text
Секретариат

Объяснительная записка - не наказание, а средство коммуникации

  • 17 января 2018
  • 3747

Объяснительная записка помогает разобрать конфликт, вынести дисциплинарное взыскание, расследовать несчастный случай на производстве. В статье рассказывается, как правильно составить объяснительную записку.

Какова функция записок в системе внутренней коммуникации компании

Записка – основное средство внутренней коммуникации в организации. Для внутренней переписки используют три вида записок: служебную, докладную и объяснительную. Служебными записками обмениваются руководители одного уровня, например начальники отделов или топ-менеджеры. 

Как написать объяснительную записку

Докладными обмениваются в пределах одной иерархической ступеньки – снизу вверх: от начальника отдела топ-менеджеру, от топа – генеральному директору.

В объяснительных записках:

  1. объясняют причины сложившейся ситуации без административных последствий для автора записки; 
  2. дают объяснения дисциплинарного проступка.

Все виды записок отделите друг от друга в Инструкции и дайте им определения. По оформлению они похожи. Достаточно подробно написать о служебной записке, а из подразделов о докладной и объяснительной на нее сослаться.

В каких случаях составляется объяснительная записка

Кадровики часто имеют дело с объяснительными, которые составляют работники по поводу происшествия, проступка, ситуации. Без этого документа невозможно разобрать конфликт, вынести дисциплинарное взыскание, расследовать несчастный случай на производстве.

Справка

Для чего нужен документ

В некоторых случаях без письменных объяснений сотрудника работодатель не вправе принимать решения по ситуации. Например, привлечение к дисциплинарной ответственности предусматривает, что работник должен дать письменные объяснения не позднее двух рабочих дней со дня, когда получил такое требование (ст. 193 ТК РФ). Без этого документа, в случае спора, суд признает, что сотрудника привлекли к ответственности с нарушением, и отменит взыскание. Однако важно и то, как написали объяснительную. Если в документе нет даты, подписи работника или других реквизитов – это также вызовет сомнения у суда в том, что работодатель действовал обоснованно.

Предупредите директора

После того как руководитель или должностное лицо ознакомился с документом, он оформляет свое решение по ситуации в виде резолюции или визы. Если отметок нет, кадровик не имеет права передавать документ к исполнению, так как по факту это означает, что руководитель еще не принял решение. Резолюцию накладывает руководитель, которому работник адресовал документ. Визу ставят, когда нужно дополнительно согласовать действие с должностным лицом.

Резолюцию на документ руководитель ставит в левом верхнем углу документа. Реквизит должен содержать, кому поручено исполнение документа – название должности, фамилия и инициалы исполнителя. В повелительном наклонении содержание поручения. Срок исполнения, при необходимости, и подпись (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).

Визу проставляют в нижней части листа на свободном месте или на отдельном листе. Виза представляет собой согласование действий с непосредственным руководителем работника, юристом или иным должностным лицом (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003). Например, когда речь идет об увольнении работника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей.

Читайте также:

Как правильно составить объяснительную записку

Кто составляет 

Документ может составить любой работник по требованию непосредственного начальника или руководителя организации. Если сотрудник на требование написать объяснительную в ответ просит предъявить документ, который послужил причиной для дачи пояснений, например докладную записку, работодатель вправе ему отказать. Докладная – это не нормативный документ, не содержит нормы трудового права или информацию, которая непосредственно относится к трудовой деятельности сотрудника. Поэтому знакомить с ней по правилам статьи 22 Трудового кодекса работодатель не должен. На это указывает и суд (апелляционные определения Архангельского областного суда от 7 октября 2013 г. № 33-5808/2013, Хабаровского краевого суда от 5 июля 2013 г. по делу № 33-4172/2013, Липецкого областного суда от 17 января 2013 г. по делу № 33-58/2013).

Что нужно писать

Текст объяснительной записки состоит из двух разделов. В первом разделе сотрудник перечисляет факты, которые послужили причиной для ее написания. Во втором разделе указывает обстоятельства, которые объясняют его действия. Можете попросить работника максимально подробно описать ситуацию, по которой нужно дать объяснения. Чем конкретнее и подробнее будет содержание объяснительной, тем выше вероятность того, что руководитель разберется в ситуации и вынесет справедливое решение (образец ниже).

Объяснительная записка - не наказание, а средство коммуникации

  1. Должность руководителя, фамилия и инициалы.
  2. Должность составителя, фамилия и инициалы.
  3. Резолюция руководителя организации.
  4. Порекомендуйте работнику описать подробно ситуацию (что произошло), какие действия он предпринял и при каких обстоятельствах, кому сообщил о факте нарушения (происшествия).
  5. Наименование должности составителя, подпись, инициалы, фамилия.
  6. Виза.

Если работник не знаком с требованиями ГОСТа или с культурой оформления деловых бумаг, можете продиктовать, как оформить реквизиты, или дать шаблон.

Объясните, что писать в шапке документа, напомните о необходимости соблюдать поля, особенно левое, потому что документ должен читаться и после подшивания его в дело. Однако подсказывать содержимое текста записки не нужно, иначе сотрудник может использовать это против работодателя, обвинить в оказании давления и попытаться отменить решение в суде.

Записки, которые поместили в личные дела работников, нужно хранить вместе с делом 50 лет (ст. 656 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

К объяснительной записке работник может приложить фотографии или иные документы, которые связаны с ситуацией и подтверждают ее содержание. К примеру, повестку в суд. Бывает, что непосредственный руководитель сотрудника не согласен с пояснениями в документе. Например, работник утверждает, что ему никто не говорил о необходимости прикладывать на входе электронный пропуск, при этом он расписался в соответствующем документе. В этом случае его руководитель или сотрудник кадровой службы может написать на имя генерального директора докладную записку о недостоверности информации, которую работник указал в объяснительной, и приложить к ней подтверждающие документы.

Регистрирует объяснительную записку не автор, а лицо, которое ее принимает, например, секретарь или сотрудник отдела кадров. Это зависит от того, какая система документооборота установлена в организации. Далее документ нужно передать руководителю, действовать следует только после того, как он примет решение и сделает соответствующую отметку на документе.

Систематическое нарушение работником трудовой дисциплины должно быть зафиксировано в письменной форме, иначе никакие претензии работнику предъявить нельзя.

ПРИМЕР

Генеральный директор ООО «Содружество» Попов Ю. П. правомерно затребовал письменное объяснение от начальника секретариата в связи со срывом, допущенным при организации важного производственного совещания, на котором должны были присутствовать представители нескольких фирм-партнеров.

Устные замечания начальника секретариата в адрес секретаря и его призывы прекратить нарушение дисциплины труда не могли иметь юридических последствий.

Однако получив объяснительную записку от начальника секретариата, руководитель организации не имел права принимать решение об объявлении выговора секретарю Щегловой О. В., не потребовав письменного объяснения от самого работника.

Согласно части первой статьи 193 Трудового кодекса до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Из объяснительной записки начальника секретариата не следует, что от секретаря в письменной форме требовали предоставления объяснений. Таким образом, нельзя признать правильной резолюцию генерального директора, проставленную на объяснительной записке начальника секретариата.

Следует отметить, что в ООО «Содружество» не принято регистрировать внутреннюю переписку, что является грубой делопроизводственной ошибкой. Кроме того, исполненный документ не был списан в дело (отсутствует отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Ниже приведен правильный вариант оформления и рассмотрения объяснительной записки, связанной с дисциплинарной ответственностью.

Объяснительная записка - не наказание, а средство коммуникации

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.