Деловой этикет секретаря

1546
Секретарь — лицо компании, связующее звено между руководством и деловыми партнерами, клиентами, сотрудниками. Как поддерживать корпоративный имидж своей работой? Следовать правилам делового этикета секретаря.

Правила делового этикета секретаря

Любой посетитель, звонит ли он по телефону или приходит в компанию, в первую очередь встречается с секретарем. Он — лицо компании, ее первый представитель, создающий у посетителей впечатление об организации.Деловой этикет секретаря

Одно из основных требований к секретарю — знание правил делового этикета. С одной стороны, это важно для поддержания престижа учреждения и его руководителя. Вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие всегда производят положительное впечатление. Профессиональный секретарь — это помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции. С другой стороны, соблюдение правил этикета необходимо и самому сотруднику. т.к. является непременным условием карьерного роста. В этом, как и в деловых качествах, выражается профессионализм. Следующий правилам делового общения человек быстро завоевывает авторитет у коллег и руководства, без особых усилий вписывается в коллектив и успешно развивается как профессионал.

Границы деятельности, полномочия и ответственность секретаря определяются в зависимости от масштабов компании, особенностей ее деятельности, личностных черт управленца, в подчинении у которого находится сотрудник. Задача секретариата — освободить руководство от рутинной и организационной работы, позволить сосредоточиться на приоритетных задачах.

Справка

Что такое деловой этикет?

Под этикетом понимают свод правил, принятых в определенных социальных кругах и регулирующих поведение. Эти правила помогают общаться, поддерживать контакт с другими людьми. В бизнес-среде как в части социума также существуют свои правила: деловой этикет.

Подобные правила могут касаться внешнего вида, манер общения, деловых встреч, телефонных переговоров. В любой сфере, где реализуются деловые интересы индивида, и происходит взаимодействие с клиентами, партнерами, коллегами, руководством или подчиненными, необходим деловой этикет. Он позволяет общаться, устанавливать взаимоотношения, принимать эффективные решения и поддерживать позитивный имидж в бизнес-среде.

Основные принципы делового этикета секретаря

Пунктуальность

Все необходимо делать вовремя. Этот принцип касается всех служебных заданий и реализуется в грамотном распределении рабочего времени

Конфиденциальность

К секретам компании нужно относиться так же трепетно как к личным тайнам. Профессионал никогда не болтает лишнего.

Доброжелательность

Секретарь всегда доброжелателен и приветлив, однако, умеет держать дистанцию и общаться в рамках делового этикета.

Внимание к окружающим

Важно уметь прислушиваться к чужому мнению, воспринимать критику и советы коллег, ценить чужой опыт.

Имидж

Деловой стиль во внешнем облике — один из элементов позитивного имиджа. Сотрудник должен вписываться в окружение, одеваться со вкусом, следить за собой.

Грамотность

Профессионал говорит и пишет грамотно, общается хорошим литературным языком.

Использование допустимых методов воздействия

Допускается строго ограниченный круг методов влияния на собеседника: чаще всего используется убеждение, к внушению и принуждению прибегают только по необходимости.

Обязательность

Профессиональный сотрудник всегда помнит о своих обещаниях и в точности выполняет их.

Читайте также:

Деловой этикет секретаря руководителя

Секретарь — это доверенное лицо руководителя, его первый помощник. Он владеет оперативной информацией и всегда находится в курсе текущих дел. Руководитель полагается на него, когда возникает необходимость своевременно выполнить какие-либо мероприятия, подготовить официальную корреспонденцию или сводную информацию, распределить телефонные звонки и посетителей.

Принципы делового этикета не допускают фамильярных отношения между секретарем и руководством. Профессионал всегда соблюдает дистанцию и обращается к руководителю на «вы», что помогает ему достойно выходить из критических ситуаций. Для поддержания хороших отношений также рекомендуется следовать следующим правилам:

Четко представлять свои обязанности, полномочия и уровень компетенции. Это помогает решать некоторые вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя;

 

Точно выполнять поручения и не допускать ошибок в официальных документах, т.е. избавить начальника от необходимости повторно проверять каждый документ;

 

Проявлять тактичное внимание и ненавязчиво заботиться о своем руководителе. Это способствует укреплению взаимопонимания и доверия;

 

Следить за событиями в личной жизни начальника;

 

Следование бизнес этикету обязывает секретаря изучать характер руководителя, его личность. Зачастую для выполнения главных задач личного помощника служебной информации бывает недостаточно. Важно понимать рабочие привычки начальника, его предпочтения и образ мысли. Профессионал способен предвосхищать поручения руководства;

 

Недопустимо критиковать шефа при посторонних и обсуждать его поступки с коллегами.

В тандеме начальника и подчиненного обязанностями обладают обе стороны. Руководитель должен своевременно информировать подчиненного о своем местопребывании (например, если он покидает рабочее место), о служебных намерениях на сегодняшний день. Как секретарю вести себя в положении, когда он ограничен в информации? По этикету данный сотрудник не имеет права отвечать “Не знаю” на вопросы о том, получил ли шеф важные документы или при каких условиях можно с ним увидеться. Для поддержания имиджа компании, секретарь должен быть полностью информирован в рамках своей компетенции.

Как секретарю вести себя в конфликтных ситуациях

Работа секретаря предполагает постоянное общение. Деловой этикет этой профессии направлен, в первую очередь, на взаимодействие с людьми разного социально-психологического уровня. Даже высококвалифицированному профессионалу сложно избежать конфликтных ситуаций, который часто возникают в повседневной работе.

Справка

Причинами конфликтов в офисе чаще всего бывают:

  1. Факторы, мешающие достижению базовых целей: негативное влияние действий одного работника на эффективность другого, попытки решить серьезные проблемы без участия руководства, невыполнение функциональных обязанностей на разных уровнях подчинения;
     
  2. Факторы, влияющие на уровень заработка, условия труда: зависимость результатов от действий всего коллектива, организационные проблемы, функциональные нарушения системы “руководитель - подчиненный”;
     
  3. Несоответствие поступков сотрудника нормам и ценностям, принятым в коллективе.

Умение предотвращать конфликты — настоящее искусство, которое требует умения слушать оппоненту, разъяснять свою точку зрения, соблюдать спокойствие и находить индивидуальный подход к собеседнику.

Справка

Приведем десять базовых рекомендаций в рамках делового этикета секретаря по разрешению конфликтов:

  1. Внимательно слушайте собеседника;
     
  2. Задавайте вопросы, чтобы лучше понять его точку зрения;
     
  3. Сохраняйте спокойствие;
     
  4. Старайтесь максимально обосновать выражаемую вами позицию;
     
  5. Сконцентрируйтесь на предмете конфликта, не переходите на личности, общайтесь в рамках служебного этикета;
     
  6. Обсуждайте настоящее, не упоминая о прошлых спорах;
     
  7. Примите ответственность за собственную роль в конфликтной ситуации;
     
  8. В конце диалога обобщите результаты беседы;
     
  9. Договоритесь о повторной беседе с оппонентом;
     
  10. Продумайте возможности предотвращения подобных конфликтов в дальнейшем.

Для конструктивного решения любой конфликтной ситуации секретарь должен не просто следовать правилам этикета, но и уметь взаимодействовать с людьми, противостоять манипуляциям, корректно реагировать на предъявление рекламаций и владеть техниками снятия напряжения. Настоящий профессионал эмоционально устойчив, всегда находит компромиссные решения и умеет разрядить обстановку.

Знание делового этикета — непременное условие профессионализма секретаря. Это важно для обеих сторон трудового соглашения. С одной стороны, помощник руководителя — лицо компании, первый представитель ее культуры. С другой — специалист, имеющий большой потенциал в бизнес-среде.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль