Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Информационно-справочные документы

  • 22 апреля 2019
  • 14120

Какие документы относятся к группе информационно-справочных и что учесть при работе с ними. 7 образцов документов от эксперта.

Скачайте образцы и формы, которые могут пригодиться в работе:

Какие документы относятся к группе справочно-информационных

В общем делопроизводстве выделяют три группы документов:

  • по личному составу, к которой относятся кадровые документы, сопровождающие и регламентирующие трудовую деятельность сотрудников организации;
  • организационно-распорядительные, документирующие организационную и производственную деятельность предприятия;
  • информационно-справочные документы, назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании.

То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками:

  • Документ не требует обязательного исполнения.
  • Документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим. 

Пример. Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка

Информационно-справочные документы

Скачать образец в начале статьи >>> 

Группа информационно-справочных документов имеет вспомогательный характер по отношению к двум другим группам — документации по личному составу и организационно-распорядительной.

Информационно-справочные документы их виды и назначение

Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:

  1. Входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан.
  2. Исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации.
  3. Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия. 

Таблица. Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот предприятия, их назначение и особенности.

Наименование документа

Назначение, особенности

Докладная записка

Документ, направляемый на имя руководителя, содержащий информацию о событиях или фактах, выводы и предложения, требующие принятия решений

Служебная записка

Внутренний документ, использующийся для обмена информацией по «горизонтали» - между структурными подразделениями организации

Объяснительная записка

а) адресованная руководителю информация о факте нарушения с объяснением причин случившегося;

б) приложение к основному документу с объяснением его отдельных положений

Предложение

Документ, содержащий инициативные предложения, касающиеся производственных, организационных или административных вопросов

Представление

Документ, содержащий инициативные предложения по вопросам расстановки и перемещения кадров, награждении и поощрении сотрудников

Заявление

а) просьба личного характера, адресованная руководству;

б) информирование о нарушениях или недостатках в деятельности организации или ее должностных лиц

Скачать таблицу полностью

В состав информационно-справочных документов входят и другие, новые виды документации, которые появились после обновления нормативно-правовой базы, внедрения современных технологий делопроизводства. 

Особенности оформления и обработки информационно-справочных документов

Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает Инструкция по делопроизводству и документообороту – локальный нормативный акт организации. Этим регламентом определяют и то, какие виды входящей справочно-информационной документации не подлежат регистрации. К таким документам, например, могут быть отнесены рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы.

После первичной обработки и регистрации остальные входящие информационно-справочные документы поступают на рассмотрение руководителя организации или тех его заместителей, которые курируют отдельные направления ее деятельности. Они расписывают поступившие документы исполнителям.

Внимание! Данные и сведения, представленные в информационной документации, учитываются при формировании управленческих решений только на основании резолюции руководителя предприятия или его замов.

Внутренние и исходящие справочно-информационные документы регистрируются в обязательном порядке. Для их учета целесообразно использовать отдельные журналы, если учет ведется в бумажном виде. Это исключит утрату важных внутренних документов, на основании которых зачастую принимаются кадровые решения. В случае утери первичных информационных документов эти решения легко могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Обязательные реквизиты информационно-справочных документов должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии с данным регламентом предприятию необходимо разработать формуляры и бланки форм для наиболее часто используемых в практике работы видов информационно-справочных документов. Как приложение к Инструкции по делопроизводству составьте альбом форм с примерами их заполнения. Это позволит избежать ошибок при составлении и гарантирует наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для разных видов документации этого типа.

Как не запутаться с оформлением информационно-справочных приложений к документам, вам расскажут эксперты журнала «Справочник секретаря». 

Примеры информационно-справочных документов

При составлении готовых формуляров и бланков внутренних информационно-справочных документов, нужно учесть, что некоторые из тех, что именуются одинаково, имеют разную форму.

Так, например, Акт приемки-передачи выполненных работ по договору подряда выглядит так:

 Информационно-справочные документы

Скачать образец в начале статьи >>> 

При том, что Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (для подтверждения факта прогула) имеет такой вид:

Информационно-справочные документы

Скачать образец в начале статьи >>> 

Информационно-справочные документы, примеры и формы необходимо утвердить вместе с Инструкцией и использовать в учетной политике предприятия. 

Итог:

В работе с информационно-справочными документами учитывайте особенности этой группы, входящей в состав документооборота предприятия. Утвердите порядок оформления и обработки таких документов Инструкцией по делопроизводству.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.