Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

1209
Журнал регистрации приказов по личному составу предназначен для фиксации и учета всех приказов по личному составу, которые были изданы в организации. Как правильно его оформить и вести, расскажем в этой статье.

Назначение журнала регистрации приказов по личному составу

06.09.2000 г. Росархивом было издано Постановление, регламентирующее порядок учета приказов на предприятиях. В частности, ст. 358 этого Постановления регулирует процедуру учета кадровой документации. В ней четко сформулировано положение, согласно которому приказы по личному составу должны фиксироваться отдельно ото всех других деловых бумаг компании. Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составуС этой целью в каждой организации должен быть заведен отдельный Журнал регистрации приказов по личному составу.

В 2017 году, как и ранее, не существует единой стандартной формы-образца журнала учета кадровых приказов. Каждое предприятие имеет право самостоятельно разработать и утвердить его форму.

Иное отношение Закона к срокам хранения Журнала. В этом вопросе организация не может поступать на свое усмотрение. В зависимости от типа приказа срок хранения Журнала может составлять 5 лет и 75 лет.

В связи с тем, что у Журналов такие разные сроки хранения, имеет смысл завести два журнала регистрации приказов.

Справка

В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы:

  1. о приеме на работу;
  2. о перемещении;
  3. о совмещении;
  4. о переводе;
  5. об увольнении;
  6. об аттестации, повышении квалификации
  7. об изменении фамилии;
  8. о поощрении, награждении;
  9. об оплате труда, премировании, различных выплатах;
  10. все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  11. об отпусках по уходу за ребенком;
  12. об отпусках без сохранения содержания
  13. о дежурстве по профилю основной деятельности;
  14. о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  15. о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Во втором журнале, срок хранения которого равно 5 годам, будут фиксироваться приказы:

о дисциплинарных взысканиях;

о ежегодно оплачиваемых отпусках;

об отпусках в связи с обучением;

о дежурствах;

о краткосрочных командировках.

На очень крупных предприятиях распространена практика еще более дробного деления приказов, связанных с кадрами. При таком подходе целесообразно заведение не двух, а нескольких журналов, распределенных по типам приказов.  Все документы, тем не менее, будет объединены общим предметом учета (кадровая документация) и будут представлять собой единый регистрационный массив.

Читайте также:

Как правильно оформляется и ведется книга приказов по личному составу

Не смотря на то, что форма ведения журнала является свободной, есть ряд требований, которые необходимо знать и учитывать при его первоначальном оформлении и дальнейшем ведении.

На обложке журнала нужно проставить дату начала и окончания его ведения. Если на предприятии существует номенклатура дел, то в ней будет указан индекс журнала. Его также нужно указать на обложке.

Обложка журнала регистрации приказов по личному составу

(наименование организации)

ОТДЕЛ КАДРОВ
 

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ___________________________________

Начат «___»____________________20____г.

Окончен «___»___________________20____г.

Способ, которым будут указаны сведения о сотруднике, занимающимся ведением журнала и являющимся ответственным за его хранение, может быть разным. Фамилию и должность этого сотрудника можно просто указать на лицевой стороне обложки, а можно - на ее обороте. Другой вариант - сведения об ответственном за журнал приводятся на последней странице документа. Третий вариант - внизу каждой страницы (можно просто внести эти данные в нижний колонтитул страницы при компьютерном наборе):

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________                 __________________________
                 должность                                       фамилия, имя, отчество

Как и для всех документов строгой отчетности, для Журнала существует ряд технических правил оформления, защищающие его от возможности изъятия или добавления листов. Есть два способа сделать это:

листы книги следует пронумеровать и прошнуровать. Затем документ нужно скрепить сургучной или мастичной печатью и заверить подписью руководителя отдела кадров или заместителя генерального директора по персоналу.

листы книги также следует пронумеровать и прошнуровать. Затем вместо печати на узел шнуровки прикрепляется наклейка, имеющая оттиск печати либо отдела кадров, либо основной печати компании. В таком случае на последней странице книги должна быть сделана следующая заверительная запись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

 ______________________        _____________________
                 (подпись)                       (расшифровка подписи)

«___» ______________20___ г.

Справка

На заметку

В журнале любая фамилия, имя и отчество указывается полностью. Название должности сотрудника, его специальности и профессии приводится в полном соответствии с действующим на предприятии штатным расписанием.

Обратите внимание, что в Журнале нельзя каким-либо образом подчищать или замазывать корректирующими средствами неверно сделанные записи.

Если возникает необходимость внести исправления, то неправильный текст нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой, не затрудняющей его прочтение. В этой же графе нужно вписать правильный текст. В Журнале следует заранее предусмотреть наличие графы "Примечание", и в случае внесения исправлений, в этой графе должны быть сделана следующая запись:

Исправлено в графе  ____

__________________    ______________________
       (подпись)              (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Книга приказов по личному составу представляет собой документ внутреннего пользования. Это означает, что им могут пользоваться только сотрудники отдела кадров организации. Передаваться сотрудникам других структурных подразделения данный документ может только после издания специального распоряжения руководителя кадровой службы. При этом сотрудник, отвечающий за ведение Журнала, должен обязательно присутствовать в момент ознакомления руководителей отделов или других должностных лиц с содержанием документа.

Проверка журнала на предмет актуальности, точности и правильности оформления вносимых данных, а также для подготовки соответствующих докладов и отчетов и проведения аналитической работы осуществляется руководителем отдела кадров с регулярностью, установленной локальными нормативными актами компании, регламентирующими кадровую работу.

Журнал находится на хранение у специалиста, отвечающего за его ведение. После завершения журнала об этом делается соответствующая запись на лицевой стороне обложки.

Порядок регистрации приказов по личному составу

Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных:

Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации. Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1.

Справка

На заметку

Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква "к" (кадровый) или "лс" (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка "о", с командировками - "км", с поощрениями -"п", взысканиями "в" и т.д.

Вносим название документа в графу 2.

Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.

Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.)

Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8.

Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9.

Вносим основание документа в графу 10.  Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль