Советы по работе в Excel для секретаря

2452
Чаще всего секретарь использует приложение Microsoft Excel для создания журналов регистрации документов и разного рода таблиц. Однако возможности этого приложения гораздо шире. Как получить сумму значений ячеек, создавать формулы и строить диаграммы, рассказывается в этой статье.

Всем хорошо известно, что Microsoft Excel - редактор таблиц. Однако это приложение позволяет делать сложные статистические расчеты и работать с базами данных.

Основной инструмент, с помощью которого Excel осуществляет расчеты, - это формула. Любое вычисление в приложении Microsoft Excel называется этим термином. По умолчанию в программу встроено огромное количество формул, с помощью которых можно произвести все базовые математические, статистические, бухгалтерские, экономические и другие расчеты. Советы по работе в Excel для секретаряОднако пользователь в соответствии со своими задачами может составлять собственные формулы.

1.Первым шагом по созданию формулы является помещение курсора в ячейку, где должен появится результат вычисления.

2.Второй шаг - вставка знака равенства (=) в начало строки. Этот знак - обязательный атрибут формулы, само его наличие является для программы сигналом, что все введенные в ячейку значения - это компоненты формулы, а не набор символов.

3.Третий шаг- непосредственно ввод компонентов формулы, о чем будет рассказано далее.

Все вводимые в ячейку символы дублируются в верхней строке формул, расположенной сразу над таблицей.

Советы по работе в Excel для секретаря

Рис. 1. Вычисление простой суммы

Вычисление суммы

Справка

На заметку

Когда вы работаете в окне приложения Excel, вам нет необходимости запускать встроенный в Windows калькулятор - все вычисления можно произвести прямо внутри ячейки.

Допустим, вам нужно сложить два числа. Помещаем курсор в любую ячейку открытого окна приложения.

  • Шаг первый - вводим знак равенства.
  • Шаг второй - вводим первое число, ставим знак "плюс " и вводим второе число.
  • Шаг третий - нажимаем Enter.

Искомая сумма появится в этой же ячейке. Ее можно копировать и вставлять.

Потом нажимаем клавишу Delete, очищаем ячейку. Все остальные арифметические действия выполняются точно также. Для умножения после первого числа вводим символ "* ", а для деления - "/".

На практике функция сложения используется в Microsoft Excel совсем в других случаях. Самое распространенный - вычисление суммы ячеек в таблице, которая уже создана.

Пример расчетов 

Изучим возможности Excel на примере таблицы подарков к Международному женскому дню, которые фирма собирается сделать женщинам - руководящим лицам других организаций. Таблица представлена ниже:

Советы по работе в Excel для секретаря

Рис. 2. Исходная таблица по поздравлениям к Международному женскому дню

Предварительный анализ таблицы показывает, что подарки делятся на четыре категории. Категория подарка определяет его стоимость. Стоимость букетов, которые прилагаются к подаркам, также различается. Для подарков категории VIP и первой категории она составляет 2000 руб., для второй и третьей - 1500.   

Справка

Использовать таблицу можно несколькими способами.

1.Во-первых, на основе собранных сведений можно составить план-график поздравлений: кто, кого и когда должен поздравить.

2.Во-вторых, данные таблицы позволяют составить несколько видов отчетов по представительским расходам.

3.В-третьих, на основе данных о стоимости можно составить диаграмму расходования средств на подарки разных категорий.

Мы рассмотрим два последних способа использования таблицы.

Вычисление суммы значений ячеек в Microsoft Excel

Сначала определим, какое количество денег было потрачено только на подарки. Эти данные находятся в столбце "Е" нашей таблицы.

Последовательность действий в данном случае будет такой:

Помещаем курсор в ячейке, в которой должна быть общая стоимость подарков, т.е. сумма. Скорее всего, это будет самая нижняя ячейка столбца "Е".

Находим группу команд Редактирование во вкладке меню Главная, выбираем знак суммы ∑.  Обратите внимание, что при использовании встроенных формул, вам нет необходимости вручную вводить знаки "=" или "+". Наличие знака ∑ уже подразумевает операцию вычисления.

Если в качестве ячейки для итогового значения вы выбрали нижнюю ячейку столбца "Е", то программа сама предложить вам диапазон ячеек, значения которых будут суммированы - Е2-Е16 (рис.3).

Нажимаем клавишу "Enter", в выбранной ячейки появляется общая стоимость подарков.

Повторяем вышеприведенную последовательность действий для столбца "F" и получаем общую стоимость букетов.

Советы по работе в Excel для секретаря

Рис. 3. Формула суммы

Очевидно, что следующим этапом наших вычислений станет определение общей стоимости подарков и цветов. Выбираем ячейку для итогового значения, выбираем знак и выделяем мышью две ячейки – со стоимостью подарков (Е17) и стоимостью цветов (F17). Общая формула будет выглядеть следующим образом = "∑ (Е17 F17)" (рис. 4):

Советы по работе в Excel для секретаря

Рис. 4. Общая сумма за подарки и цветы

Читайте также:

Создание автоматически изменяемой суммы значений ячеек

Иногда возникают ситуации, когда данные в таблицу не вводятся сразу все, к как в данном случае, а течение какого-то времени. При этом есть необходимость постоянно контролировать значение суммы вводимых данных. Другими словами, нам нужна автоматически изменяемая сумма.

Чтобы ее создать, нужно совершить ряд действий:

Выбираем ячейку для суммы.

Вводим в нее знак равенства и далее сразу, без пробела, начинаем вводить слово "сумм".

С первых же вводимых символов программа предложит автоматически ввести команду СУММ. Кликаем по ней двойным щелчком мыши и команда появляется в ячейке "=СУММ(".

Выбираем мышью ячейки, сумма значений которых нас интересует. В нашем случае это будет СУММ(Е2:Е16).

Нажимаем клавишу Enter, и искомое значение появляется в выбранной ячейке.

Теперь эта ячейка будет содержать формулу автоматически изменяемой суммы.

Что это означает на практике?

Допустим, стоимость некоторых подарков по факту вышла ниже или выше той, которая предполагалась ранее. Например, стоимость подарка зам. министра экономики категории VIP оказалось не 15700, как планировалось, а 18000. Мы просто вводим новое значение стоимости в соответствующую ячейку и нажимаем Enter. Мы увидим, что у нас сразу поменялись два значения - общая стоимость подарков и итоговая сумма.

Подсчет суммы значений выбранных ячеек 

Допустим, нас интересует не только общее значение стоимости подарков, но сумма стоимости подарков каждой категории. Другими словами, нам нужно посчитать не просто сумму значений ячеек всего столбца, а только некоторых из них.

Как это сделать? Ниже приведена последовательность действий для данной ситуации.

Готовим ячейку для итоговых данных, ставим в нее курсор;

Вводим знак "=", потом значение "СУММ";

Выбираем ячейки,  значения которых нужно сложить. Сделать это можно следующим образом: удерживая нажатой клавишу , последовательно выбираем все ячейки с категорий подарка "".

Нажимаем Enter и получаем в выбранной ячейке стоимость подарков данной категории.

Аналогичным образом определяем стоимость подарков других категорий (рис. 5)

Советы по работе в Excel для секретаря

Рис. 5. Суммы подарков разных категорий

Построение диаграммы 

Полученные данные по стоимости подарков разных категорий можно использовать для построения диаграммы.

Для этого совершаем ряд действий:

категория подарка

стоимость

на подарки категории VIP

47 890

на подарки 1-й категории

58 000

на подарки 2-й категории

29 900

на подарки 3-й категории

8500

Находим группу команд Диаграммы в верхнем меню Вставка.

Выбираем пункт Рекомендуемые диаграммы.

Среди предложенных вариантов находим вариант Круговая и нажимаем ОК.

Поверх рабочего листа нашей таблицы появится диаграмма. Его можно зацепить курсором мыши и расположить в любой месте.

Чтобы изменить размер диаграммы, нужно навести курсор на угол окна с диаграммой и, зацепив кликом мыши появившуюся двойную стрелку, установить нужный размер.

Чтобы изменить название диаграммы, кликните на поле Название диаграммы и введите нужный текст.

Справка

Рядом с диаграммой вы увидите три кнопки:

  1. Элементы диаграммы - с ее помощью можно удалить или изменить элементы диаграммы (заголовок, подписи данных и т.д.);
     
  2. Стили диаграмм - с помощью этой кнопки можно задать стиль и цветовую схему;
     
  3. Фильтры диаграммы - с ее помощью настраивается изображение имен и точек данных.

Нас сейчас интересует пункт Стили диаграммы, с помощью которого можно выбрать более наглядный для нашего случая стиль отображения данных - в процентном соотношении.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль