Правила издания приказа

303
Процедура издания приказа предполагает совершение восьми последовательных шагов - от инициирования процесса до доведения текста документа до исполнителей. Пошаговая инструкция и правила издания приказа даны в этой статье.

Процедура издания приказа

Процедура подготовки и издания любого распорядительного документа состоит из восьми этапов. В настоящей статье мы рассмотрим их все на примере издания приказа.

Справка

Восемь шагов издания приказа:

  1. Инициирование процесса издания.
  2. Сбор информации для подготовки проекта документа.
  3. Подготовка проекта.
  4. Согласование и утверждения проекта документа.
  5. Внесение корректив в проект на основе замечаний согласующих.
  6. Подписание и утверждение руководителем.
  7. Регистрация отделом ДОУ.
  8. Доведение текста до исполнителей.

Все указанные выше шаги нужно совершать последовательно, не пропуская ни одного. Исключение составляет пятый шаг, который в случае отсутствия замечаний, может быть пропущен. Рассмотрим подробно каждый шаг.

Инициирование процесса издания приказаПравила издания приказа

Процедура подготовки проекта может начаться по следующим причинам:

  • Ранее был разработан план издания распорядительных документов;
  • Руководство предприятия отдало поручение подготовить проект;
  • Руководитель структурного подразделения или отдельный специалист выступили с инициативой подготовки проекта документа.

Формой обоснования необходимости издания распорядительного документа может быть докладная или служебная записка, аналитическая или информационная справка, акт, служебное письмо, предложение, заключение и т.д. Они дают старт процессу подготовки проекта.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа 

Для выработки обоснованного и аргументированного управленческого решения необходима объективная, актуальная и исчерпывающая информация по данному вопросу. С этой целью проводится сбор и анализ необходимых данных.

Справка

Требуемые данные могут быть получены из следующих источников:

  1. соответствующая нормативная документация и законодательные акты;
  2. актуальная документация предприятия;
  3. входящая документация из других компаний;
  4. архивная документация;
  5. публикации в открытых информационных источниках;
  6. теоретические данные научно-исследовательских материалов.

Принятие управленческого решения осуществляется по результатам анализа собранной информации.

Как правило, на данном этапе рассматриваются несколько вариантов решений, а после получения дополнительной информации и всесторонней оценки вариантов, выбирается один, наиболее приемлемый.

Читайте также:

Порядок подготовки и издания приказа

Подготовка проекта приказа 

Необходимо сразу подчеркнуть, что на данном этапе осуществляется подготовка проекта, а не окончательного документа. Проект не обладает юридической силой и не является приказом. Чтобы им стать, он должен быть согласован, подписан и зарегистрирован, об этом будет рассказано далее.

Разработку проекта приказа осуществляет специалист или несколько специалистов из разных отделов. В том случае, если проект распорядительного документа касается нескольких структурных подразделений, то руководство может создать временную комиссию или рабочую группу для разработки проекта.

При оформлении проекта распорядительного документа следует руководствоваться требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Действие данного регламента продлено до 01.07.2018 года.

Для распечатки проекта документа используются стандартные бланки формата А4. Согласно общепринятому правилу для приказов разрабатывают специальные бланки, содержащие следующие реквизиты:

Для государственных предприятий - герб РФ или герб субъекта федерации.

Для всех остальных фирм - логотип или зарегистрированный товарный знак;

Наименование организации. При наличии сокращенного варианта, он приводится под полным;

Главные реквизиты предприятия - расчетный банковский, юридический адрес, email, коды ОКПО, КПП;

Регистрационный номер компании по ОГРН и ее ИНН;

Место составления бумаги;

Далее, по центру, дается наименование документа: "ПРИКАЗ".

Не забудьте предусмотреть место для внесения обязательных реквизитов деловой бумаги - регистрационного номера и даты.

Для бланка используется лист стандартного формата А4. Границы текста сверху и снизу - 20 мм, справа - 10 мм, а слева - 30 мм.

Для оформления типовых распорядительных документов часто используют стандартную форму №Т-1.

Заголовок приказа

Во всех проектах приказов должен обязательно присутствовать заголовок будущего документа. Заголовок включает в себя содержание приказа в краткой форме. Он формулируется в предложном падеже и отвечает на вопрос: "О чем? (о ком?)". Например, "О порядке проведения мероприятий по ремонту транспортного цеха" или "О проведении занятий по дополнительному обучению сотрудников ООО "Коммуникативные технологии" или "О реализации концепции совершенствования работы по передачи дел в архив" и т.д.

Справка

На заметку

  1. Заголовок печатается без абзацного отступа и без кавычек.
  2. Заголовок начинается с заглавной буквы, точка в конце не ставится.
  3. Длина заголовка не может быть более 5 строк длиной по 150 знаков.
  4. Интервал между строками заголовка - одинарный.

Особенности оформления проекта приказа

Текст документа излагается от первого лица, в единственном числе ("приказываю").

Содержательная часть приказа состоит из двух блоков: констатирующего (преамбулы) и распорядительного.

Констатирующий блок (преамбула)

В данном блоке приводится обоснование действий, предписываемых к исполнению. Оно может быть двух видов:

Основанием для подготовки и издания документа стал законодательный или нормативный акт вышестоящей инстанции или деловая бумага, которая была издана ранее на данном предприятии. В таком случае нужно указать название данной бумаги, ее номер и дату. В этом случае констатирующий блок приказа будет начинаться словами:

  • "Во исполнение (приказа, распоряжения, постановления");
  • "На основании (решения, постановления)";
  • "В соответствии с (указом, решением и т.д.).

Основанием для издания приказа стала инициатива генерального директора, руководителя структурного подразделения или отдельного специалиста. В таком случае нужно сформулировать цели и задачи действий, предписываемых распоряжением или изложить факты или события, ставшие причиной его принятия. В этом случае констатирующий блок будет начинаться словами:

  • "В целях (совершенствования, оптимизации и т.д.)";
  • "В связи (с необходимостью)".

Довольно распространенными бывают ситуации, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании. Например, приказ о приеме на работу. В таких случаях констатирующая часть отсутствует.

Распорядительный блок

Данный блок начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ". Это слово печатается на новой строке заглавными буквами.

Далее приводится список действий, которые следует привести в исполнение.

Как правило в этом списке содержится несколько пунктов: по одному пункту на каждое действие. Здесь же указывают крайние сроки исполнения и лицо, которое назначается ответственным за исполнение. Около каждого пункта должна быть указана фамилия и инициалы конкретных исполнителей.

Срок издания и утверждения приказа

Согласование проекта приказа

Данный шаг подразумевает согласование текста документа с руководителями отделов, чьи интересы он затрагивает. Это может быть отдел кадров, бухгалтерия, плановый или юридический отдел. Для данной процедуры в документе предусмотрен реквизит "визы согласования документа".

Справка

Подписание приказа 

После того, как проект согласован, и все визы проставлены, он передается не подпись генеральному директора. Иногда визы согласования ставятся не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельной бумаге. В этом случае она также должна быть передана на подпись директору.

Подпись генерального директора придает проекту юридическую силу и превращает его в приказ, который должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа 

Учетные данные о документе, фиксирующие факт его создания, регистрируются согласно установленному порядку. Данная процедура нужна для осуществления последующего учета деловых бумаг, организации справочной работы и облегчения поиска нужных данных.

Процедура регистрации производится одним из трех способов:

при журнальной форме регистрации - делается запись в журнале;

при карточной форме регистрации - делается запись в регистрационно-контрольной карточке;

при автоматизированной форме регистрации - информация о документе вносится в систему электронного документооборота.

Доведение приказа до исполнителей

Доведение деловой бумаги до исполнителей осуществляется путем ее тиражирования и рассылки или передачи исполнителям в максимально сжатые сроки. На практике это происходит следующим образом - с документа снимается необходимое количество копий, которые затем распространяются по структурным подразделениям. После этого они передаются непосредственным исполнителям под роспись.

После этого приказ вступает в силу.

Читайте также:

  1. Как хранить приложения к приказам?
  2. Издание приказов: важные нюансы
  3. Издание приказов: важные нюансы

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль