Полезные функции MS Word

1310
Постоянно растущий объем документооборота требует от секретарей совершенствования знаний офисных приложений, в частности Microsoft Office. Как облегчить работу с многостраничными документами в этом приложении, рассказывается в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

  • как создать оглавление документа;
  • как создать перечень иллюстраций;
  • как создать предметный указатель.

Создание оглавления

Предварительным этапом создания оглавления является применение ко всем заголовкам текста соответствующего стиля. Программа распознает стиль заголовков и собирает из них оглавление.

В приложении Word по умолчанию встроена коллекция стилей для заголовков всех уровней. Она показана на Рис. 1.

Полезные функции MS Word

Рис. 1. Коллекция стилей

Стиль, используемый в приложении по умолчанию, называется «Обычный». Он соответствует стилю основного текста.

Теперь нужно применить этот стиль к заголовкам, которые войдут в оглавление. Процедура применения стилей проста - выделяем текст, которые должен стать заголовком, ведем курсор мыши к верхней области экрана, где находится коллекция стилей и выбираем «Обычный» (рис. 2):

Полезные функции MS Word

Рис. 2. Опция Обычный стиль в коллекции стилей

Повторяем указанное действие для всех заголовков будущего оглавления.

Теперь можно приступать непосредственно к созданию оглавления.

Сначала нужно выбрать место, куда оно будет вставлено. Обычно это самое начало документа, под основным заголовком. Туда нужно поставить курсор.

Следующий этап - в основном меню выбираем пункт Ссылки, а в ней подпункт - Оглавление - (Рис. 3):

Полезные функции MS Word

Рис. 3. Закладка Ссылки в главном меню

Оглавление будет создано приложением автоматически. В нем будут использованы помеченные вами заголовки и указан номер страницы, на которой они находятся. Теперь перемещаться по многостраничному документу будет гораздо проще - чтобы попасть на нужную страницу, вам нужно кликнуть левой кнопкой мыши на названии заголовка, удерживая при этом нажатой клавишу CTRL. 

Мы рассмотрели первый способ создания содержания документа.

Второй способ основан на изменении параметров и внешнего вида уже существующего оглавления. Последовательность действий в данном случае будет такой:

Выделяем существующее оглавление;

Идем в главное меню и выбираем в вкладки Ссылки - Оглавление.

В нижней части меню находим кнопку Оглавление и нажимаем ее. См. рис. 4:

Полезные функции MS Word

Рис. 4. Опция Оглавление

Теперь в окне, которое открылось, нужно задать параметры будущего оглавления.

Отдельно нужно сказать о параметре Уровни (см. рис. 5). Как известно, заголовки бывают нескольких уровней - первого, второго, третьего и т.д.  Если вы хотите использовать в оглавлении только заголовки первого уровня (краткий вариант содержания), то в поле Уровни выберите значение «1», а если хотите создать подробное содержание документа, в котором будут использованы заголовки всех трех уровней, то выберите значение «3».

Полезные функции MS Word

Читайте также:

Рис. 5. Окно Оглавление для настройки параметров оглавления

Когда вы нажмете на кнопку «ОК», возникнет предупреждающее диалоговое окно о замене выделенного оглавления. Нажмите кнопку «Да» (рис. 6).

Полезные функции MS Word

Рис. 6. Диалоговое окно MS Word

Назначение заголовкам разных уровней соответствующих уровней в оглавлении

Иногда возникает ситуация, когда в процессе создания документа используются разные уровни заголовков, но программа создает оглавление одного уровня, т.е. список содержания. В том случае, если вам необходимо создание иерархически организованного оглавления, следует каждому уровню заголовков принудительно задать необходимый уровень оглавления.

Делается это следующим образом:

Идем в главное меню выбираем пункт «Ссылки»;

Выбираем пункт «Оглавление» и подпункт «Параметры» (рис. 7-8):

Полезные функции MS Word

Рис. 7. Опция Параметры в диалоговом окне Оглавление

Полезные функции MS Word

Рис. 8. Окно Параметры оглавления

Мы находимся в окне «Параметры оглавления». Здесь нужно каждому уровню заголовка поставить в соответствии уровень оглавления.

Далее нажимает кнопку ОК, потом еще раз, теперь все сделанные изменения будут сохранены. В результате вы получаете оглавление, организованное по-новому: в нем учитывается иерархия заголовков.

Обновление оглавления

На первых порах работы в Word мы сталкиваемся со следующей ситуацией - мы редактируем заголовки в документе, а в содержании они остаются прежними. Дело в том, что в данном приложении не предусмотрена функция автоматического обновления оглавления. Его нужно обновить вручную. Делается это просто: нужно поместить курсор на любой строке существующего оглавления, далее нажать правую кнопку мыши. Откроется контекстное меню, в нем выбрать пункт «Обновить поле» (рис. 9).

Полезные функции MS Word

 Рис. 9. Опция Обновить поле

После выбора появится окно диалога с предложением выбрать необходимый параметр обновления: только номеров страниц или всего документа целиком (рис. 10):

Полезные функции MS Word

Рис. 10. Диалоговое окно выбора параметров обновления.

Создание перечня иллюстраций 

Процесс создания перечня иллюстраций, встречающихся в документе, очень похож на процесс создания оглавления.

Сначала вы помечаете элементы текста определенным образом, а потом программа собирает из этих элементов необходимый перечень с указанием номеров страниц, где они находятся.

Допустим, в нашем документе встречаются схемы, и нам нужно составить их перечень. Сначала нужно эти схемы подписать. Процедура создания подписей будет следующей:

Выбираем вкладку «Ссылки»;

В этой вкладке находим пункт «Вставить название»;

Появляется окно диалога «Название» (рис. 11):

Полезные функции MS Word

Рис. 11. Окно диалога «Название».

В программе по умолчанию предусмотрено несколько вариантов подписей: рисунок, таблица, формула. Нам нужно подписать схемы, поэтому ни один из этих вариантов не подходит. В приложении предусмотрена возможность добавления нового названия. Для этого в открытом окне диалога «Названия» нужно нажать кнопку «Создать». Появится новое окно диалога, в котором нужно напечатать слово «Схема» и нажать кнопку «ОК» (Рис. 12):

Полезные функции MS Word

Рис. 12. Окно диалога «Название»

Далее наши схемы нужно пронумеровать. Для этого нужно выбрать пункт «Нумерация». Появится новое окно диалога с предложением выбрать требуемый формат нумерации: арабские или римские цифры, буквы алфавита и т.д. (рис. 13):

Полезные функции MS Word

Рис. 13. Диалоговое окно Нумерация названий

Выбираем нужный формат и нажимает кнопку «ОК».

Теперь все схемы нашего документа имеют подпись и номер. Остается автоматически собрать их перечень. Помещаем курсор в том месте, где должен будет находится перечень схем и совершаем следующие действия:

Выбираем пункт «Ссылки»;

Выбираем подпункт «Список иллюстраций».

Попадаем в окно диалога (рис. 14):

Полезные функции MS Word

Рис. 14. Окно диалога «Список иллюстраций»

В этом окне предусмотрен предварительный просмотр внешнего вида перечня иллюстраций. Вы можете выбрать нужные вам варианты отображения и нажать кнопку «ОК».

Создание предметного указателя 

Еще одна функция, полезная при работе с большими документами - создание предметного указателя. Если вы создаете объемное методическое пособие или материалы для обучающего курса, то предметный указатель - незаменимое средство поиска нужных терминов и определений в тексте.

В такой указатель можно включить как одно слово, так и словосочетание и даже фразу. Автоматическое создание указателя предусмотрено в приложении Microsoft Word.

Так же, как и в случае создания оглавления и списка иллюстраций, текст, который будет в итоге собран в предметный указатель, должен быть соответствующим образом помечен.

Допустим, нам требуется включить в указатель какой-нибудь термин. Мы находим его в тексте и выделяем. Дальше идем в меню Ссылки, выбираем пункт «Пометить элемент» и попадаем в окно диалога «Определение предметного указателя» (рис. 15). Существует альтернативный способ открытие этого окна - после выделения нужного термина, нажать одновременно клавиши Alt+Shift+X.

Полезные функции MS Word

Рис. 15. Диалоговое окно Определение элемента указателя

Выделенный нами в качестве термина текст появится поле «Основной». При необходимости его можно отредактировать. В следующем поле «Дополнительный» опционально указывается элемент, который будет указываться в предметном указателе сразу под основным термином.

Кроме того, в данном диалоговом окне в пункте «Параметры» предусмотрена возможность указания перекрестной ссылки.

Вы можете также выбрать формат номера страницы, который будет указан рядом с термином. Последнее действие, после того, как все необходимые параметры будут выбраны, - нажать кнопку «Пометить» (рис. 16):

Полезные функции MS Word

Рис. 16. Диалоговое окно Определение элемента указателя

В приложении Word существует опция «Отобразить все знаки». Если она будет включена, то все фрагменты текста, помеченные для предметного указателя в качестве терминов, будут помечены знаком «{ХЕ «Термин»}»

Если эту опцию отключить, то текст будет отображаться без пометок.

Теперь, когда все подготовительные процедуры совершены, можно приступать к форматированию самого предметного указателя.

Для начала его нужно собрать. Повторяем уже знакомую нам последовательность действий:

Помещаем курсор в предполагаемое место вставки предметного указателя.

Идем в пункт меню «Ссылки» и выбираем там подпункт «Предметный указатель».

Попадаем в окно диалога «Указатель» (рис. 17):

Полезные функции MS Word

Рис. 17. Окно диалога «Указатель».

Здесь выбираем все необходимые параметры. Если возникнет необходимость изменить стиль оформления, то нужно нажать кнопку «Изменить». Мы попадем в окно диалога «Стиль» (рис. 18):

Полезные функции MS Word

Рис. 18. Окно диалога «Стиль»

Опять же выбираем все желаемые параметры и нажимаем кнопку «ОК».

Наш предметный указатель будет выглядеть примерно следующим образом:

Полезные функции MS Word

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль