Секретариат

Как организовать хранение доверенностей

  • 7 августа 2017
  • 2045

Доверенность – документ серьезный. Он порождает возникновение полномочий, которые будут создавать последствия для лица, его выдавшего. Организация должна обеспечить надлежащее хранение доверенностей. Действительно ли это так сложно?

Доверенностью признается письменное уполномочие, которое выдается одним лицом другому лицу (одному или нескольким) в целях представления их интересов перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). Раз этот документ письменный, то изготавливается он на бумажном носителе, а, следовательно, имеет обязательные реквизиты, сроки действия, сроки хранения.

Хранение доверенности

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" предписывает организациям обеспечивать сохранность архивных документов. Для некоторых типов организаций правила устанавливаются отдельными нормативными актами.

Справка

Так, например, для акционерных обществ определен срок хранения их документов в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс. В нотариальной конторе действуют свои правила. Там срок хранения документов определен Примерной номенклатурой дел, которая согласована с Центральной экспертной комиссией Минюста РФ, Федеральной нотариальной палатой, Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.

Хранение доверенностейЕсли речь идет об обычном предприятии с небольшим штатом сотрудников, то не думайте, что порядок и сроки хранения документов этого юр. лица не касаются.

Как правило, выдача письменных уполномочий, присвоение им номера, регистрация их в журналах в организациях как-то прописаны – либо имеется специальный локальный акт, либо сотрудники действуют по устоявшимся правилам. Но вот что делать с теми, которые отозваны или срок которых истек – обычно в организации не регламентируют.    

Читайте по теме:

Виды доверенностей

Все письменные уполномочия в организации можно разделить на две основные группы:

выдаваемые для представления интересов организации;

выдаваемые для получения товарно-материальных ценностей.

Если первая группа регламентируется, в основном, ГК РФ, то работа со второй группой описана в специальном нормативном акте - Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности».

С первой группой доверенностей работают, как правило, юристы, со второй – бухгалтера. Первую группу можно разделить на выдаваемые для представления в судах, в иных органах, выдаваемые с правом передоверия и без такового, подлежащие нотариальному удостоверению и не подлежащие, но на порядок оформления, регистрации и хранения такие классификации не влияют.

Доверенности на представление интересов содержат описание полномочий поверенного для представления интересов доверителя с указанием в каких пределах, в каких органах и организациях. Некоторые требуют нотариального удостоверения (например, для представления интересов организации в Управлении Росреестра) или допускается иной порядок удостоверения (например, уполномочия от физического лица для представления его интересов в суде).

Справка

Для чего необходимо их хранить?

Любая доверенность влечет за собой определенные правовые последствия -  выполнение каких-либо юридически значимых действий, получение выгоды и др. Возможно, что данные факты придется подтвердить спустя какое-то время. Это могут быть запросы правоохранительных органов, судебных органов, контрагентов, а также проверочные мероприятия налоговых структур и т.д. По документу может понадобиться проведение различных экспертиз. Сложно назвать исчерпывающий перечень обстоятельств, при которых может понадобиться данный документ после истечения срока его действия. В любом случае, нормативные акты предписывают обеспечить хранение доверенности в организации в течение определенного периода времени.

Срок хранения доверенностей

Для ответа на вопрос, какой  срок хранения доверенностей в организации, обратимся к нормативным документам. Сроки определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №  558).

Проанализировав данный документ, увидим, что в нем упомянуты разные виды письменных уполномочий, а срок их хранения составляет от трех лет до постоянного хранения. Так, например, доверенности, которые были выданы филиалам или представительствам  на осуществление отдельных видов деятельности подлежат хранению не менее пяти лет с даты истечения срока действия, а те, которые были выданы руководителем организации сотрудникам на представление интересов организации должны храниться постоянно. Уполномочия на участие в общем собрании акционеров имеют постоянный срок хранения, а минимальный срок в три года установлен для копий доверенностей, выдаваемых жильцам жилищно-коммунальными организациями.

Юридическое лицо вправе установить срок хранения доверенностей в архиве своими локальными нормативными актами, но они не должны быть менее сроков, установленных Перечнем. Чаще всего отражается срок хранения доверенностей в организации в номенклатуре дел.

Таким образом, если срок хранения доверенностей на предприятии не установлен, то руководствоваться следует Перечнем. Обратите внимание, что согласно примечаний, срок, установленный в пять лет, может быть продлен до постоянного для отдельных видов перечисленных документов. Поэтому, лучше настроиться на постоянный срок хранения.

Срок хранения доверенностей и журнала регистрации доверенностей, как правило, совпадает, хотя такой документ, как журнал регистрации, и не поименован в Перечне.  

Порядок хранения

В каком порядке хранить документы можно увидеть в Приказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Там же порядок передачи документов в архивы после прекращения деятельности юридического лица.

Справка

Документы, относящиеся к государственной тайне, подлежат хранению в соответствии со специальными нормативными актами. Специальными актами могут быть предусмотрены способы хранения в некоторых видах организаций, например, в банках.

Организации малого и среднего бизнеса редко когда принимают локальные акты, регулирующие вопросы хранения документов и редко формируют специальные архивные подразделения. Обычно хранение осуществляется в архивных папках в офисах или сейфах. Если же создается архив, то необходимо разрабатывать и правила его ведения.

Говоря о хранении, чаще всего имеется в виду хранение подлинников. Однако Перечнем предусмотрено и хранение доверенности в копиях. Поэтому не стоит относиться к копиям этих документов несерьезно.

Доверенность на ответственное хранение

Особую группу представляет доверенность на ответственное хранение. Таким документом назначается сотрудник, в чьи обязанности будет входить обеспечение сохранности каких-либо ценностей (бланков, препаратов, имущества и т.д.). Доверенность на ответственное хранение (образец можно найти в справочно-правовых системах) является одной из разновидностей письменных уполномочий. Такие документы также необходимо хранить.

Таким образом, хранение доверенности – такой же важный этап работы с ней, как и оформление.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.