Выписка из трудовой книжки: стандарт и правила 2018 года

738
Выписка из трудовой книжки может потребоваться в самых разных случаях - от оформления загранпаспорта до получения кредита. Как оформить выписку по стандарту 2018 года, расскажем в статье.

Подтверждение стажа и факта наличия постоянной работы необходимо при оформлении ряда документов. 

Выписка из трудовой книжки образец

Информация из трудовой книжки требуется во многие инстанции в связи с тем, что именно этот документ является основным подтверждением трудовой деятельности работника.

Перечислим основные случаи, когда необходимо предоставление выписки:

  • оформление загранпспартов:
     
  • расчет суммы пенсий и других льгот:
     
  • получение займов и кредитов;
     
  • оформление пособия при рождении ребенка;
     
  • оформление пособия по беременности.

Чем выписка из трудовой книжки отличается от копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки и выписка из нее — это разные документы. Копия состоит из копий всех страниц документа. А выписка — из копий только тех страниц, которые нужны работнику. Например, копий сведений о последнем месте работы.

Порядок оформления выписки

На практике процедура изготовления и последующего заверения копии любого документа не вызывает затруднений, но когда возникает необходимость составления выписки, то появляется ряд вопросов.

Прежде всего возникает вопрос, каков объем сведений, которые должны быть включены в выписку.

Если в какой-либо орган требуются сведения о работе физического лица за последние три года, то нет необходимости копировать все записи за 20 лет его стажа. Выписка здесь будет наиболее оптимальным вариантом, причем как для запрашиваемого, так и для изготовителя выписки.

Для начала сотрудник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением и попросить его оформить выписку. На основании ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить запрашиваемое в течение трех рабочих дней. Заявление может выглядеть так: 

Выписка из трудовой книжки: образец 2017 года

Из заявления должно быть понятно, какие именно сведения работнику необходимо выписать. В настоящее время нужные записи копируют с помощью копировальной техники. Ранее приходилось перепечатывать или даже переписывать от руки.

Выписка оформляется сотрудником, ответственным за ведение кадровой работы, чаще всего тем, кто отвечает за ведение и сохранность трудовых книжек.

Содержание выписки

Как такового бланка выписки не существует, есть лишь общие требования к оформлению такого рода документов. Но работодатель вправе разработать свою форму выписки для упрощения процесса оформления.

Итак, какие же общие требования предъявляются? Выписка должна содержать все без исключения данные титульного листа подлинного документа – наименование, номер и серию, фамилию, имя, отчество владельца, год рождения, профессия, образование, дата заполнения. Далее копируется та информация, которая необходима – искажение ее не допускается, все графы этой части информации должны быть полностью идентичны с оригиналом.

Выписка оформляется на фирменном бланке организации.

Читайте также:

Каким образом заверяются копии документов, таким же образом заверяется и выписка.

Этап № 1.

Если выписка получилась на нескольких листах, то каждый лист подписывается ответственным сотрудником, все листы прошиваются, на сшивке ставится отметка о количестве прошитых листов. Если выписка (бланк ее мы приведем ниже) выдается сотруднику, с которым трудовой договор продолжает действовать, то ставится надпись «работает по настоящее время», указывается дата и заверяется это подписью с печатью. 

Этап № 2.

Если для случаев заверения копий кадровых документов в компании предусмотрена отдельная печать, то заверять выписку вправе сотрудник, отвечающий за кадровое делопроизводство и кому вверена данная печать. Если же в компании официальной является одна печать и ставится она только на подпись руководителя, то и выписку в данном случае подписывает руководитель. Такие ситуации, как правило, в небольших организациях с маленьким штатом сотрудников, и, разумеется, если печать в компании используется. Следует иметь в виду, что если выписка предоставляется в суд, то ее следует заверить все же подписью единоличного исполнительного органа.

Этап №3.

Неправильное оформление выписки (отсутствие сшивки, отсутствие подписи или печати, неверное копирование нужных записей) делает документ недействительным и имеется риск, что его не примут в организации, где данные сведения необходимы. Образец выписки из трудовой книжки:

Выписка из трудовой книжки: образец 2017 года

Особенности оформления выписки: ответы на частые вопросы

Нужно ли заверять записи о награждении при увольнении

Работник увольняется. В его трудовой книжке имеется запись о награждении. Нужно ли ее заверять?
Ирина Ковалева, инспектор по кадрам (Москва)

Да, нужно. Когда работодатель прекращает с сотрудником трудовой договор, все записи, которые он вносил, заверяет своей подписью или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также подписью работника (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Как делается выписка из трудовой книжки и образец выписки можно найти в статье по ссылке.

В каких случаях нужно оформлять трудовую книжку российского образца

При приеме гражданка России, которая раньше была гражданкой Украины, представила трудовую книжку образца 1974 года. В период с 1993 по 2001 год она работала на территории Украины. Оформили ей книжку в 1993 году. Записи велись на двух языках. Должны ли мы продолжать ее ведение или нужно оформить российскую образца 2004 года?
Лидия Крестова, ведущий специалист отдела кадров (г. Тамбов) 

Нужно оформить новый документ, даже если работник представил трудовую книжку образца 1974 года. В такой ситуации работодатель должен ориентироваться на то, когда оформили документ. По общему правилу, трудовые книжки, которые завели в СССР, действительны на территории России и замене не подлежат (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). 

В вашей ситуации работнику оформили документ образца 1974 года уже после распада СССР. Трудовую деятельность он начал вести в период, когда Украина стала независимым государством. В 1993 году правительство Украины утвердило свою форму этого документа. Поэтому работодатель должен был оформить сотруднику новый документ украинского образца. Так как исправить ошибку работник не может, действуйте по аналогии с тем, как предлагает Роструд в письме от 15 июня 2005 г. № 908-6-1. Заведите ему трудовую книжку российского образца. С документа, который представил работник, снимите копию, а оригинал верните.

 Попросите сотрудника написать заявление, чтобы оформить ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Запись о трудовом стаже, который работник приобрел в другом государстве, переносить в новый документ не нужно. Его трудовой стаж на территории Украины будет зачитываться в страховой стаж для расчета пенсии, только если за сотрудника страховые взносы работодатель платил в Пенсионный фонд РФ (ст. 11 Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ). В остальных случаях периоды работы на территории бывшей советской республики учитываются только для расчета страхового стажа при оплате больничного (ст. 6 Соглашения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 18 декабря 1994 г. № 994).

 Особые правила действуют для жителей Республики Крым и города Севастополь. Если работник представил трудовую книжку, которую ему завели до того, как эти регионы вступили в состав России, то оформлять новую ему не нужно. Заменить трудовую книжку сотруднику вы можете только по его желанию (п. 4 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). Все записи о работе продолжайте вносить в имеющийся документ. Это правило касается документов как украинского образца 1993 года, так и советского. 

Какие серии трудовых книжек подтверждают их подлинность

Работник, гражданин России, представил трудовую книжку, которую завели в Башкирии. Серия трудовой книжки – РВН. Мы сомневаемся – принимать или нет документ с такой серией. Как нам поступить?
Алла Титова, инспектор по кадрам (г. Оренбург)

Закон не требует проверять подлинность при приеме нового работника. Однако, если возникли подозрения, работодатель может проверить сам бланк или достоверность сведений в нем. Ориентироваться на сведения в сети Интернет не стоит. Здесь можно встретить данные о сериях в виде списков по годам выпуска. Так, в России в период с 1974 по 2003 год организации использовали трудовые книжки серии АТ, а с 2004 года – ТК. Серия РВН в имеющихся списках не встречается. Но эти источники не имеют официального статуса. Работодатели используют их для самопроверки при приеме документа.

Чтобы исключить сомнения, сделайте запрос в Гознак, он проводит экспертизу документов, которые ранее изготовил на своих предприятиях. Серии трудовых книжек составляли специалисты Гознака таким образом, чтобы номера этих документов не повторялись в пределах одной серии. Вы можете уточнить, выпускались ли на территории бывшего СССР или России бланки с серией РВН. Еще вы можете связаться с организацией, которая выдала такую трудовую книжку. Также можете обратиться в ПФР, чтобы исключить в дальнейшем у работника возникновение проблем в связи с отказом Фонда в оформлении пенсии.

Читайте по теме:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» -
      портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль