Подготовка документов к передаче в архив

95
В течение года в организации производится огромное количество деловых бумаг. Часть из них подлежит утилизации, а часть - формируется в дела и передается на хранение в архив. Как подготовить документы к передаче в архив, рассказывается в настоящей статье.

Подготовка дел к хранению

Прежде чем сдать папки с деловым бумагами в архив, их нужно сформировать в дела, систематизировать и надлежащим образом оформить. Все необходимые операции по подготовке документов к передаче в архив осуществляют работники службы ДОУ и секретари отделов.

Основные операции при оформлении дел

Проверка правильности группировки документов в дела

Первая задача данной операции - проверка соответствия деловой бумаги и ее заголовка, зафиксированного в номенклатуре дел. Подготовка документов к передаче в архивВторая - проверка порядка расположения бумаг внутри дела. Бумаги могут сортироваться по разным критериям: в алфавитном порядке - по имени корреспондента, тематически - по затрагиваемым вопросам, по времени создания, по месту создания и т.д.

Брошюровка (подшивка)

Когда дело окончательно сформировано, его требуется подшить и переплести. Перед проведением этой операции нужно совершить ряд вспомогательные действий:

  1. Удалить со всех листов посторонние предметы: скрепки, булавки и т.п.
  2. Снять листы со скоросшивателя;
  3. Под последний документ дела вложить лист-заверитель дела (о нем речь пойдет ниже);
  4. В начало дело (в случае необходимости) вложить внутреннюю опись.

Согласно общепринятому стандарту объем дела должен быть не более 250. В ситуации, когда листов накапливается больше, создается второй том дела.

Справка

Нумерация листов

Данная операция имеет две цели - контроль сохранности всех бумаг и облегчение их поиска.

Для осуществления данной процедуры используется черный графитовый карандаш или специальный нумератор. Чернила или карандаши других цветов использовать нельзя. Номера страниц ставят только с лицевой стороны листа, в правом верхнем углу, при этом нужно следить, чтобы не был задет основной текст.

Если формат листа больше, чем А4, то порядок нумерации следующий. Если лист подшит за один край и потом свернут, то он считается одной страницей. Если лист сложен и подшит за середину, то двумя. Фотографии и иллюстрации нумеруются в левом верхнем углу обратной страницы. Иногда в состав дела входят конверты, содержащие текстовые данные и вложения, в этом случае сам конверт нумеруют отдельно, а вложения - очередным номером за ним, каждое отдельно. При формировании нескольких томов в каждом из них создается отдельная нумерация.

Составление листа-заверителя дела

Как уже отмечалось выше, лист-заверитель дела размещается на специальном последнем листе дела. В нем фиксируются итоги предыдущей операции - нумерации. В листе цифрами и прописью фиксируют количество листов, которые были пронумерованы, потом пишут слова «в том числе» и на отдельных строках указывают количество литерных листов и количество пропущенных листов.

Далее ставится знак «+» и после него указывается количество листов внутренней описи, если таковая имеется.

Лист-заверитель должен быть подписан лицом, который его составил. Нужно указать должность этого лица, фамилию, инициалы и дату составления бумаги. Ни в коем случае нельзя использовать обложку дела и оборотную сторону последнего листа в качестве размещения данных, содержащихся в листе-заверителе.

Типовая форма листа-заверителя, рекомендованная Основными правилами работы архивов, представлена на Рис. 1:

Подготовка документов к передаче в архив

Рис. 1. Форма листа-заверителя дел

Читайте также:

Составление внутренней описи документов дела

Иногда в состав дел входят документы, имеющие особую ценность. Это личные дела, папки с бумагами, связанными с присуждением ученых степеней или присвоением ученых званий. Вся документация, связанная с областью авторских свидетельств и патентов. Дела, имеющие отношение к судебному производству, следствию и т.п. Во всех этих случаях необходимо наличие внутренней описи компонентов дела.

В отличие от заверительного листа, внутренняя опись размещается на первом листе дела. Сведения, содержащиеся в обоих бумагах, аналогичны - это количество единиц дела, а также количество листов самой описи.

Типовая форма внутренней описи представлена на Рис. 2:

Подготовка документов к передаче в архив

Рис. 2. Форма внутренней описи документов дела

Внесение уточнений в реквизиты обложки дела

Конечно, обложка дела создается не в тот момент, когда бумаги готовятся к передаче в архив. Она оформляется гораздо раньше - в момент заведения дела. Состав компонентов и реквизитов обложки строго регламентирован ГОСТом 17914-72:

Название компании;

Название отдел компании;

Индекс дела в системе делопроизводства компании;

Заголовок дела;

Срок хранения.

Однако для передачи дела на хранение в архив данный список не является исчерпывающим. Он должен быть дополнен и уточнен. В частности, следует добавить следующие данные:

Если дело имеет несколько томов, то нужно добавить номер текущего тома;

Даты начала и окончания дела (крайние даты);

Общее количество листов в деле;

Номер фонда, описи и дела по описи.

Следует отметить, что последний пункт добавят на обложку сами работники архива.

Оформление обложки дела

Разработка и оформление обложки требуют соблюдения ряда требований. Название компании пишется в именительном падеже. Иногда название компании меняется в течение года. В таком случае нужно привести оба названия. Делается это следующим образом: старое название заключается в скобки, а сразу под ним приводится новое.

Обычно заголовок дела совпадает с тем, который зафиксирован в номенклатуре дел. Он ставится на обложку сразу при формировании дела.  Однако может возникнуть такая ситуация, что последующий анализ содержания папки приведет к заключению о необходимости корректировки заголовка. Если он будет изменен, то в номенклатуру дел нужно внести соответствующее дополнение.

Справка

Согласно общепринятому стандарту заголовок имеет следующую структуру:

  1. Вид дела: дело, переписка, документы, материла и т.д. или вид деловых бумаг: протоколы, отчеты, акты, приказы.
     
  2. Автор или корреспондент. Последний указывается в случае переписки.
     
  3. Основной вопрос, который отражают суть документов.

Следующий обязательный атрибут, который размещается на обложке - крайние даты. Ими являются даты самого раннего и самого позднего документа, входящих в папку.

Далее следует указать срок хранения. Для бумаг постоянного хранения - «Хранить постоянно», а для всех остальных - конкретный срок.

Когда будет указывать количество листов дела, обратите внимание, что листы внутренней описи и листа-заверителя не включается в это количество.

Типовая форма обложки приведена на Рис. 3:

Подготовка документов к передаче в архив

Рис. 3. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Справка

Составление и оформление описи дела

Заключительная процедура подготовки деловых бумаг на передачу в архив - составление описи.
Опись представляет собой архивный справочник, содержащий сведения о единицах хранения фонда. Эти сведения организуются в форме систематизированного перечня. Основное назначение описи - учет и фиксация систематизации. Она также является справочным материалом в процессе делопроизводства.

Расположение дел в описи соответствует их значимости. В качестве примера можно привести такой порядок: устав фирмы, протоколы собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы генерального директора, годовой план и т.д.

Типовая форма описи представлена на Рис. 4

Подготовка документов к передаче в архив

Рис. 4. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль