text
Секретариат

Книга учета движения трудовых книжек

  • 18 января 2018
  • 565

Пока ведутся разговоры об электронных трудовых книжках, обязанности работодателя по обеспечению их сохранности и опасения работников за их наличие никто не отменял. Для фиксации местонахождения этого документа существуют специальные журналы. Проверьте, правильно ли у вас в организации ведется книга учета движения трудовых книжек.

Законодательные основы

Закон предписывает вести трудовую книжку (ТК) на каждого работника. Это основной документ, где содержится вся информация  о рабочей деятельности и стаже сотрудника (ст. 66 ТК РФ).Книга учета движения трудовых книжек

Форма трудовой книжки утверждена на законодательном уровне - Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Порядок ее заполнения, хранения тоже прописан в нормативном акте - Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Для работника ТК – это документ, где воедино собрана вся информация о его деятельности, профессии, о его трудовом стаже, поощрениях, переводах. Ценность данной информации весьма высока – ведь именно на основании этих сведений работнику будет начисляться пенсия и иные социальные выплаты после прекращения трудовой деятельности.

Работодателю вменяется в обязанность обеспечить правильное заполнение всех сведений, а также обеспечить ее сохранность (п. 45 Правил). В Правилах ведения и хранения описаны даже требования, какие предъявляются к месту хранения данных документов. Утрата ТК – весьма неприятное обстоятельство для обеих сторон трудовых отношений. Работнику придется восстанавливать все имеющиеся в ней записи, а над работодателем нависнет угроза привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ с возложением штрафа.

Работодатель обязан назначить ответственного сотрудника, в функционал которого входит обеспечение сохранности трудовых книжек работников. Назначение производится соответствующим приказом.  

При проведении проверки деятельности работодателя в сфере трудовых отношений в том числе проверяется и книга учета движения трудовых книжек, правила ведения данного документа, использование утвержденной формы и условия хранения.

Форма книги учета

Ведение учета, отслеживание местонахождения  ТК работников осуществляется с помощью специального документа - книга учета движения трудовых книжек. Форма данного документа является Приложением N 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. Иногда в обиходе кадровики называют данный документ «журналом».  

Справка

Заполнение книги учета движения трудовых книжек сводится к тому, что в отдельные графы вносится следующая информация:

  1. о дате заполнения;
  2. о владельце,
  3. о номере и серии бланка книжки,
  4. о дате издания приказа о приеме на работу сотрудника,
  5. о должности и месте его работы;
  6. роспись лица, ответственного за ее сохранность и роспись владельца.

Графы с подписями ответственного сотрудника и владельца трудовой книжки, пожалуй, самые важные. Именно ради них и задумано ведение данной формы, поскольку именно собственноручными подписями фиксируется факт выбытия документа из ведения юридического лица – работодателя и передача его в руки владельца. Подписи подтверждают данный факт.    

Во всех распространенных справочных правовых системах можно найти форму данного документа по запросу «книга учета движения трудовых книжек», скачать бланк можно также здесь

Ознакомиться, как производится заполнение книги учета движения трудовых книжек,, а также увидеть пример оформления можно здесь

Следует учесть, что оформление книги учета движения трудовых книжек по иной форме, отличной от утвержденной, будет являться нарушением. Равно как и отсутствие данного документа в организации. Книга учета движения трудовых книжек (бланк) может представлять собой и типографский документ.

Читайте также:

Для чего нужна книга учета

ТК постоянно хранятся у работодателя. Но в двух случаях они выдаются на руки сотруднику:

при увольнении (ст. 84.1 ТК РФ обязывает компанию выдать сотруднику его трудовую в день увольнения);

при необходимости предоставить ТК в органы Пенсионного фонда для оформления пенсии.

Именно данные фаты и закрепляет книга учета движения трудовых книжек (образец предоставим ниже). Записи в книге учета движения трудовых книжек подтверждают выполнение обязанности работодателя выдать трудовую в перечисленных выше случаях и обязанность работника вернуть ее после получения из Пенсионного фонда.

Порядок запроса у работодателя ТК для предоставления в органы Пенсионного фонда достаточно простой (урегулирован в ст. 62 ТК РФ). Работник пишет письменное заявление работодателю с просьбой выдать ему на руки ТК в целях оформления выплат по социальному страхованию (обеспечению). Законом закреплена обязанность работодателя ее выдать и даже предусмотрен срок -  не позднее трех рабочих дней с даты обращения сотрудника. При нарушении данного срока сотрудник вправе обратиться с жалобой на нарушение своих прав.

Кто отвечает за ведение книги учета

Ведение документации по учету ТК, как правило, поручается сотрудникам кадровой службы или того подразделения, которое занимается приемом и увольнением сотрудников.

Этот функционал должен быть прописан либо в трудовом договоре с сотрудником, либо в положении о структурном подразделении, либо в должностной инструкции, либо в любом ином локальном нормативном акте.

Требования к оформлению журнала учета

Справка

Правила устанавливают ряд требований к ведению книги:

  1. пронумерованные и прошнурованные насквозь страницы;
  2. заверение ее подписью руководителя компании или индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем;
  3. опломбирование или скрепление печатью из сургуча.    

Можно заметить, что законодательство не требует проставления печати компании, но многие все же скрепляют подпись руководителя печатью. Это не будет ошибкой. Разумеется, если компания использует печать в соответствии со своими уставными документами.

Вид и форма пломбы, ее материал, надписи, как прошить книгу учета движения трудовых книжек – эти вопросы четко не урегулированы Правилами. Решение их отдано на усмотрение организации самостоятельно. Исправления в книге учета движения трудовых книжек делаются по общим правилам, с проставлением надписи «исправленному верить» и заверением исправления подписью ответственного сотрудника.

Еще раз подчеркнем, что соблюдение вышеуказанных требований к оформлению книги  - предмет проверки трудовой инспекции.

Особенности заполнения

Заполняя книгу учета, важно придерживаться тех же правил, что и при заполнении самой трудовой книжки:

все даты прописываются в формате цифр через точки, а год пишется полностью;

информация о должности сотрудника должна соответствовать наименованию должности в штатном расписании компании;

наименование подразделения также вносится в соответствии со штатным расписанием.

Внимательность и пунктуальность при заполнении рассматриваемого документа – залог отсутствия претензий к компании со стороны проверяющих органов.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.