Книга учета движения трудовых книжек

89
Трудовая книжка – слишком важный документ, следует знать, где и у кого на текущий момент она находится. Для этого имеются специальные формы учета. Их, кстати, проверяют и сотрудники трудовой инспекции. Проверьте, правильно ли у вас в организации ведется книга учета движения трудовых книжек.

Закон предписывает вести трудовую книжку (ТК) на каждого работника, т.к. именно этот документ является основным, где содержится информация  о рабочей деятельности и стаже – ст. 66 ТК РФ. Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Порядок ее заполнения тоже прописан в нормативном акте - Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Для работника ТК – документ, где сведена воедино вся информация о его деятельности, о его рабочем стаже, поощрениях, переводах. Разумеется, данная информация важна и ценна. Утрата ее – неприятный факт для обеих сторон. А для работодателя это еще и основание привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

В соответствии с п. 45 Правил работодатель отвечает за сохранность трудовых книжек своих работников. Ответственный за сохранность назначается приказом, книжки подлежат особым условиям хранения.

Журналы учета трудовых книжек

Для обеспечения сохранности и в целях учета данных документов работников разработана специальная форма - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей  в них. Форма данного документа является Приложением N 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. Понятия «книга учета движения трудовых книжек» и «журнал учета трудовых книжек» являются идентичными.Книга учета движения трудовых книжек

Журнал учета движения трудовых книжек содержит графы, где вносится информация о дате заполнения книжки, о владельце, номере и серии бланка книжки, дате приказа о приеме на работу, должности и месте работы сотрудника. Так как книга учета трудовых книжек предназначена для того, чтобы фиксировать факт ее выбытия из владения работодателя, то в ней предусмотрены графы, где проставляется роспись лица, ответственного за ее сохранность и роспись владельца.

Журналы учета движения трудовых книжек ведутся сотрудниками кадровой службы или подразделением, занимающимся у конкретного работодателя приемом и увольнением сотрудников.

Выдача ТК может производиться в двух случаях:

при увольнении сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ предписывает выдать сотруднику трудовую в день его увольнения);

при необходимости предоставления ТК в органы Пенсионного фонда для оформления пенсии (согласно ст. 62 ТК РФ работник может написать заявление работодателю с просьбой выдать ему на руки ТК для оформления выплат по социальному страхованию (обеспечению), а работодатель обязан ее выдать не позднее трех рабочих дней с даты обращения сотрудника).

Именно факты выдачи ТК по этим двум основаниям и фиксируются в журнал регистрации трудовых книжек. По нему легко отследить выполнение обязанности работодателя по выдаче документов, предусмотренной ст. 84.1 ТК РФ, и выполнение обязанности работника вернуть ТК после получения ее из органов Пенсионного фонда.

Читайте также:

Требования к оформлению журнала учета

Правила ведения и хранения трудовых книжек устанавливают ряд требований к тому, как должен выглядеть журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимо:

пронумеровать его страницы;

прошнуровать все страницы насквозь;

заверить подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем;

опломбировать или скрепить печатью из сургуча.

Как видим, проставление печати организации не требуется, но многие скрепляют подпись руководителя печатью организации – ошибкой это не будет. Разумеется, если организация печать использует, и она предусмотрена его уставными документами.

Какая именно будет пломба, из какого материала, что на ней будет написано – эти вопросы не урегулированы на уровне законодательства, поэтому здесь организация вправе самостоятельно определиться и использовать то, что ей удобно и выгодно.

Соблюдение данных требований к оформлению книги  - предмет проверки трудовой инспекции.

Образец журнала учета трудовых книжек

Так как форма журнала утверждена, оформление его в иной форме будет нарушением. Журнал учета трудовых книжек (скачать бесплатно его можно из любой справочно-правовой системы) также может быть приобретен и в виде типографского издания, если работодателю будет удобнее вести его в таком виде.

Справка

Если скачана и распечатана книга учета трудовых книжек, образец заполнения также можно найти на правовых порталах. Главное, придерживаться правил, которые установлены для заполнения трудовых книжек:

  1. даты все записываются в формате цифр через точки, год пишется полностью;
     
  2. фамилия, имя, отчество пишется полностью, инициалов;
     
  3. информация о должности должна полностью соответствовать наименованию должности в штатном расписании;
     
  4. наименование подразделения также вносится в соответствии со штатным расписанием.

Любые ошибки в книге исправляются тем же способом, как и в трудовой книжке.

Образцы заполнения, документы и сама книга учета трудовых книжек образец скачать можно здесь

Процедура заполнения и сама форма данного документа не требует глубоких знаний законодательства. Нужна внимательность и пунктуальность в сроках внесения информации.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль