Как написать объяснительную записку

615
Объяснительная записка используется как инструмент разрешения споров и конфликтов, связанных с опозданиями, нарушениями трудового распорядка и дисциплины. Как правильно составить объяснительную записку, расскажем в данной статье.

Что такое объяснительная записка

Причины, по которым сотрудник опоздал, нарушил распорядок или другие правила компании, могут быть признаны руководством либо уважительными, либо нет. Для того, чтобы тщательно разобраться в ситуации и принять адекватное решение, руководителю нужно получить письменное изложение фактов от самого работника.

В данной ситуации основной и единственной официальной бумагой разъясняющей позицию работника относительно его проступка, является объяснительная записка.

Объяснительная записка – документ, излагающий причины некорректных действий сотрудника, факта нарушения дисциплины, или происшествия. Ее может составить любой сотрудник компании на имя своего непосредственного руководителя.

Весьма условно эти документы можно разделить на пояснительные и оправдательные. Первые составляются в случаях, которые можно считать несерьезными нарушениями, а в более сложных ситуациях приходится составлять оправдательные тексты.Как написать объяснительную записку

Обычно обязанности сотрудника прописываются в трудовом договоре. Если он каким-либо образом пренебрег этим обязанностями, то по закону руководство может применить к сотруднику дисциплинарные взыскания разной степени строгости:

  • устное замечание;
  • устный или письменный выговор;
  • увольнение.

Следует отметить, что ни одно из вышеперечисленных взысканий не может быть наложено на сотрудника, без получения от него объяснительной записки. В ней он должен пояснить случившееся, указать причины своего поступка и изложить обстоятельства нарушения дисциплины труда. Такое объяснение может быть дано как в письменной так и в устной форме.

Если возникает необходимость разобраться, насколько уважительными являются причины, приведшие работника к совершению того или иного проступка, который признан достаточно серьезным, то здесь очевидна необходимость получения письменных разъяснений.

Всесторонний анализ и учет всех деталей необходимы при рассмотрении каждого случая нарушения трудового распорядка, поэтому требование письменных объяснений обусловлено не столько желанием наказать, сколько желанием разобраться в случившемся. Такая бумага поможет прояснить происшествие, выяснить детали и нюансы, а также продемонстрирует руководству желание работника договориться и найти компромисс.

Согласно действующему законодательству срок предоставления объяснительной - два рабочих дня. В противном случае, будет составлен "акт о непредоставлении объяснительной", и у руководства не будет препятствий для наложения на работника соответствующего взыскания.

Подробнее о сроках написания объяснительной будет сказано ниже.

Какие могут быть причины требования объяснительной записки

Подписывая трудовое соглашение с компанией, работник берет на себя ряд обязанностей. Одной из такой обязанностью является соблюдение трудовой дисциплины и норм, закрепленных локальными трудовыми актами предприятия. Если они нарушил это условие соглашения, то в объяснительной записке он должен дать изложение причин, которые его подтолкнули к этому.

Справка

Все многообразие дисциплинарных проступков можно свести к следующим основным видам:

  1. Отсутствие на рабочем месте в течение нескольких часов или всего рабочего дня без предоставления документов, объясняющих причину этого отсутствия (например, справки из медицинского учреждения, подтверждающего факт нахождения на приеме у врача);
     
  2. Ненадлежащее исполнение трудовых функций, либо полный отказ от их выполнения.
     
  3. Опоздание на работу (в таком случае задача объяснительной -доказать, что данный факт вызван уважительными причинами);
     
  4. Халатное отношение к собственности предприятия, что привело к ее повреждению;
     
  5. Нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, что может быть расценено как пренебрежение нормами охраны труда;
     
  6. Невыполнение поручений руководства, не относящихся к основным трудовым функциям сотрудника;
     
  7. Предоставление руководству заведомо ложных сведений или сокрытие ценной информации, приведшее к существенным экономическим потерям или нарушению функционирования компании.
     
  8. Несоблюдение норм безопасности и правил охраны труда, установленных на предприятии.

Важно иметь в виду, что каждый из приведенных выше случаев может иметь смягчающие обстоятельства, способные изменить или вовсе отменить взыскание. Именно поэтому так высока ценность информации, приведенной в объяснительной и официальных документах, которые могут быть к ней приложены.

Срок написания объяснительной записки

Как уже говорилось выше, объяснительная записка предъявляется руководству в двухдневный срок после получения работником устного или письменного требования о ее предоставлении.

На эту тему часто возникают вопросы, связанные с определением времени окончания этого срок, учитываются ли при этом выходные дни и какие последствия повлечет непредоставление этого документа.

Справка

Разъясним ситуацию на примере.

Работник не вышел на работу 8 августа 2017 года. Медицинская справка предоставлена не была. Есть свидетели, которые подтвердили факт нарушения дисциплины. В день прогула был подготовлен акт, в котором данный проступок был зафиксирован.

9 августа, когда работник пришел на работу, ему было вручено требование о предоставлении объяснительной записки. Два дня, которые даны сотруднику на письменное изложение причин отсутствия на работе, начнут отсчитываться со следующего дня:

10 августа - 1 день;

11 августа - 2 день;

12 августа руководство может составлять акт о непредоставлении объяснений.

    Выходные дни в расчет этого двухдневного срока не включаются. Например, если требование было вручено в четверг, то пятница будет первым днем срока, а понедельник - вторым.

    Обычно, во избежание путаницы, работнику в требовании указывается конкретная дата предоставления объяснений. Также имеет смысл в этом же требовании сразу указать, кому именно должна быть адресована записка и кому нужно сообщить о ее готовности. На практике это иногда бывают разные должностные лица. Например, документ составляется на имя генерального директора, а о готовности нужно сообщить начальнику отдела кадров.

    Отказ писать объяснительную

    Поскольку объяснительная записка может стать прямым или косвенным подтверждением вины сотрудника, то он имеет полно право не свидетельствовать против себя и отказаться писать объяснительную. Однако на практике такой отказ может только усугубить положение и повлечь за собой более тяжкие взыскания в виде крупного штрафа или увольнения.

    В любом случае, после получения сотрудником требования о предоставлении объяснений, ему следует ответить на него. Даже если он не собирается писать объяснительную, ему нужно известить руководство о своем решении.

    Справка

    На заметку

    Отказ сотрудника от предоставления письменного объяснения своего проступка не является нарушением трудовой дисциплины.

    Выше мы уже говорили о том, что в требовании о предоставлении объяснений желательно указать, на чье имя они должны быть адресованы. Если это не было сделано, то сотрудник может сам определить адресата, ориентируясь на структуру подчинения, закрепленную в Правилах внутреннего трудового распорядка. Если непосредственным руководителем сотрудника является генеральный директор, то объяснения адресуются ему, а если начальник отдела, то ему.

    Читайте также:

    Как правильно писать объяснительную записку

    Единой стандартной формы данного документа законодательством не предусмотрено, но есть несколько правил, облегчающих его составление. Текст сострит из пяти элементов:

    Первый элемент - "шапка". В ней указывается адресат и автор записки.

    Второй элемент - название документа: "Объяснительная записка". Оно размещается в центре страницы.

    Третий элемент - текст объяснения.

    Четвертый элемент - приложения.

    Пятый элемент - дата и подпись.

    Рассмотрим содержание и структуру текста записки более подробно.

    Сначала должно быть изложен сам факт нарушения и его причины. Нужно максимально подробно описать обстоятельства дела и изложить причины бездействия, если они привели к негативным последствиям.

    Справка

    В тексте должны присутствовать следующие пункты:

    1. Объективная оценка сотрудником своих действий и решений, приведших инциденту, проступку, нарушению рабочего процесса, ненадлежащему исполнению трудовых функций и т.д.
       
    2. Адекватная и исчерпывающая аргументация возможности признания автора записки виновными или невиновным в случившемся.
       
    3. Описание обстоятельств, ставших причиной совершения нарушения.
       
    4. Оценка последствий некорректных действий сотрудника.
       
    5. Отношение сотрудника к возможности наложения дисциплинарного или иного взыскания и привлечения к ответственности.

    Содержательная часть текста документа должна быть логичной, последовательной, объективной и лаконичной. Старайтесь избегать эмоциональных оценок, лишних прилагательных и обвинений в адрес других лиц. В случае признания своей вины, ограничьтесь простой констатаций данного факта и указанием, что в будущем он не повторится.

    Важный элемент данного документа - приложения. Они должны быть оформлены в виде списка после основного текста и подшиты к документу.

    Читайте также:

    Анонсы будущих номеров
      Подробнее о журнале


      Ваша персональная подборка

        Подписка на статьи

        Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

        Рекомендации по теме

        Мероприятия

        Мероприятия

        Проверь свои знания и приобрети новые

        Посмотреть

        Самое выгодное предложение

        Самое выгодное предложение

        Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

        Живое общение с редакцией
        Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
        Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




        Вопрос - ответ

        Отвечаем на Ваши вопросы

        Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
        Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
        Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
        Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
        Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

        PRO Делопроизводство
        Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

        Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

        E-mail: document@sekretariat.ru

        
        • Мы в соцсетях
        Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

        Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
        После регистрации вы сможете:

        • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
        • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
        • участвовать в вебинарах
        • задавать вопросы экспертам

        Оставайтесь с нами!
        с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

        У меня есть пароль
        напомнить
        Пароль отправлен на почту
        Ввести
        Я тут впервые
        И получить доступ на сайт Займет минуту!
        Введите эл. почту или логин
        Неверный логин или пароль
        Неверный пароль
        Введите пароль
        Всего один шаг - и документ Ваш!

        Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

        У меня есть пароль
        напомнить
        Пароль отправлен на почту
        Ввести
        Я тут впервые
        И получить доступ на сайт Займет минуту!
        Введите эл. почту или логин
        Неверный логин или пароль
        Неверный пароль
        Введите пароль