Информационно-справочные документы

21
Сложно разобраться в системе информационно-справочных документов? Узнайте, что отличает их от других видов документации, какие элементы входят в их состав и как регламентированы правила их оформления.

Какие документы относятся к информационно-справочным?

Все документы, участвующие в документообороте организации, классифицируются по нескольким основаниям. Так, например, по своему содержанию они могут подразделяться на:Информационно-справочные документы

  • информационно-справочные (письма, отчеты, акты, доклады);
  • организационно-распорядительные (уставы, положения, регла­менты, приказы, распоряжения, решения, правила, инструкции);
  • по личному составу (приказы на трудоустройство, увольнение и перемещение, заявления, характеристики, личные карточки);
  • финансово-расчетные (бухгалтерская отчетность, сметы, калькуляции);
  • снабженческо-сбытовые (накладные на прием или отпуск).

Существуют и другие классификации, например, разбивающие официальные бумаги на группы исходя из критерия обязательности их исполнения. Так в общем документальном массиве выделяют информационную и директивную документацию.

К информационно-справочным документам относятся те служебные бумаги, которые могут служить основой для принятия административного решения, но не обязывают выполнять какие-либо указания руководства. Их основная функция — накопление, обобщение и передача информации.

Справка

Назначение информационно-справочных документов

Главное назначение информационно-справочных документов организации — служить основой внешних и внутренних коммуникаций. С их помощью информация передается от между адресатами, которыми могут выступать как конкретные должностные лица, так и целые организационные подразделения или учреждения. Их другое назначение — фиксировать информационные сведения, которые могут стать основой для принятия управленческих решений.

Основное отличие информационно-справочных документов от других видов документации, например, организационно-распорядительной, состоит в том, что они не обязывают выполнять указания, поручения и зачастую вообще не подразумевают выполнения каких-либо действий. Информация, содержащаяся в них может быть просто принята к сведению и впоследствии стать базой для подготовки распорядительной документации: приказа или распоряжения.

Подобные бумаги циркулируют как внутри компании, так и за ее пределами. Они могут быть внутренними, входящими или исходящими.

Система информационно-справочных документов

В основе любой системы документации лежит совокупность объектов, взаимосвязанных по какому-либо признаку: назначение, происхождение, сфера деятельности, требования к оформлению и т.д. К системе информационно-справочных документов относятся те бумаги, в которых зафиксирована информация о фактическом положении дел.

Справка

Она обладает всеми признаками системы:

  1. имеет ряд взаимосвязанных подсистем;
  2. связана с другими системами;
  3. характеризуется внутренней организацией;
  4. содержит автономные элементы;
  5. способна к развитию.

Главной особенностью системы информационно-справочных документов можно назвать направления движения ее объектов: как правило, они идут снизу-вверх по иерархической системе управления.

В системе выделяют две подсистемы: справочно-аналитическую (сводки, отзывы, отчеты) и информационную (предложения, заявления). Все эти служебные бумаги способны инициировать управленческие решения, выработать оптимальный способ управленческого взаимодействия

Читайте также:

Виды информационно-справочных документов

Перечень информационно-справочных документов в современном делопроизводстве очень велик и продолжает пополняться новыми видами. Их появление объясняется изменениями нормативно-правовой базы, а также развитием технологий делопроизводства.

Виды информационно-справочных документов

Протокол

Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений во время совещаний, на собраниях, конференциях и заседаниях. Составляется на основании записей во время заседания, а также тезисов выступлений и проектов решений

Докладная записка

Носит информационный характер, адресуется вышестоящему руководителю, обстоятельно излагает какой-либо вопрос, содержит выводы и предложения

Объяснительная записка

Поясняет какое-либо действие, факт или происшествие, адресатом является вышестоящее должностное лицо

Служебная записка

Фиксирует факт выполнения какой-либо работы, адресатами могут быть равные по иерархической структуре должностные лица

Заявление

Носит личный характер, регламентирует отношения между гражданами и должностными лицами, содержит личную, узкую информацию

Акт

Служит для официальной констатации произошедшего действия или факта хозяйственной жизни, деятельности учреждения

Сводка

Включает обобщенные сведения, касающиеся того или иного вопроса, содержит информацию, собранную из разных источников по заранее определенным параметрам

Справка

Описывает производственную деятельность предприятия и подтверждает факты и события

Представление

Содержит предложение о поощрении, награждении сотрудника или его переводе на новую должность. Включает сведения о работнике, объясняет мотивы его награждения или назначения.

Заключение

Фиксирует мнение, выводы учреждения, комиссии или эксперта по какому-либо вопросу

Перечень

Является систематизированным перечислением объектов, лиц или работ, составленным для распространения на них определенных норм или требований

Деловое письмо

Применяется в целях осуществления удаленной коммуникации между двумя корреспондентами (как юридическими, так и физическими лицами), служебное послание в форме официальной бумаги

Оформление информационно справочных документов

Порядок составления и оформления информационно-справочных документов должен соответствовать локальным нормативным актам компании. К ним относятся Инструкция по делопроизводству и Номенклатура дел организации.

В делопроизводстве многих крупных компаний считается целесообразным разрабатывать готовые шаблоны и образцы информационно-справочных материалов и утверждать эти формы на уровне организации. Благодаря такой практике сотрудники получают возможность использовать одинаковые формы отчетов и служебных записок. Это позволяет унифицировать документооборот на локальном уровне.

Несмотря на то, что работодатель вправе самостоятельно разрабатывать локальные нормы, при их утверждении необходимо руководствоваться требованиями действующих государственных стандартов. К их числу относится ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Данный стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, а также требования к оформлению бланков.

Для оформления информационно-справочных документов чаще всего используются типовые бланки с угловым расположением реквизитов. Наиболее строгие требования предъявляются к оформлению деловых писем. Правильное оформление так же важно и для бумаг, направляемых в вышестоящие инстанции, например, справок.

Отдельные нюансы существуют в оформлении актов и сводок. Существующие тонкости обусловлены важностью протокольных формальностей процедуры составления актов. Так, например, особое значение приобретают подписи должностных лиц, в чьи обязанности входит засвидетельствование документации. При составлении акта обязательным условием является наличие подписей всех членов комиссии, при оформлении протокола — председателя собрания и секретаря.

Справка

Состав информационно-справочных документов

В состав информационно-справочных документов входит ряд обязательных реквизитов. К наиболее распространенным относятся поля: адресат, наименование, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись, резолюция, отметка об исполнении и направлении в дело. Точный состав информационно-справочной документации определяется ее принадлежностью к тому или иному виду.

Например, в состав протокола входит две части: вводная и основная. Первая содержит сведения об участниках заседания (их фамилии и должности), председателе, повестке дня. Вторая — фиксирует результаты рассмотрения вопросов, стоящих на повестке дня.

Докладная записка, в свою очередь, содержит три части, отличающиеся друг от друга по смыслу. Первая представляет собой изложение фактов, которые послужили причиной составления записки, вторая — анализ ситуации, третья — выводы, просьбы и предложения. Если записка относится к категории объяснительных, в ее состав может входить описание и объяснение причин текущей ситуации. В служебных записках могут содержаться просьбы и предложения.

При составлении некоторых видов информационной документации реквизитам уделяется огромное внимание. К примеру, правильное оформление акта требует наличия полного набора реквизитов, в которых входят подписи всех участников, грифы утверждения, сведения о времени и месте составления. Акт составляют коллегиально и оформляют на бланке организации.

Все информационно-справочные документы, несмотря на различия в их составе, выполняют схожие функции. Они помогают сохранить информацию, обобщить ее и передать внутри компании или за ее пределы. При этом они служат основой административных решений, не инициируя сами по себе каких-либо действий.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль