было отмечено выше, данную работу лучше всего поручить отделу ДОУ (канцелярии, секретариату), а при его отсутствии - секретарю или специально назначенному сотруднику отдела кадров.

Этап № 5

Пятый этап - визирование. Это сложный и многоступенчатый процесс. НД должна быть завизирована заведующим ведомственным архивом, подписана руководителем службы ДОУ, согласована с экспертной комиссией предприятия и направлена на согласование с ЭПК архивного учреждения, в котором будет осуществляется дальнейшее хранение документации фирмы. Чтобы НД приобрела юридическую силу, заключительным этапом визирования должно стать подписание ее генеральным директором компании.

Этап № 6

Шестой этап - распечатка НД и тиражирование. НД издается в 4 экземплярах:

  1. Первый хранится в службе ДОУ;
  2. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего документа;
  3. Третий находится на хранении в ведомственном архиве в качестве учетного документа;
  4. Четвертый хранится в государственном архиве, куда впоследствии будет передана документация компании.
     

Этап № 7

Наконец, заключительный, седьмой этап разработки НД - создание выписок из разделов НД по каждому структурному подразделению. Такая выписка используется при формировании дел и поиска документов. Обычно ее прикрепляют ко внутренний стороне дверцы шкафа, в котором хранятся деловые бумаги и дела данного отдела.

Справка

Важная информация

После согласования с архивным учреждением следует уточнить созданную номенклатуру дел, перепечатать и утвердить у генерального директора. Она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Согласование номенклатуры дел с архивным учреждением производится не реже, чем один раз в пять лет.

Образец сводной номенклатуры дел организации

Образец номенклатуры дел организации представлен ниже.

Номенклатура дел организации в 2017 году бланк

Скачать образец номенклатуры дел организации можно по ссылке.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль