Секретариат

Как правильно согласовать проект документа

  • 13 июля 2017
  • 961

Если проект документа содержит правовые нормы, требующие проверки, если он затрагивает интересы других компаний или отделов, то необходимо произвести процедуру согласования. Как это сделать, рассказывается в настоящей статье.

Процедура согласования документа является одной из самых важных частей процесса документооборота предприятия. В ходе этой процедуры в текст проекта специалистами разных отделов вносятся изменения, дополнения, и замечания.

Виды согласования проекта документа

Согласование документа бывает внешним и внутренним. В том случае, если оценку содержательной части текста дают сотрудники компании, в котором составляется документ, то такое согласование называется внутренним.Как правильно согласовать проект документа

В случае, если экспертиза содержательной части проводится специалистами сторонней организации, чьи интересы затрагивает проектируемый документ, то такое согласование называется внешним. Внешнему согласованию всегда предшествует внутреннее.

Формы выражения внутреннего и внешнего согласования различаются. Для внутреннего применятся визирование документов, а для внешнего - гриф.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует порядок внутреннего и внешнего согласования и утверждает требования, которые предъявляются к оформлению реквизитов «Виза» и «Гриф согласования».

Порядок проведения процедуры согласования

В каких случаях необходимо согласовывать текст и каков порядок осуществления данной процедуры, определяет сам работодатель в соответствующих локальных нормативных актах.

Чаще всего это целый комплекс приложений к Инструкции по делопроизводству. В разделе «Организация документооборота» этой Инструкции прописывается весь цикл существования документа - от создания до исполнения или отправки. На основе этого раздела составляется График документооборота, который регламентирует порядок осуществления всех действий с документом. В частности, здесь прописывается, как должен согласовываться документ.

Прежде чем документ будет подписан, он должен быть завизирован должностными лицами, в компетенцию которых входит оценка либо отдельных положений, либо всего текста в целом.

Согласие или несогласие должностного лица с содержанием проекта выражается в виде специального реквизита - визы.

Разумеется, что в процессе визирования деловой бумаги участвуют представители тех отделов, которые являются заинтересованными сторонами. В каких случаях структурное подразделение считается заинтересованным? Они перечислены ниже:

В тексте проекта затрагиваются вопросы, связанные с деятельностью данного отдела;

Поручения, содержащиеся в тексте, адресованы сотрудникам этого отдела;

Должностные лица этого отдела становятся участниками комиссий или рабочих групп.

Следует отметить, что должностной ранг руководителя, который ставит окончательную подпись на документ, всегда выше должностей тех лиц, которые принимают участие в его визировании.

Законодательство не определяет обязательный перечень лиц, которые должны осуществлять визирование проекта - он устанавливается каждым предприятием самостоятельно. Составитель бумаги в соответствии с ее содержанием определяют список инстанций, которые будут ее согласовывать. Такой порядок предусмотрен типовой инструкцией по делопроизводству.

Читайте также:

Существует ряд стандартных деловых бумаг предприятия, которые составляются достаточно часто в повторяющихся управленческих ситуациях. Порядок их визирования можно закрепить локальным нормативным актом или организационным документом. Это может быть инструкция по делопроизводству данной компании или регламент работы коллегиально органа и т.п.

Справка

Рекомендуется проводить процедуру визирования согласно следующей схеме:

  1. Автор (составитель) проекта;
  2. Начальник отдела, в котором он составлялся;
  3. Начальники отделов, к деятельности которых относится содержательная часть текста;
  4. Главный бухгалтер или начальник финансового отдела;
  5. Начальник службы юридического обеспечения.

Проекты приказов, решений и распоряжений должны быть согласованы с лицами, ответственными за их исполнение, а приказы, которые издаются внутри предприятия, обязательно согласуются с юридическим отделом. Такой порядок предусмотрен типовой инструкцией по делопроизводству.

Обращаем ваше внимание, что с 01.07.2018 года вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно новому стандарту внутреннее согласование оформляется визой, которая включает в себя:

должность визирующего лица;

подпись;

расшифровку подписи;

дату:

Как правильно согласовать проект документа

В том случае, если имеются замечания, то виза оформляется так:

Как правильно согласовать проект документа

Справка

Сроки согласования

Многие крупные предприятия имеют очень сложную структуру. В таких компаниях процедура согласования может продолжаться очень долго - вплоть до месяца. Актуальность и эффективность принимаемых управленческих решений, осуществляемых подобным образом, значительно снижается. В целях предотвращения затягивания процесса визирования имеет смысл в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте заблаговременно установить лимит времени, отведенного на данную процедуру.

В идеале период визирования даже объемных и содержательно сложных деловых бумаг составляет два-три рабочих дня для каждой заинтересованной инстанции. Более простые деловые бумаги, стандартные по структуре и содержанию, должны быть рассмотрены и завизированы в день их поступления в отдел.

После того, как проект документа пройдет все инстанции, он возвращается к своему составителю. Здесь мы имеем обоснованный случай возвратного движения бумаги в документообороте.

Доработка проекта

Доработка текста составителем после прохождения всех инстанций осуществляется на следующем этапе процедуры согласования. Окончательное оформление на бланке и передача на повторное визирование происходит после внесения в текст всех необходимых корректив.

В случае, если подготовка текста осуществлялась по поручению вышестоящего органа, то его оформление производится не на бланке, на стандартных листах. Далее проект направляется органу-заказчику вместе с сопроводительным письмом. Руководитель организации в данном случае визирует, а не подписывает бумагу.

Справка

Повторное визирование

Цель повторного визирования заключается в том, чтобы виза всех заинтересованных должностных лиц стояла именно на том варианте проекта, который будет в окончательном итоге подписан генеральным директором компании.

Повторное визирование осуществляется не во всех случаях. Если в ходе согласования в текст были внесены лишь небольшие утончения, не меняющие суть, исправлены орфографические ошибки и опечатки, то необходимости в повторном визировании нет.

В случае, если в процессе согласования и визирования документ подвергся существенным изменениям, то необходимость повторного визирования очевидна.

В итоге, проект, прошедший все этапы визирования, доработки и повторного визирования передается на подпись генеральному директору фирмы.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.