Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Хранение документов

  • 6 мая 2019
  • 8721

Подскажем, как и где правильно хранить документы в организации. В материале вы найдете полезные памятки от экспертов и таблицы, которые помогут в работе.

Скачайте полезные документы:

Какие документы нужно хранить в организации

Документы, которыми сопровождается деятельность любой организации — это основание и подтверждение ее деятельности. Поэтому, даже после исполнения, документы какое-то время находятся на текущем хранении в структурном подразделении, куда были отписаны. Часть документов со временем передают в архив организации на постоянное хранение. 

Основные нормативно-правовые документы, которые регулируют порядок и сроки хранения

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила).
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).
  3. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Росархива от 06.02.2002.

Согласно этим регламентам, хранению подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, прошедшие регистрацию, а также документы первичного кадрового, административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и налогового учета

Документы, которые хранить не нужно

К ним относят те документы компании, которые теряют свою ценность сразу после прочтения. К ним, например, относят:

  • коммерческие предложения, рекламные буклеты и каталоги;
  • поздравительные адреса и открытки;
  • приглашения на презентации, открытия, выставки.

О том, какие документы можно хранить в личных делах сотрудников, не нарушая при этом закон о персональных данных, расскажет эксперт «Системы Кадры» Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России. 

Полезная таблица. Сроки хранения кадровых документов в организации

Хранение документов

Скачать таблицу полностью

Сроки хранения документов

В зависимости от степени важности, исторической, научной или практической ценности, документы, сопровождающие деятельность предприятия имеют разные сроки хранения.

По срокам хранения документы подразделяют на три группы:

  • временного срока хранения, которые хранятся от 1 до 10 лет;
  • долговременного срока хранения, которые хранятся свыше 10 леи;
  • постоянного срока хранения, которые могут хранится вечно. 

То, как долго хранится тот или иной документ, можно установить, руководствуясь Перечнем. В таблице приведены некоторые документы, которые относятся к разным группам:

Группа по сроку хранения

Временного хранения

Долговременного хранения

Постоянного хранения

  • поручения структурным подразделениям, документы по их выполнению;
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности;
  • проекты приказов, распоряжений, документы к ним;
  • справки, отчеты о выполнении приказов;
  • переписка о реализации решений совещаний, конференций;
  • проекты регламентов и документы по их разработке;
  • переписка о реорганизации, смене наименования организации
  • приказы по личному составу, касающиеся приема на работу, переводов, аттестаций, повышения квалификации и пр;
  • документы о госрегистрации или прекращении деятельности предприятия;
  • технико-экономический паспорт предприятия;
  • штатные расстановки работников;
  • документы по сертификации;
  • документы о состоянии защиты информации в организации;
  • перечни работ по резервному копированию информации
  • приказы по основной деятельности и журналы их регистрации;
  • номенклатура должностей;
  • структура организации;
  • номенклатура дел;
  • опись дел;
  • акты об уничтожении дел и утрате документов;
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги;
  • годовые планы и отчеты;
  • годовые бухгалтерские балансы;
  • годовые отчеты в фонды и ФНС;
  • уставные документы;
  • паспорта сделок;
  • сертификаты ключа электронной подписи;

Внимание! Если на документе стоит отметка «до минования надобности», это означает что он имеет только практическое значение. Но такую документацию тоже необходимо хранить какое-то время, как правило, не менее года.

Архивное и текущее хранение документов в организации

Обеспечить целостность и сохранность документов до того, пока не истекут сроки их хранения, обязан работодатель. Документы первичного учета, кроме того, должны быть защищены и от внесения в них изменений.  При этом место хранения документов, еще не переданных в архив, не регламентировано, за исключением особо оговариваемых случаев.

Документы временного хранения до того, как будут переданы в архив, могут находиться в текущем пользовании в структурных подразделениях предприятия. Если установленные Перечнем сроки их хранения истекают, после проведения экспертизы ценности такие документы утилизируют по акту.

Акт о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению

Хранение документов

Скачать образец в начале статьи >>> 

Для хранения текущей документации используют стеллажи и полки, предохраняющие бумажные носители от пыли и воздействия солнечных лучей. Допускается хранение документов, находящихся в работе, в столах исполнителей. Сотрудник, у которого документ находится на исполнении, несет ответственность за его сохранность, так же, как и руководитель организации.

Текущие документы можно хранить как в подразделениях и кабинетах исполнителей, так и в специальном, отведенном для этой цели помещении – архиве. Это помещение оборудуют не только обычными стеллажами, но и несгораемыми шкафами. В них хранят документацию, срок хранения которой не ограничен или ту, которая содержит конфиденциальную информацию. Такие шкафы запирают на ключ, доступ к которому имеют только те сотрудники, которые будут назначены приказом руководителя. 

Таблица. Как оформить дела с разными сроками хранения

Хранение документов

На архивное хранение документы сдаются подшитыми в папки – дела. Каждая такая папка содержит документацию одного вида и имеет уникальный регистрационный номер, скомбинированный из цифр и букв в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации. 

Полезная подсказка. Внутренняя опись документов дела

Хранение документов

Смотреть интерактивные подсказки

Работодатель самостоятельно разрабатывает локальные нормативные документы, регламентирующие хранение документов. Такой локальный регламент, утвержденный руководителем, устанавливает места хранения документов и правила организации документооборота, которые закрепляются в учетной политике компании. Локальным нормативным актом, например, Положением или Инструкцией о документообороте, работодатель вправе установить сроки хранения в подразделениях текущей документации, работа с которой уже завершена. 

Полезная подсказка. Алгоритм оформления дела в архив

Хранение документов

Подробнее о каждом шаге здесь

Типичные ошибки при хранении документов

Основная ошибка, которую допускают при хранении документов в организации — несоблюдение сроков, установленных Перечнем. Следует помнить, что уменьшать их предприятие не имеет права, а увеличить может только обосновав необходимость особенностями своей производственной деятельности.

Еще одно нарушение, которые допускают сотрудники архивов — изъятие и выдача документов, уже подшитых в дела постоянного хранения. Это категорически запрещено и, если такой документ потребовался, исполнитель получает на руки все дело, в которое он подшит.

Архивариусу нужно учитывать, что уставные и регистрационные, а также некоторые другие виды документации предприятия должны храниться только в оригинале. При утере или повреждении подлинника нельзя просто заменить утраченный документ его копией — об этом необходимо составить акт.

Чтобы избежать утраты или повреждения документов, сданных на хранение, советуем использовать современные технологии и, по возможности, выдавать из архива по запросам исполнителей только отсканированные копии. 

Итог:

Правильная организация хранения документов позволит избежать их утери или нарушения целостности. Порядок текущего и архивного хранения документации необходимо разработать с учетом организационной специфики предприятия и утвердить локальным нормативным актом.

logo
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.