text
Секретариат

Сроки хранения бухгалтерских документов

  • 6 февраля 2018
  • 1292

Документация по бухгалтерскому учету одна из наиболее важных в организации. На основании нее формируются денежные потоки, идет проверка деятельности организации, осуществляется учет прибыли и расходов. Вся документация учета подлежит хранению. Сроки хранения всех бухгалтерских документов строго определены.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Каждый документ, рождающийся в ходе деятельности компании, имеет свою ценность. Он несет информацию. Особенно это касается бухгалтерской документации. На ее основе составляется регулярная бухгалтерская отчетность, а составление такой отчетности – законно закрепленная обязанность любого юридического лица. Таким образом, каждая бумага, подтверждающая какую-либо финансовую операцию или имеющая за собой финансовые последствия, чрезвычайно важна для отчетности. Ведь в итоге именно на основании бухгалтерских отчетов выводится размер прибыли компании.

В целях прохождения проверок бухгалтерскую документацию всегда следует хранить. Иногда документы по отчетности могут понадобиться и для других подразделений, например, юристов, которые действуют в интересах организации в суде. Такие документы могут составлять доказательственную базу и быть чрезвычайно важными для защиты прав.

Так как процедуры проверок юридических лиц закреплены на законодательном уровне, то целесообразно и определить единые сроки хранения бухгалтерских документов. И они установлены законодательно.

Сроки хранения бухгалтерских документов 2018

Итак, сроки сохранности бухгалтерской документации устанавливаются нормативными актами:

Сроки хранения бухгалтерских документов 2017

Каких-либо изменений в данные законодательные и подзаконные акты в отношение сроков хранения бух. документов в течение 2018 года не вносилось. Поэтому сроки хранения бухгалтерских документов 2018 года не отличаются от установленных в предыдущие годы.

В законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» идет речь о разработке стандартов - федеральных и отраслевых, где, в том числе, в отношении сохранности документации должен быть указан и срок, хранение документов бухгалтерского учета в настоящее время таким стандартом не определено, т.к. он не утвержден. Поэтому приходится руководствоваться вышеуказанным перечнем.

Подзаконные акты составлены для различных отраслей деятельности, а Федеральный закон «О бухгалтерском учете» подлежит применению всеми, он един для всех субъектов хозяйственной деятельности.

Поэтому, применяя на практике данные нормативные акты, определяясь, какой срок установить для хранения того или иного документа, следует применять подзаконные акты, но следить, чтобы итоговый срок был не меньше указанного в законе.

В статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» мы увидим срок хранения в пять лет. Однако начало исчисления данного срока различно и зависит оно от вида документа. Так, в отношении первичных документов, регистров бух. учета, бух. отчетности, аудиторских заключений – не менее 5-ти лет после отчетного года. В отношении же документов по учетной политике, стандартов, других документов, которые связаны с ведением бух. учета, средств воспроизведения электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок начинает исчисляться с года использования последний раз.

Читайте также:

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Во всем многообразии составляемых бухгалтерией документов выделяют первичные. Под первичными понимаются документы, оформленные в момент совершения бухгалтерской операции или непосредственно после ее завершения. Эта бумага - первое свидетельство ее совершения.

Первичных документов великое разнообразие, это банковские документы, выставленные счета, различные акты приема-передачи, журналы, книги, накладные, переписка, на основании которой проводились бухгалтерские проводки, акты, справки, рабочий план счетов, счета-фактуры и т.д.

Справка

Расчеты с работниками

Отдельный пласт составляют документы бухгалтерии, которые отражают расчеты с работниками. По лицевым счетам работников сроки хранения самые длительные – 75 лет. По выплатам заработной платы, больничных, пособий, отпусков – срок сохранности составляет пять лет.

В важности наличия и правильного оформления таких бумаг никто из бухгалтеров не сомневается. Крайне желательно обеспечить им сохранность и доступность к ним в любое время в течение всего срока их хранения.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов установлены в пять лет (ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете». Как уже упоминалось, они могут прописываться в правилах организации государственного архивного дела, нов любом случае не могут быть меньше 5-ти лет.

Кратко подвести итог по срокам можно в таблице:

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Не стоит забывать, что некоторые документы организация должна хранить постоянно, в течение всей «жизни», своего существования (например, годовые расчетные ведомости по всем перечислениям в фонды социального страхования,  документы по перечислениям по негосударственному и государственному страхованию, отчеты о прибылях и убытках, утвержденные отчетности, исполненные сметы и др.).

А для ряда документов (например, аудиторских, которые связаны с бухгалтерскими) установлены сроки отдельными нормативными актами (например, Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696).

Стоит обратить внимание, что сроки хранения прописаны четко не только для бумажных вариантов документации, но и для электронных, оформленных с применением электронно-цифровой подписи. Такой срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ.

Итак, если организация с момента своей государственной регистрации не проработала пяти лет, то никакие документы, связанные с бухгалтерским учетом, уничтожать нельзя. Их надо хранить, обеспечивать невозможность внесения в них изменений. А если срок хранение документов бухгалтерского учета не соблюдать, то вполне реально понести материальные убытки – получить штраф в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ (максимальный размер – 300 000 рублей) или в соответствии со ст. 15.11. КоАП РФ.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.