Как секретарю подготовиться к отпуску

73
Ваш отпуск – это в первую очередь стресс для вашего начальника. Ему придется перестраиваться и привыкать к другому помощнику. Поэтому заранее проведите подготовительную работу. Предлагаем вместе с нами подготовить к вашему отсутствию руководителя, коллег и вашего заместителя.

Как согласовать отпуск с руководителем

Руководитель должен заранее быть в курсе вашего отпуска и морально к нему подготовиться. Если вы отдыхаете по графику отпусков, напомните об этом руководителю. Основной аргумент — заранее запланированные и утвержденные самим руководителем даты вашего отпуска. Если ваш отпуск не по графику, его нужно согласовать. Сделайте это заранее, за 2–3 недели. Согласовать отпуск можно устно, когда вы обсуждаете с шефом его планы на день, или письменно: по электронной почте, sms, в любом меcсенджере.

Согласовывать даже запланированный в графике отпуск нужно, если вы предполагаете, что начальник будет против. Вы можете сказать руководителю следующее: «Владимир Павлович, с 14 августа у меня запланирован отпуск. Мы с мужем купили путевки на море, я буду вам признательна, если вы меня отпустите. Для нашей семьи это очень важно». Акцент в разговоре лучше делать на семейные события, особые даты и уже потраченные деньги.

Возможно, ваш отпуск приходится на период важного мероприятия. Если вы не можете его перенести, корректно предупредите об этом руководителя и предложите оптимальное решение, например: «Иван Сергеевич, мне известно, что наша компания проводит 14 августа крупное мероприятие, в организации которого я принимаю участие. По графику в этот период у меня отпуск, я планирую погрузить в тему ассистента финансового директора Машу Петрову. Вас это устроит?».

Спросите у руководителя, какие важные поручения вам нужно сделать до отпуска, какие вопросы закрыть, и предложите вариант обратной связи в случае крайней необходимости. Важно до отъезда проинформировать шефа о выполнении его поручений. Возможно, он захочет подключиться к некоторым вопросам сам и будет лично контролировать их во время вашего отсутствия.

Почему важно следовать графику отпусков

Если график отпусков есть

Выясните, составлен ли в вашей организации график отпусков. Имейте в виду, что график отпусков — это обязательный документ, который должен быть в каждой компании. График утверждается в декабре на следующий календарный год. В этом документе отражают период использования отпусков всеми работниками организации.

Исключение составляют только те сотрудники, которые работают в компании меньше года. Так, отпуска работающих менее года отражать в графике не обязательно.

Поинтересуйтесь в отделе кадров о том времени, которое запланировано для вас в качестве ежегодного отдыха в графике отпусков. График отпусков обязателен для исполнения как работником, так и работодателем. Об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса. Поэтому, если ваш отпуск запланирован в документе, вы можете смело заявлять о своем праве на ежегодный отдых.

По общему правилу, если отпуск используется в соответствии с графиком, работнику даже не надо писать заявление. А вот на работодателя трудовое законодательство возлагает обязанность информировать работника о начале отпуска.

Так, в силу части третьей статьи 123 Трудового кодекса о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Справедливости ради отметим, что в большинстве организаций заявления на отпуск составляют и в том случае, если отдых используется по графику. Как правило, в такой ситуации типовая форма заявления содержит информацию о том, предоставляется отпуск по графику или нет.

Если график отпусков отсутствует

На практике не редки ситуации, когда график отпусков в организации не утверждается. Чаще всего это нарушение допускают некрупные компании с небольшим количеством сотрудников. В таких ситуациях время отпуска надо согласовывать с руководством.

За отсутствие графика отпусков работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании части первой статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Эта норма предусматривает штраф в размере до 50 000 рублей.

Поэтому, если график отпусков в вашей организации отсутствует, вам потребуется обсудить время отпуска с вашим руководителем. И если начальник трудоголик, можно предположить: он считает, что отдых не нужен не только ему, но и его подчиненным. В такой ситуации, чтобы избежать конфликта при обсуждении периода и продолжительности отпуска, надо сделать акцент на том, что рабочий процесс в период вашего отсутствия нарушен не будет.

