Как правильно согласовать проект документа

55
Если проект документа содержит правовые нормы, требующие проверки, если он затрагивает интересы других компаний или отделов, то необходимо произвести процедуру согласования. Как это сделать, рассказывается в настоящей статье.

Процедура согласования документа является одной из самых важных частей процесса документооборота предприятия. В ходе этой процедуры в текст проекта специалистами разных отделов вносятся изменения, дополнения, и замечания.

Виды согласования проекта документа

Согласование документа бывает внешним и внутренним. В том случае, если оценку содержательной части текста дают сотрудники компании, в котором составляется документ, то такое согласование называется внутренним.Как правильно согласовать проект документа

В случае, если экспертиза содержательной части проводится специалистами сторонней организации, чьи интересы затрагивает проектируемый документ, то такое согласование называется внешним. Внешнему согласованию всегда предшествует внутреннее.

Формы выражения внутреннего и внешнего согласования различаются. Для внутреннего применятся визирование документов, а для внешнего - гриф.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует порядок внутреннего и внешнего согласования и утверждает требования, которые предъявляются к оформлению реквизитов «Виза» и «Гриф согласования».

Порядок проведения процедуры согласования

В каких случаях необходимо согласовывать текст и каков порядок осуществления данной процедуры, определяет сам работодатель в соответствующих локальных нормативных актах.

Чаще всего это целый комплекс приложений к Инструкции по делопроизводству. В разделе «Организация документооборота» этой Инструкции прописывается весь цикл существования документа - от создания до исполнения или отправки. На основе этого раздела составляется График документооборота, который регламентирует порядок осуществления всех действий с документом. В частности, здесь прописывается, как должен согласовываться документ.

Прежде чем документ будет подписан, он должен быть завизирован должностными лицами, в компетенцию которых входит оценка либо отдельных положений, либо всего текста в целом.

Согласие или несогласие должностного лица с содержанием проекта выражается в виде специального реквизита - визы.

Разумеется, что в процессе визирования деловой бумаги участвуют представители тех отделов, которые являются заинтересованными сторонами. В каких случаях структурное подразделение считается заинтересованным? Они перечислены ниже:

В тексте проекта затрагиваются вопросы, связанные с деятельностью данного отдела;

Поручения, содержащиеся в тексте, адресованы сотрудникам этого отдела;

Должностные лица этого отдела становятся участниками комиссий или рабочих групп.

Следует отметить, что должностной ранг руководителя, который ставит окончательную подпись на документ, всегда выше должностей тех лиц, которые принимают участие в его визировании.

Законодательство не определяет обязательный перечень лиц, которые должны осуществлять визирование проекта - он устанавливается каждым предприятием самостоятельно. Составитель бумаги в соответствии с ее содержанием определяют список инстанций, которые будут ее согласовывать. Такой порядок предусмотрен типовой инструкцией по делопроизводству.

Читайте также:

Существует ряд стандартных деловых бумаг предприятия, которые составляются достаточно часто в повторяющихся управленческих ситуациях. Порядок их визирования можно закрепить локальным нормативным актом или организационным документом. Это может быть инструкция по делопроизводству данной компании или регламент работы коллегиально органа и т.п.

Справка

Рекомендуется проводить процедуру визирования согласно следующей схеме:

  1. Автор (составитель) проекта;
  2. Начальник отдела, в котором он составлялся;
  3. Начальники отделов, к деятельности которых относится содержательная часть текста;
  4. Главный бухгалтер или начальник финансового отдела;
  5. Начальник службы юридического обеспечения.

Проекты приказов, решений и распоряжений должны быть согласованы с лицами, ответственными за их исполнение, а приказы, которые издаются внутри предприятия, обязательно согласуются с юридическим отделом. Такой порядок предусмотрен типовой инструкцией по делопроизводству.

Обращаем ваше внимание, что с 01.07.2018 года вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно новому стандарту внутреннее согласование оформляется визой, которая включает в себя:

должность визирующего лица;

подпись;

расшифровку подписи;

дату:

Как правильно согласовать проект документа

В том случае, если имеются замечания, то виза оформляется так:

Как правильно согласовать проект документа

Справка

Сроки согласования

Многие крупные предприятия имеют очень сложную структуру. В таких компаниях процедура согласования может продолжаться очень долго - вплоть до месяца. Актуальность и эффективность принимаемых управленческих решений, осуществляемых подобным образом, значительно снижается. В целях предотвращения затягивания процесса визирования имеет смысл в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте заблаговременно установить лимит времени, отведенного на данную процедуру.

В идеале период визирования даже объемных и содержательно сложных деловых бумаг составляет два-три рабочих дня для каждой заинтересованной инстанции. Более простые деловые бумаги, стандартные по структуре и содержанию, должны быть рассмотрены и завизированы в день их поступления в отдел.

После того, как проект документа пройдет все инстанции, он возвращается к своему составителю. Здесь мы имеем обоснованный случай возвратного движения бумаги в документообороте.

Доработка проекта

Доработка текста составителем после прохождения всех инстанций осуществляется на следующем этапе процедуры согласования. Окончательное оформление на бланке и передача на повторное визирование происходит после внесения в текст всех необходимых корректив.

В случае, если подготовка текста осуществлялась по поручению вышестоящего органа, то его оформление производится не на бланке, на стандартных листах. Далее проект направляется органу-заказчику вместе с сопроводительным письмом. Руководитель организации в данном случае визирует, а не подписывает бумагу.

Справка

Повторное визирование

Цель повторного визирования заключается в том, чтобы виза всех заинтересованных должностных лиц стояла именно на том варианте проекта, который будет в окончательном итоге подписан генеральным директором компании.

Повторное визирование осуществляется не во всех случаях. Если в ходе согласования в текст были внесены лишь небольшие утончения, не меняющие суть, исправлены орфографические ошибки и опечатки, то необходимости в повторном визировании нет.

В случае, если в процессе согласования и визирования документ подвергся существенным изменениям, то необходимость повторного визирования очевидна.

В итоге, проект, прошедший все этапы визирования, доработки и повторного визирования передается на подпись генеральному директору фирмы.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль