text
Секретариат

Приказ о назначении ответственного

  • 25 июля 2017
  • 2500

Согласно распространенному мнению, делопроизводство организации находится исключительно в ведении канцелярии или службы ДОУ. Однако на практике к работе с деловыми бумагами часто привлекаются сотрудники других структурных подразделений компании. Как оформляется приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ, читайте в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

  • как оформляются приказы о назначении ответственных лиц в ДОУ;
  • как используется форма приказа о назначении ответственного лица;
  • как оформляется приказ о назначении ответственного за архив.

Делопроизводство организации - сложная и многоаспектная система взаимоотношений разных уровней организационной структуры компании. Оно контролируется не только канцелярий или отделом ДОУ, как это может показаться на первый взгляд. Весьма распространенной практикой является привлечение работников самых разных отделов компании к осуществлению функций по работе с документацией. Это ставит перед сотрудниками службы ДОУ задачу надлежащего контроля за реализацией делегированных полномочий ответственными сотрудниками. От этого зависит целостность и управляемость всей системы делопроизводства компании.

Порядок назначения ответственных лиц в ДОУ

Ответственными за работу с документами часто назначают сотрудников структурных подразделений компании. Структурные подразделения являются органами управления внутри организации, имеющими строго закрепленный набор полномочий. Приказ о назначении ответственногоОрганизационные и кадровые документы предприятия определяют также количество отделов и их штатный состав.

Традиционно в иерархической структуре компании выделяют внешние и внутренние структурные подразделения.  К первым относятся филиалы и представительства, ко вторым - отделы, службы, управления, подразделения и т.п. В данной статье мы будем говорить о делегировании ответственности за делопроизводство сотрудникам внутренних структурных подразделений, поскольку именно этот вопрос вызывает наибольшие сложности.

В чем они заключаются?

Как это ни парадоксально, сложности заключаются в территориальной близости отделов к основному аппарату управления предприятием и к центральному отделу ДОУ. Руководители отделов считают, что наличие в компании специализированной службы ДОУ освобождает их от необходимости дополнительно брать на себя функции по работе с документацией. Отчасти их позицию можно понять. Обязанностью канцелярии, секретариата, службы ДОУ или общего отдела (в разных компаниях они могут иметь разные наименования) является именно обеспечение бесперебойной и четкой работы по документационному обеспечению управления. Однако документированию подлежит вся деятельность компании, и без помощи отделов сотрудникам вышеназванных служб не обойтись. Таким образом, в ДОУ предприятия должны принимать участие все его структурные подразделения.

Справка

Организацию делопроизводства в компанию классифицируют на три формы: централизованную, децентрализованную и смешанную.

  1. Если все функции делопроизводства сосредоточены в одном специализированном отделе компании (канцелярии, службе ДОУ, секретариате, общем отделе), то мы имеем дело с централизованной формой организации делопроизводства.
     
  2. Если каждое структурное подразделение фирмы самостоятельно реализуют функции ДОУ, то мы имеем дело с децентрализованной формой.
     
  3. Чаще всего на практике встречается смешанная форма организации делопроизводства. В этом случае ответственность за ДОУ распределяется между специальным отделом и структурными подразделениями.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ

Применяемая на предприятии форма организации делопроизводства не отменяет необходимости назначения ответственного за делопроизводство по каждому структурному подразделению. Канцелярия или секретариат должны определить состав функций, которые будут переданы данному сотруднику, а само назначение ответственного лица оформляется соответствующим приказом.

Единой стандартной формы приказа не существует. Есть несколько положений, которые данный приказ должен содержать в обязательном порядке. Это - субъект возлагаемой ответственности, время ее наступления и предмет этой ответственности, т.е., круг обязанностей данного сотрудника. Непременным условием является, естественно, обязательное ознакомление ответственного работника с содержанием приказа.

Желательно включить в текст документа пункт о порядке замещения данного работника на случай его отсутствия в течение непродолжительного времени, например, в случае болезни или командировки.

Обратите внимание, что в данном приказе не должно содержаться информации о сумме доплаты за исполнение дополнительных обязанностей, если таковая предполагается. Информация такого рода относится к персональным данным работника. Отделу кадров предприятия нужно будет произвести подготовку другого приказ «Об установлении персональных дополнительных выплат» или «О порядке увеличения объема выполняемой работы».

В должностной инструкции сотрудника, на которого возложены дополнительные обязанности, рекомендуется зафиксировать новые обязанности. В некоторых компаниях нет должностных инструкций, в таких случаях перечень новых обязанностей можно дать непосредственно в приказе или инструкции по делопроизводству.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ относится к деловым бумагам, которые нужно регулярно проверять на соответствие актуальности содержания. Лицо или группа лиц, ответственных за работу с документами в данном отделе, могут разорвать трудовые отношения, уйти в долгосрочный отпуск или перейти на другую должность. Например, может возникнуть ситуация, что ответственный работник после перевода на новую должность уже не сможет выполнять обязанности по работе с документами. Данные функции, скорее всего, придется выполнять работнику, пришедшему на место прежнего. Таким образом, не измененный вовремя приказ окажется составленным на сотрудника, который уже не числится в штате.

Читайте также:

Форма приказа о назначении ответственного лица

Приказ о назначении ответственного

Создание и учет документов

Несколько слов нужно сказать о типах деловых бумаг, передача которых может быть осуществлена в введение новых ответственных за делопроизводство. Конечно, в случае каждого конкретного предприятия данный перечень может модифицироваться, но следует обратить внимание на то, чтобы базы данных по документам (журналы регистрации) оставались под контролем основного отдела ДОУ. 
Напротив, деловые бумаги, связанные с профилем деятельности данного подразделения, должны создаваться, учитываться и храниться в  соответствующих отделах.

Справка

Приказ о назначении ответственного за архив

Как и в рассмотренном выше случае, ответственный за архив назначается соответствующим приказом.

Имейте при этом в виду, что ст. 60 ТК РФ запрещает требовать от сотрудника исполнения обязанностей, не оформленных трудовым договором.

В случае, если дополнительные функции не попадают в перечень функциональных обязанностей данного сотрудника, то их оплата должна осуществляться также в дополнительном порядке. Этот случай аналогичен оплате совмещения или совместительства. Допустим, в штатном расписании фирмы есть должность ответственного за архив. В таком случае, оплата дополнительных обязанностей по работе с архивом может быть оформлена как совместительство или совмещение.

Другой вариант оформления данных обязанностей предполагает внесение их в должностную инструкцию сотрудника согласно ст. 72 ТК РФ. В таком случае, работа с архивом будет частью должностных обязанностей данного сотрудника, не предполагающая дополнительной оплаты.

Третий вариант оформления дополнительных обязанностей по работе с архивом возможен как доплата за повышение интенсивности труда или увеличение объема работ.

Приказ о назначении работника, ответственного за подготовку юридических документов к передаче в архив предприятия

Приказ о назначении ответственного

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.