Пример. Часть работы вы можете успеть выполнить до начала отпуска. Очевидно, что это относится к плановым регулярным заданиям. В этой связи лучше выбирать такой период для отпуска, когда рабочая активность минимальна. Так, август считается совершенно отпускным месяцем. Сотрудники многих компаний отдыхают, и деловая активность в целом приостанавливается. Поэтому с учетом того, что часть плановой работы будет выполнена заранее, можно предположить, что руководитель согласится на ваше отсутствие.

Рекомендуем начать обсуждение времени отпуска заблаговременно. Руководителю надо дать время привыкнуть к мысли о вашем отсутствии. Кроме того, если вы начнете обсуждать отпуск заранее, вы можете с уверенностью говорить о том, что до начала отдыха и еще довольно много времени, и вы успеете подготовиться к периоду отсутствия.

Также надо заранее подготовить заявление на отпуск и представить его руководителю на подпись сразу после того, как получите его согласие.

Как перенести отпуск

Что делать, если вам нужно использовать отпуск или его часть вне утвержденного графика отпусков? График отпусков на очередной календарный год утверждается в декабре. Он обязателен для работника и для работодателя. Поэтому, если даты отпуска есть в графике, изменить их можно только после согласования с работодателем. Мы расскажем вам, как согласовать и оформить перенос отпуска, кому гарантирован отпуск в любое время и почему переносить отпуск важно заранее.

В каких ситуациях переносят отпуск

Если даты отпуска запланировали не вы, а работодатель. По общему правилу, в графике отпусков работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников о времени ежегодного отдыха. На практике многие лояльные работодатели перед тем, как составлять график, запрашивают у работников пожелания по датам отпуска и учитывают их. Между тем делать это работодатель не обязан. И, как правило, ситуации, когда необходимо перенести даты отпуска, возникают, когда время отдыха не согласовано с работниками.

Если у вас есть личные обстоятельства. Довольно сложно распланировать отдых на год вперед, и это тоже причина изменить даты отпуска. Чаще всего инициатором изменений выступает именно работник, у него могут возникнуть семейные и иные обстоятельства.

Если вы имеете право использовать отпуск в любое время. Работодатель не обязан переносить даты отпуска, предусмотренные в графике отпусков. Но есть категории работников, которые гарантированно могут использовать отпуск в удобное для них время. Данная льгота распространяется и на другие категории работников: Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации, инвалидов войны и др.

Таблица. Категории работников, которые имеют право использовать отпуск в удобное для них время

Категории работников

Комментарий

Нормативный документ

Беременные женщины

Могут использовать очередной ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или сразу после него

Часть 3 ст. 122 ТК РФ, ст. 260 ТК РФ

Работники в возрасте до 18 лет

Часть 3 ст. 122 ТК РФ, ст. 267 ТК РФ

Один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель)

Если он воспитывает ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет

Статья 262.1 ТК РФ

Совместители

Им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе

Статья 286 ТК РФ

Почетные доноры

В эту категорию попадают работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор»

Подпункт 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»

Супруги военнослужащих

Могут использовать отпуск одновременно с мужем (женой), который имеет статус военнослужащего

Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»

Как оформить перенос отпуска

Если отпуск используется по графику, писать заявление не нужно. За две недели до начала отпуска работодатель должен уведомить вас о предстоящем отдыхе в соответствии с частью третьей статьи 123 Трудового кодекса под подпись. Но правила документооборота в организации могут предусматривать заявление на отпуск в любом случае — и когда отпуск используется по графику и вне графика.

Если вы согласовали дату переноса отпуска со своим непосредственным руководителем и он дал добро, порядок действий будет следующим.

Шаг 1.

Напишите заявление на отпуск и укажите в нем новый период ежегодного отпуска. Как правило, в организации есть шаблон такого заявления и в нем можно выбрать или зачеркнуть информацию о том, используется ли отпуск по графику отпусков или вне его (образец ниже). Если вашим непосредственным руководителем является не генеральный директор, а руководитель структурного подразделения, он должен завизировать ваше заявление. Например:

Как секретарю подготовиться к отпуску

И только после предварительного согласования с непосредственным руководителем заявление передается генеральному директору.

Шаг 2.

Получив заявление на отпуск, генеральный директор принимает решение о переносе даты отпуска. В первую очередь ему необходимо определить, относитесь ли вы к льготным категориям сотрудников, которые могут использовать отпуск в удобное время.

Если вы не входите в льготные категории, руководитель организации с учетом производственной необходимости и иных факторов может подписать ваше заявление или отказать в переносе отпуска. Если руководитель не возражает, он ставит на заявлении свою подпись, затем заявление передается в отдел кадров.

Шаг 3.

После того как вопрос о дате использования отпуска согласован с руководителем организации, оформляется приказ на отпуск. Этот приказ может быть составлен по унифицированной форме № Т-6. Если организация использует самостоятельно разработанные и утвержденные формы, приказ оформляется на собственном бланке.

Шаг 4.

В графике отпусков указывают фактическую дату начала отпуска. Отметим, что форма графика отпусков предусматривает отдельную графу 7, в которой проставляется фактическая дата начала отпуска. Поэтому, если работник просит предоставить отпуск вне графика, дополнительные изменения в график вносить не надо.

Шаг 5.

Фактические даты отпуска отражаются в личной карточке работника. Поскольку информация об отпуске вносится в личную карточку непосредственно при предоставлении отпуска, изменений и исправлений в этом документе не делается. В личной карточке фиксируют даты начала и окончания отпуска и количество календарных дней отпуска.

Материалы для скачивания:
Как секретарю подготовиться к отпуску График отпусков.pdf 30 КБ
Как секретарю подготовиться к отпуску Приказ на отпуск.pdf 85 КБ

Как правильно делегировать свои полномочия другому секретарю?

Во многих организациях кандидатуру заместителей для секретарей руководителей служба персонала предусматривает заранее, и, принимая на работу, вам сразу говорят, кто будет замещать вас на время отпуска, болезни, отгула и т. д. Скорее всего, это будет помощник другого руководителя, ассистент отдела, секретарь приемной.

Если замена на время отпуска не назначена, поищите его сами. При выборе важно, чтобы это был профессионал в вашей области, человек ответственный и порядочный. Также важно, чтобы вашего заместителя спокойно отпустил его непосредственный руководитель. Если вы не нашли заместителя или есть несколько претендентов, обсудите их с директором по персоналу.

Заменять другого сотрудника, как правило, предлагают за дополнительную оплату, и от такой подработки редко кто отказывается.

Пример. «Иван Сергеевич, по согласованию с департаментом персонала предлагаю Вам кандидатуру Марии Петровой, помощника коммерческого директора. Она работает в компании 10 лет, хорошо знает сотрудников и ключевых партнеров, прекрасно владеет английским языком, отлично стенографирует и ведет протоколы. Она справится в мое отсутствие».

Сообщите руководителю фамилию сотрудника, который будет вас замещать. Обоснуйте выбор. Можно получить положительные отзывы о работе кандидата у коллег и предоставить их руководителю как аргументы.

Заранее ставьте в копию заместителя, когда вы переписываетесь о событиях и поручениях на период вашего отпуска, чтобы человек погрузился во все процессы, был с вами в одном информационном поле и задавал уточняющие вопросы. Познакомьте коллегу со структурой своих электронных папок и почтой руководителя, схемой утверждения электронных документов.

Любовь СЕЛЯНИНА,
заместитель руководителя секретариата компании «Пепеляев Групп».

Любовь СЕЛЯНИНА

Не бойтесь быть «заменимыми»

Максимально делегируйте полномочия сотруднику, который будет оказывать административную поддержку вашему руководителю и коллегам в период вашего отпуска. Круглосуточный доступ к телефону и электронной почте, ноутбук с копиями рабочих файлов во время отдыха — не показатели вашего профессионализма. Это лишь подчеркнет, что вы не способны правильно организовать рабочий процесс, и приведет к профессиональному выгоранию.

Установите автоответчик на электронную почту. Автоответ должен содержать информацию о датах вашего отпуска, возможности доступа к телефону и почте, контактных лицах, к которым можно обращаться. Так вы избежите лишнего беспокойства со стороны коллег и партнеров. Помните, эффективная работа напрямую зависит от эффективного отдыха!

Заместитель должен понимать все, что необходимо делать в ваше отсутствие, вплоть до малейших нюансов. Важно быть с ним постоянно на связи и оперативно отвечать на все вопросы. Обязательно подготовьте шпаргалку для своего коллеги с перечнем ваших дел, например в MS Excel (таблица Excel ниже). В шпаргалке могут быть следующие вкладки.

Памятка с перечнем ваших ежедневных дел. В отдельной вкладке можно подробно расписать основные блоки, например, делопроизводство, электронный документооборот, контроль исполнения документов и поручений.

Ежедневный график работы с периодами времени для основных дел и поручений руководителя (схематично). Безусловно, подробный график лучше вести в программах MS Outlook и Google Календарь с установкой напоминаний. По напоминаниям можно настроить повторяющиеся оповещения. Кроме того, ежедневный график можно сделать в формате интеллектуальной карты (рис. 1 ниже).

Полезный совет

Помните, что информация с контактами является персональными данными и ее не должно быть в открытом доступе:

  • Повторяющиеся дела в виде отдельных вкладок: ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЕ, ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ и ЕЖЕКВАРТАЛЬНЫЕ. В нашем примере шпаргалки вы найдете примеры вкладок с отчетами.
  • Таблица с фамилиями и контактами сотрудников, к которым ваш заместитель может обратиться в случае необходимости. Это могут быть: другие помощники, сотрудники смежных подразделений или ответственные по функциональным областям. Важно указать и способ связи с ними: почта, рабочий или мобильный телефон, личный контакт.
  • Таблица с контактами поставщиков воды и еды, канцтоваров, билетов на мероприятия и т. д. Вы должны уведомить заместителя, каким образом вы работаете с этими организациями: по счету, по постоплате или по корпоративной карте. Если последнее — дать инструкции по пользованию ею.
  • Форма обратной связи. Пусть ваш заместитель коротко в таблице опишет проблемы, которые возникли в ваше отсутствие, и как их удалось решить.

Таблица Excel. Шпаргалка для заместителя

Как секретарю подготовиться к отпуску

Скачать шпаргалку

Как секретарю подготовиться к отпуску

Рис. 1. Интеллект-карта рабочего дня секретаря

Справка

Кроме таблички в MS Excel вашему заместителю понадобятся:

  • База контактов руководителя. Необходимо заранее проинформировать заместителя о том, где находится, как ведется база контактов и как можно быстро найти нужный. Может возникнуть ситуация, когда шефу срочно необходимо связаться с тем или иным контрагентом.
  • Маршруты и схемы движения документов в организации: электронных и бумажных (если необходимо).
  • Инструкции и чек-листы по работе с системой электронного документооборота со скриншотами.
  • Общая папка или папка в файлообменнике Google Диск и Dropbox, в которую можно положить шаблоны и примеры протоколов и других востребованных документов.
  • Инструкция по заказу авиабилетов, бронированию отелей, если руководителю необходимо организовать срочную командировку. В ней должны быть конкретные этапы организации командировки.

Заместителю очень важно, как вы видите и представляете все основные рабочие процессы. Если вы можете, оформите их в виде кейсов и удобных чек-листов.

Как подготовить план мероприятий для руководителя на время отпуска

Прокрутите мысленно на 2 недели вперед жизнь компании и работу руководителя. Методика простая: вам заранее известно большинство совещаний, встреч и мероприятий, так как они плановые.

Пример. Один раз в месяц каждого 5-го числа проходит совещание с департаментом стратегических инициатив, каждого 12-го числа — совещание с коммерческим департаментом по уровню продаж, каждого 15-го числа — совещание с генеральным подрядчиком по ходу выполнения работ и т. д.

Или, например, по средам в определенное время проходят совещания на объекте, по пятницам — в мэрии, по понедельникам — в департаменте культуры, по вторникам — у вышестоящего руководства и т. д.

Приглашения на внешние мероприятия для руководителя поступают заранее, и вы обычно в курсе, какие приглашения он принял и куда собирается пойти. Поставьте все важные встречи и совещания в календарь. Подготовьте и согласуйте с начальником документы, о которых вам известно, а также поздравления, которые он будет делать лично, и подарки, которые он вручит.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль