Документальный фонд организации

30
Документальный фонд организации — это все виды документации, которой сопровождаются все аспекты деятельности предприятия. В интересах работодателя грамотно организовать хранение и своевременную утилизацию документального фонда предприятия. Как это сделать, рассказывается в статье.

Из каких документов формируется документальный фонд организации

Основным регламентом, в соответствии с которым формируется документальный фонд предприятия, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». В этом государственном стандарте дается определение документального фонда организации как совокупности документов, которые образуются в процессе ее управленческой, административной, хозяйственной, производственной, организационной деятельности.Документальный фонд организации

То есть, при формировании документального фонда организации в него включаются все виды документов, которые сопровождают ее деятельность, в том числе:

  • входящую и исходящую корреспонденцию, подлежащую регистрации в соответствии с порядком ведения делопроизводства, утвержденным на предприятии;
  • документы кадрового, бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие перечисление взносов во внебюджетные фонды;
  • иная документация, созданная и разработанная на предприятии, в том числе копии тех документов, оригиналы которых были отправлены в другие организации.

Документальный фонд организации состоит из соответствующим образом оформленных дел, в которые однородные документы подшиваются по годам. Дела формируются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел в начале каждого календарного года. В документальный фонд входят и те документы, которые находятся на архивном хранении.

Документальный фонд архива предприятия

Что такое архивный фонд и из каких документов он формируется

В соответствии с законом «Об архивном деле в Российской Федерации», на предприятиях могут создаваться собственные архивы, где будет организовано хранение документов длительного и постоянного срока хранения. В документальном фонде архива предприятия, как правило, хранятся документы по личному составу и те, срок хранения которых превышает 10 лет.

Архивный фонд является составной частью документального фонда организации. Он формируется из документов, которые и по прошествии десяти лет могут представлять собой практическую, научно-техническую, культурную или историческую ценность. По истечении архивного срока хранения эта ценность определяется специально созданной на предприятии экспертной комиссией, работу которой курируют профессиональные архивные организации. Образец приказа о создании экспертной комиссии представлен ниже.

Документальный фонд организации

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Чем устанавливаются сроки хранения в документальном фонде архива

Регламентом, на основании которого устанавливаются сроки хранения документов, является номенклатура дел, утверждаемая ежегодно в каждой организации. По своей сути — это перечень используемых в организации наименований (заголовков) дел с указанием тех сроков, которые устанавливаются для хранения каждого типа документов.

При определении сроков хранения руководствуются следующими нормативными документами:

Наименование документа

Утвержден

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558

Перечень типовых архивных документов образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 №1182

Кроме этих регламентов также следует руководствоваться перечнями, утверждаемыми профильными ведомствами и теми, которые утверждены для данной отрасли экономической деятельности.

Дела, составляющие документальный фонд организации, формируются в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой. Как правило, разработка и поддержание в актуальном состоянии номенклатуры дел на предприятии поручается службе делопроизводства. На крупных предприятиях некоторые разделы номенклатуры согласовываются с теми, кто назначен в них ответственными за делопроизводство. Сводная номенклатура дел предприятия должна быть согласована с экспертной комиссией.

Читайте также:

Как хранится архивный и документальный фонд организации

Документы текущего хранения, имеющие ограничения доступа, как, например, личные дела и кадровые документы сотрудников, хранятся в сейфе или специальных шкафах, имеющих пломбы. Знакомиться с такими документами или  брать их для работы могут только те должностные лица, список которых утвержден приказом руководителя предприятия.

Другая текущая документация хранится у исполнителей и по мере исполнения передается в службу делопроизводства. По окончании календарного года документы подшиваются в дела. Дела формируются по определенным правилам, в них подшиваются однотипные документы, имеющие одинаковый срок хранения. Документы сроком хранения менее десяти лет, подшитые в дела, могут также храниться без передачи в архив. После того, как их сроки хранения истекут, они выделяются на утилизацию, то есть уничтожаются по акту.

Документальный фонд организации может хранится по частям. Те дела, которые еще некоторое время могут быть востребованы, хранятся в службе делопроизводства и по истечении двух-трех лет, когда практическая надобность в них отпадет, передаются в архив предприятия. Другая часть документального фонда организации, которая вряд-ли будет востребована в практической работе, на архивное хранение передается сразу, после того, как дело сформировано.

Архивный и документальный фонд хранятся в специально оборудованном помещении архива на предприятии. Архив, чаще всего, является структурным подразделением службы делопроизводства, но может быть выделен и в самостоятельное подразделение. В него на хранение по описям передаются документы, чей срок хранения превышает 10 лет, а также те, которые должны храниться постоянно.

Справка

Порядок утилизации документального фонда организации

Даже по истечении срока хранения, бумаги, составляющие документальный фонд не уничтожаются сразу. Они просматриваются экспертной комиссией, которая определяет — не представляют ли они какую-либо практическую или иную ценность. На те документы, которые решено оставить, поскольку они сочтены ценными, составляются описи, затем они передаются на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Остальные — выделяются к уничтожению в соответствии с актом, образец которого представлен ниже.

.Документальный фонд организации

Скачать чистый бланк >>>

Описи передаваемых на дальнейшее хранение дел, а также акты на уничтожение дел, срок хранения которых истек, кроме членов комиссии, обязательно подписывает руководитель предприятия. По этому акту дела, выделенные на уничтожение, передаются в организацию, занимающуюся утилизацией вторсырья, с которой у предприятия заключен соответствующий договор.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль