Правила выдачи дубликатов документов

135
Каким бы аккуратным и ответственным не был секретарь, он не застрахован от утраты документов. Каковы правила выдачи дубликатов документов, рассказывается в настоящей статье.

Что такое дубликат документа

Дубликат документа имеет ту же форму и обладает той же юридической силой, что и оригинал. Особо следует отметить, что дублирующий экземпляр деловой бумаги оформляется и выдается только в том случае, если оригинала больше не существует. Он был утерян или уничтожен. Единственное отличие дубликата от оригинала - в наличии другого порядкового номера и серии. Как и любая деловая бумага, дубликат имеет штамп, который подтверждает его юридический статус.

Порядок выдачи дубликатов документов

Очевидно, что обоснование необходимости получения дублирующего экземпляра должно быть подтверждено соответствующим актом. Такой акт составляет комиссия, которая устанавливает причины утери оригинала. В данной бумаге комиссия указывает наименование утраченного экземпляра, его номер, серию, дату выдачи, содержание, а также причины утраты или уничтожения. В завершение приводятся сведения о составе комиссии.Правила выдачи дубликатов документов

Акт должен подписать председатель комиссии и все ее члены. Далее необходимо утверждение акта генеральным директором компании. В дальнейшем он будет храниться вместе с дублирующим экземпляром. Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия должно быть указание на факт наличия дубликата вместо оригинала. Оно делается в виде специальной отметки в разделе «Примечание».

Основная цель работы комиссии - выяснить, какие именно документы были утрачены и по какой причине. Следующий шаг - принятие мер по восстановлению утраченных деловых бумаг. Если был утрачен подлинник бумаги, то руководство структурного подразделения, в котором произошел инцидент, и члены комиссии инициируют процесс получения дублирующего экземпляра. Для это следует предпринять ряд действий, состав и последовательность которых определяются характером утраченных деловых бумаг. Это могут быть исполнительные или учредительные документы. Ниже мы подробно расскажем о процедуре восстановления и тех, и других.

Выдача дубликата исполнительного документа

Если был утрачен подлинник исполнительного листа или судебного приказа, т.е., исполнительных документов, то согласно ст. 430 ГПК РФ, дубликаты этих документов может выдать суд, который принимал решение или выносил приказ. Непосредственно на судебном заседании должно быть рассмотрено ваше заявление о выдаче дублирующего экземпляра. О времени и месте заседания должны быть извещены все лица, которые участвуют в деле. Обращаем внимание, что если эти лица не явятся на заседание, то это не станет препятствием к решению вопроса о выдаче дублирующих экземпляров.

Если исполнительные бумаги, которые вы восстанавливаете, были выданы арбитражным судом, то дублирующие экземпляры выдаются тем судом, который принял этот акт. Такой порядок закреплен ст. 323 АПК РФ. Для этого также как и в предыдущем случае нужно подать соответствующее заявление.

Важный момент: данное заявление должно быть подано до того, как истечет срок, который был установлен для предъявления исполнительного листа к исполнению.

Читайте также:

Выдача дубликата учредительных документов

Процедура выдачи дублирующих экземпляров учредительных документов, к сожалению, не регламентирована законодательством. Многие организации испытывают ряд трудностей в процессе восстановления этих бумаг.

Справка

Типовая процедура восстановления учредительных документов состоит из следующей последовательности действий:

  1. Оплата государственной пошлины.
     
  2. Подготовка заявления о выдаче дублирующих экземпляров с указанием данных, которые требует Межрайонная ИФНС или территориальная инспекция.
     
  3. Квитанция и заявление подаются в налоговую организацию.
     
  4. Дублирующие экземпляры выдаются заказчику.

Основная техническая сложность, возникающая в процессе получения дублирующих экземпляров, заключается в том, что для восстановления каждой бумаги придется повторить указанную выше последовательность действий. Рассмотрим нюансы, которые возникают при восстановлении каждой конкретной бумаги.

Восстановление ИНН

Все бумаги получаются в налоговом органе, к которому прикреплена ваша компания. Данный случай не является исключением. В каждой налоговой структуре могут быть свои особые требования к порядку подачи заявления и его оформлению. Одни требуют, чтобы данную бумагу подавал сам директор фирмы или главный бухгалтер, другие позволяют сделать это любому физическому лицу, имеющему доверенность. Доверенность должна быть заверена у нотариуса. Аналогичные требования распространяются и на порядок получения готовых дублирующих экземпляров.

Перед визитом в налоговую инспекцию вам следует подготовить следующий пакет документации:

Заявление, содержащее причину утраты оригинала ИНН, сами номера ИНН и ОГРН вашей компании;

Квитанция об уплате госпошлины;

Доверенность в случае, если заявление подает рядовой сотрудник.

Налоговую организацию, как правило, удовлетворяет в качестве причины утраты формулировка «в связи с утратой». В 2017 году госпошлина за восстановление ИНН равняется 300 рублям - в случае обычного оформления и 600 - в случае срочного.

Справка

Восстановление устава

Восстановлением устава вашей организации также будет заниматься налоговый орган. Последовательность действий ничем не отличается от других случаев восстановления - подготовка и подача заявления, уплата и предоставление квитанции о уплате госпошлины. Цена за восстановление немного отличается - здесь она составит 200 рублей за обычный порядок и 400 за ускоренный.

Восстановление ОГРН

Налоговая инспекция, которая выдавала оригинал ОГРН, выдаст и его дублирующий вариант. Заявление так же, как и в других случаях, подает либо сам руководитель компании, либо доверенное лицо. Доверенность, правда, не обязательно заверять у нотариуса. Будет достаточно подписи генерального директора и печати фирмы.

Комплект документации, который нужно подготовить, будет следующим:

Заявление от имени директора с указанием старого номера ОГРН, а также даты, когда была сделана запись в ЕГРЮЛ. Не забудьте указать причину утраты;

Квитанция, об уплате государственной пошлины;

Доверенность нужна в том случае, если директор не может лично подать заявление.

Обычно дублирующий экземпляр ОГРН готовится достаточно быстро - не более пяти рабочих дней. Нюансы восстановления данного компонента учредительной документации касаются оплаты. Она напрямую зависит от даты регистрации вашей организации. Если это произошло до 1 июля 2002 года, то госпошлина будет составлять 200 руб., а если фирма была зарегистрирована после указанной даты, то размер пошлины будет равен 20% той суммы, которая была уплачена в момент регистрации компании. Допустим, вы платили 5000 рублей. Пошлина составит 1000 рублей.

Как и в предыдущих случаях, реквизиты оплаты пошлины можно узнать в налоговой организации или на ее сайте.

Следует заметить, что сейчас практически во всех налоговых структурах предусмотрено наличие платежного терминала. Поэтому у вас нет необходимости заранее узнавать реквизиты и производить оплату. Вы сможете сделать это и получить нужную квитанцию непосредственно в здании налоговой организации.

Справка

Восстановление свидетельства о внесении изменений ГРН

Завершающий этап процесса восстановления учредительных бумаг - получение дублирующего экземпляра свидетельства о внесении изменений ГРН. Никаких особенностей в получении данной бумаги нет. Органом, с которым вы будете иметь дело, станет все та же налоговая инспекция. Руководитель вашей компании должен будет подготовить еще одно заявление. Так же нужно заранее подготовить доверенность на случай, если директор не сможет лично посетить налоговую организацию.

Иногда задают вопрос, есть ли необходимость в получении дублирующего экземпляра свидетельства ГРН? Дело в том, что многие банки требуют данную бумагу. Поэтому такой дубликат все же лучше получить. Сразу стоит сказать, что оплачивать государственную пошлину нужно за каждое свидетельства о внесении изменений ГРН. Размер пошлины - 300 рублей. Обычно все бумаги изготавливаются в течение 5 рабочих дней.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль