text
Секретариат

Как определяются к уничтожению документы с истекшим сроком

  • 16 августа 2017
  • 924

В процессе деятельности любой организации производится большое количество документов. Деловые бумаги, срок действия которых истек, должны быть уничтожены. Как осуществляется эта процедура, рассказывается в данной статье.

Уничтожение документов с истекшим сроком

Целью экспертизы ценности деловых бумаг, которая ежегодно проводится на любом предприятии, является составление списка документов с истекшим сроком хранения. Деловые бумаги, попавшие в данный список, подлежат удалению.

Акт об уничтожении документов

Обычно, для определения срока удаления деловой бумаги пользуются номенклатурой дел. Однако, если возникают сомнения по поводу срока хранения той или иной бумаги, его можно уточнить по соответствующим типовым и ведомственным перечням.

Имейте в виду, что по закону ни одно предприятие не имеет право оставлять на хранение бумаги, у которых истек срок хранения. С другой стороны, преднамеренно сокращать срок хранения документации также строго запрещено.

Для того, чтобы сделать процедуру хранения и дальнейшего уничтожения деловых бумаг более прозрачной и облегчить контроль ее точного выполнения, советуем составить перечень всех единиц учета с указанием, сколько нужно хранить каждую единицу. Конечно, список может получиться довольно большим, но, последующая группировка покажет, что основная масса документации должна храниться в течение 5 лет. Это соответствует типовому перечню. Обращаем ваше внимание, что в перечень бумаг, подлежащих уничтожению в текущем году, могут попасть только те, чей срок хранения истекает 1 января этого же года.

Справка

Пример

Поясним последнее положение на примере. Вы планирует провести процедуру уничтожения деловых бумаг в августе 2017 года. Вы можете утилизировать все бумаги, чей срок истекает 01.01.2107 года, но не позже. Даже если срок истекает 02.01.2017, эта бумага может быть утилизирована только в 2018 году.

Все бумаги, отобранные для уничтожения, перечисляются в акте о выделении документов к уничтожению. Рассмотрим, как он составляется.

Во-первых, он должен содержать название структурного подразделения, который направил бумаги на утилизацию. Этот реквизит размещается перед заголовком акта.

Во-вторых, однородные дела не перечисляются каждое по отдельности, а учитываются под единым заголовком, а далее указывается общее количество единиц.

В третьих, при составлении акта внимательно следите за количеством позиций, чтобы избежать случаев непреднамеренного уничтожения дел.

Существует нормативные требования по отбору дел. В частности, в них указано, что отбор дел на утилизацию осуществляется полистно.

Уничтожение архивных документов

Справка

Процедура утилизации архивных документов должна проводиться с соблюдение ряда принципов:

  1. процедура должна быть санкционирована и отвечать требованиям соответствующих нормативных актов;

  2. нельзя утилизировать бумаги, которые участвуют или будут участвовать в текущих или предстоящих судебных расследованиях;

  3. соблюдение конфиденциальности данных, содержащихся в утилизируемых делах, является приоритетом;

  4. все страховые, персональные, резервные и любые иные копии утилизируемых документов должны быть уничтожены.

Процедура утилизации архивных дел включает в себя ряд этапов.

Первый этап - экспертиза ценности деловых бумаг;

Второй этап - подготовка акта о выделении дел с истекшим сроком хранения к уничтожению.

После осуществления всех мероприятий каждого этапа можно приступать к процедуре утилизации. Для нее можно выбрать любой из методов, о которых будет рассказано далее.

Заключительный этап утилизации -  подготовка и составление соответствующего акта.

Теперь расскажем подробнее обо всех перечисленных этапах.

Экспертная комиссия по уничтожению документов

В целях предотвращения преждевременного уничтожения ценных данных существующие правила работы архивов запрещают проводить оценку документации на уничтожения единолично. При этом объем утилизируемой документации значения не имеет. Данную работу, т.е. экспертизу ценности деловых бумаг, проводит специальная комиссия.

Существуют предприятия с большим документооборотом, на которых такая комиссия действует постоянно. Если объем бумаг небольшой, то такая комиссия создается раз в год или по мере необходимости.

Ее создание инициируется приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, входит сотрудники архива, бухгалтерии, экономического, кадрового и юридического отдела, а также секретарь организации.

Справка

Задачи комиссии

В задачи комиссии входит установление факта окончания срока хранения деловых бумаг, находящихся на экспертизе и подготовка акта о выделении их на утилизацию.

В целях сохранения ценных данных целесообразно сначала составить и утвердить опись дел постоянного хранения и уже только после этого приступать к составлению акта о направлении бумаг на утилизацию.

Обратите внимание, что в ходе экспертизы будут обнаружены дела, помеченные грифом секретности, то для них должен быть составлен отдельный акт.

Важная деталь - в деле, срок хранения истек, может быть обнаружен документ, подлежащий постоянному хранению. В таком случае, дело должно быть расшито, а документ изъят и описан.

Утилизация архивных дел с истекшим сроком хранения производится тем же способом, что утилизация других бумаг, а именно путем:

уничтожения шредером;

сжигания;

химического уничтожения.

p>

Уничтожение секретных документов

Отдельно следует рассмотреть вопрос утилизации деловых бумаг, содержащих конфиденциальные данные. Как правило, данную процедуру поручают специальным компаниями, имеющим соответствующее разрешение и необходимое оборудование. Однако, если объем утилизируемой конфиденциальной документации сравнительно не велик, ее можно уничтожить своим силами путем сжигания.

Читайте также:

Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению

Таким образом, мы рассмотрели общую схему проведения утилизации деловых бумаг разных видов. Очевидно, что ключевым моментом всей процедуры является подготовка акта уничтожения документов, не подлежащих хранению. В нем должна быть собрана вся информация, которая содержится на обложках дел, подготовленных к утилизации. Иногда возникают ситуации, когда информация на обложке не является исчерпывающей. В таком случае недостающие данные (заголовок, дата или индекс) могут быть уточнены по номенклатуре дел.

Основная сложность для работников, производящих процедуру отбора дел, заключается в правильном определении номера статьи, содержащей срок хранения бумаги, по типовому перечню. Дело в том, что реальное наименование (заголовок) дела и название статьи в стандартном перечне могут отличаться. Такая ситуация возникает из-за невозможности учесть все многообразие существующих деловых бумаг.

Необходимо иметь в виду, что стандартный перечень содержит типовое название бумаги. Сотрудник, производящий отбор, должен обладать необходимой квалификацией, позволяющей ему понимать назначение бумаги и определять срок ее уничтожения.

Сотрудник, проводивший экспертизу ценности деловых бумаг, должен подписать акт об уничтожении. В этом же документе должна быть отметка о согласовании с экспертной комиссии. Только после этого дело можно направить на утилизацию.

Выше мы уже говорили, что документация может быть утилизирована либо своими силами, либо с привлечением сторонних специалистов.

В первом случае, после проведения всех мероприятий нужно составить акт в произвольной форме.

Во втором случае, вам выдадут такой акт или накладную. В них будут указаны количество утилизированных дел, их суммарный объем и вес, а также дата проведения процедуры.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Скачать чистый бланк >>>

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.