Активировать демодоступ

Секретариат

Информационно-справочные документы

22 апреля 2019
15144
Средний балл: 0 из 5

Какие документы относятся к группе информационно-справочных и что учесть при работе с ними. 7 образцов документов от эксперта.

Скачайте образцы и формы, которые могут пригодиться в работе:

Какие документы относятся к группе справочно-информационных

В общем делопроизводстве выделяют три группы документов:

  • по личному составу, к которой относятся кадровые документы, сопровождающие и регламентирующие трудовую деятельность сотрудников организации;
  • организационно-распорядительные, документирующие организационную и производственную деятельность предприятия;
  • информационно-справочные документы, назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании.

То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками:

  • Документ не требует обязательного исполнения.
  • Документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим. 

Пример. Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка

Информационно-справочные документы

Скачать образец в начале статьи >>> 

Группа информационно-справочных документов имеет вспомогательный характер по отношению к двум другим группам — документации по личному составу и организационно-распорядительной.

Информационно-справочные документы их виды и назначение

Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:

  1. Входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан.
  2. Исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации.
  3. Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия. 

Таблица. Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот предприятия, их назначение и особенности.

Наименование документа

Назначение, особенности

Докладная записка

Документ, направляемый на имя руководителя, содержащий информацию о событиях или фактах, выводы и предложения, требующие принятия решений

Служебная записка

Внутренний документ, использующийся для обмена информацией по «горизонтали» - между структурными подразделениями организации

Объяснительная записка

а) адресованная руководителю информация о факте нарушения с объяснением причин случившегося;

б) приложение к основному документу с объяснением его отдельных положений

Предложение

Документ, содержащий инициативные предложения, касающиеся производственных, организационных или административных вопросов

Представление

Документ, содержащий инициативные предложения по вопросам расстановки и перемещения кадров, награждении и поощрении сотрудников

Заявление

а) просьба личного характера, адресованная руководству;

б) информирование о нарушениях или недостатках в деятельности организации или ее должностных лиц

Скачать таблицу полностью

В состав информационно-справочных документов входят и другие, новые виды документации, которые появились после обновления нормативно-правовой базы, внедрения современных технологий делопроизводства. 

Особенности оформления и обработки информационно-справочных документов

Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает Инструкция по делопроизводству и документообороту – локальный нормативный акт организации. Этим регламентом определяют и то, какие виды входящей справочно-информационной документации не подлежат регистрации. К таким документам, например, могут быть отнесены рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы.

После первичной обработки и регистрации остальные входящие информационно-справочные документы поступают на рассмотрение руководителя организации или тех его заместителей, которые курируют отдельные направления ее деятельности. Они расписывают поступившие документы исполнителям.

Внимание! Данные и сведения, представленные в информационной документации, учитываются при формировании управленческих решений только на основании резолюции руководителя предприятия или его замов.

Внутренние и исходящие справочно-информационные документы регистрируются в обязательном порядке. Для их учета целесообразно использовать отдельные журналы, если учет ведется в бумажном виде. Это исключит утрату важных внутренних документов, на основании которых зачастую принимаются кадровые решения. В случае утери первичных информационных документов эти решения легко могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Обязательные реквизиты информационно-справочных документов должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии с данным регламентом предприятию необходимо разработать формуляры и бланки форм для наиболее часто используемых в практике работы видов информационно-справочных документов. Как приложение к Инструкции по делопроизводству составьте альбом форм с примерами их заполнения. Это позволит избежать ошибок при составлении и гарантирует наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для разных видов документации этого типа.

Как не запутаться с оформлением информационно-справочных приложений к документам, вам расскажут эксперты журнала «Справочник секретаря». 

Примеры информационно-справочных документов

При составлении готовых формуляров и бланков внутренних информационно-справочных документов, нужно учесть, что некоторые из тех, что именуются одинаково, имеют разную форму.

Так, например, Акт приемки-передачи выполненных работ по договору подряда выглядит так:

 Информационно-справочные документы

Скачать образец в начале статьи >>> 

При том, что Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (для подтверждения факта прогула) имеет такой вид:

Информационно-справочные документы

Скачать образец в начале статьи >>> 

Информационно-справочные документы, примеры и формы необходимо утвердить вместе с Инструкцией и использовать в учетной политике предприятия. 

Итог:

В работе с информационно-справочными документами учитывайте особенности этой группы, входящей в состав документооборота предприятия. Утвердите порядок оформления и обработки таких документов Инструкцией по делопроизводству.

logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш!Это бесплатно и займет всего пару минут.

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.Пожалуйста,зарегистрируйтесь, и вам будут доступны любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.