Обеспечение офиса

446
Мало собрать компанию профессионалов, найти удобное помещение под офис, наладить контакты с клиентами. Работоспособность его надо постоянно поддерживать. Обеспечение деятельности офиса – это кропотливая и многогранная работа.

Работающий офис – как отдельный сложный организм. Все происходящие в нем процессы, которые напрямую не связаны с выполнением функциональных обязанностей сотрудников, нельзя пускать на самотек. Слаженно работающий офис – это не только залог прибыльности бизнеса, но и гарантия того, что сотрудники будут чувствовать себя комфортно, удобно, не будут отвлекаться на выполнение работы, не имеющей отношения к бизнес-процессам. А комфорт сотрудников напрямую связан с их мотивацией, отдачей, заинтересованностью в работе. Вот в чем важность организации работы офиса.

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Проблема в том, что в понятие «обеспечение работы офиса»    вкладываются зачастую разные функциональные обязанности. Обеспечение офисаВ одной организации задачами является закупка канцтоваров и прием посетителей, в другом, особенно если речь идет о крупном юридическом лице, - это будет огромный набор разных требований. Причем настолько разных, что специалист, занимающийся организацией работы офиса, является специально обученным сотрудником.

Крупные компании, как правило, принимают на работу отдельного сотрудника, на которого возлагаются функции «хозяйки офиса». Занятий у такого сотрудника превеликое множество, поэтому в таких компаниях этот функционал редко объединяют с секретарской должностью.

Такой сотрудник курирует разноплановые задачи – как текущие (регулярные заказы канцтоваров, хозяйственных товаров, оплату счетов организаций по снабжению коммунальными услугами и др), так и внезапно возникшие - вызов бригады в случае аварии, координация персонала при возникновении нештатных ситуаций. Как говорится, такой сотрудник «и швец, и жнец, и на дуде игрец».

Читайте также:

Хозяйственное обеспечение офиса

Справка

Организация обеспечения офиса включает в себя один из главных пластов – наличие всего необходимого в офисе в его хозяйстве. Сюда входит:

  1. закупка чая, кофе, «печенек», одноразовой посуды, воды и всего, что принято в конкретном офисе иметь для удобства сотрудников для кофе-брейков;
     
  2. проверка наличия всей бытовой химии для уборки офиса и поддержания его чистоты;
     
  3. обеспечение помещений всеми гигиеническими средствами;
     
  4. закупка канцелярских товаров, распределение их между сотрудниками;
     
  5. заказ визиток, брошюр, корпоративных товаров;
     
  6. решение вопросов питания сотрудников;
     
  7. работа со спец. одеждой, униформой, бейджами и т.д.;
     
  8. организация пространства для приема посетителей и другие функции.

Обеспечение жизнедеятельности офиса предполагает в первую очередь решение вышеуказанных задач, именно эта категория вопросов относится к хозяйственному обеспечению.

Техническое обеспечение офиса

Справка

Пожалуй, эта сторона организации работы наиболее приближена к бизнес-процессам. Сюда входит такой функционал:

  1. закупка офисной техники;
     
  2. отслеживание ее работы (гарантийные сроки, наличие комплектующих деталей);
     
  3. обеспечение расходными материалами;
     
  4. уход и поддержание работоспособности иных технических устройств – систем кондиционирования, очистки воды, телефонных аппаратов, специальной техники (например, банковской);
     
  5. работа с организациями коммунального хозяйства (поверка, замена счетчиков, снятие показаний, передача информации для проведения расчетов, получение счетов);
     
  6. работа с контрагентами по регулярному обслуживанию техники и различных систем (пожаротушения, кондиционирования, вентиляции и др.);
     
  7. решение оперативных задач, например, очистка крыльца офиса от наледи, организация удобства клиенткой зоны.

Разумеется, перечислены лишь  наиболее типичные задачи, которые ложатся на плечи организатора офиса, а конкретные обязанности такого сотрудника прописываются в его должностной инструкции применительно к каждой конкретной фирме.

Комплексное обеспечение офиса

В зависимости от задач конкретной компании организация работы офиса может ограничиваться лишь хозяйственным обеспечением, либо сочетать хозяйственное и техническое, а может быть комплексным – т.е. включать еще ряд разнообразных обязанностей. Например:

хранение, сопровождение договоров, связанных с жизнедеятельностью офиса;

организация получения сотрудниками периодических изданий и профессиональной литературы;

работа с курьерами, водителями, уборщицами, охранниками и иным персоналом;

организация командировок руководителя и сотрудников (заказ отелей, билетов, обеспечение всем необходимым);

работа над корпоративными мероприятиями;

поздравление контрагентов и клиентов компании;

составление графика работы подчиненных сотрудников.

Как видим, комплексное обеспечение офиса – наиболее расширенный набор обязанностей, сотрудник для этой работы должен обладать огромной стрессоустойчивостью, навыками общения, специальными знаниями и умениями, способностью работать в режиме многозадачности, с большими объемами информации.

Организация обеспечения офиса

Как же организовать решение всех этих задач? Компании подходят по-разному к данному вопросу. Одни обходятся должностью секретаря, возлагая на него хозяйственное обеспечение офиса (если режим работы и количество сотрудников позволяют совмещать выполнение данных задач). Техническое обеспечение офиса при этом передается в отделы информационных технологий или отделы снабжения.

Если речь идет о комплексной организации работы компании, то такая должность в настоящее время называется «офис-менеджер». Именно этот сотрудник является «хранителем очага» компании и именно он знает, как поступать после полученного распоряжения руководителя, что «фирме надо то-то и то-то».

Набор функциональных обязанностей офис-менеджера в большинстве компаний стандартный. В крупных фирмах весь комплексный набор задач может быть разделен между разными сотрудниками. Иными словами, каждая отдельная компания самостоятельно решает, как ей удобнее и экономичнее организовать обеспечение жизнедеятельности офиса.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль