Как сдать документы в архив при ликвидации организации

163
Это последняя проблема, возникающая на пути ликвидации юридического лица – куда деть все документы? Как их подготовить, чтобы их приняли на хранение? Вопросы эти не урегулированы законодательно, но решать их придется.

Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие. В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия

Сдаче в архив подлежат все документы, по которым установлены сроки хранения, и сроки эти не истекли. В обязательном порядке хранятся:Как сдать документы в архив при ликвидации организации

  • кадровые: по учету труда, по заработной плате, по расчету с персоналом (их срок хранения составляет 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет для документов, созданных после 2003 года;
  • бухгалтерские (первичные учетные документы, учетная политика, инвентарные карточки и т.д.; их срок хранения не менее пяти лет);
  • учредительные.

Как видим, документы после ликвидации составляют достаточно объемную массу, особенно если юридическое лицо имело большой штат сотрудников, осуществляло постоянную деятельность и ликвидировано по процедуре, предусмотренной законодательством.

Порядок сдачи документов в архив при ликвидации организации определяется несколькими нормативными документами:

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»;

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Положение о временной администрации по управлению кредитной организацией, утвержденное Банком России 09.11.2005 № 279-П (определяет особенности работы с документами при ликвидации кредитных организаций).

Данными нормативными актами следует руководствоваться, отвечая на вопрос (когда завершена уже ликвидация предприятия) какие документы подготовить.

Читайте также:

Куда сдавать документы при ликвидации организации

Архив документов при ликвидации предприятия, как правило, невозможно хранить по месту нахождения ликвидируемой организации. Если помещение у нее было арендовано, то с исключением юридического лица из реестра ЮЛ, арендных отношений больше нет, имущество самой организации передается либо учредителям, либо кредиторам в различных порядках, предусмотренных законом. Таким образом, ликвидационная комиссия или ликвидатор, вздохнув от проделанной тяжелой работы по предыдущим этапам, сталкиваются с проблемой, что теперь делать со всеми бумагами и куда передаются документы после ликвидации организации. Ведь именно на ликвидационной комиссии или ликвидаторе лежит обязанность довести до конца все операции с бумагами ликвидируемого юридического лица.

Закон здесь говорит следующее: для начала надо определить, есть ли у организации правопреемник. Если таковой имеется – документация должна перейти к нему. Если нет, то ищем вышестоящую организацию. Если и такой нет, то кадровые и архивные документы с неистекшими сроками хранения передаются ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора.

Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций дает ссылку на специализированный архив для бумаг по личному составу. Пока такие организации не распространены, созданы лишь в некоторых регионах и информации о них мало. Поэтому если таковой специализированный архив отсутствует на территории ликвидируемой организации, то документация передается в государственный архив.

Таким образом, из настоящей нормы закона (ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») следует, что чтобы сдать документы в архив при ликвидации предприятия, необходимо предпринять ряд действий:

найти «соответствующий» архив;

заключить с ним договор;

привести документы при ликвидации организации в упорядоченное состояние;

получить документ от архива о сдаче документации.

Архив следует искать территориально – ближайший к месту нахождения ликвидируемого юридического лица. Проверив, нет ли специализированного фонда по хранению документов по личному составу, обращаем внимание на муниципальные архивы. Если по каким-то причинам в муниципальный архив сдать не получается, остается вариант с частными архивами.

Независимо от того, в какой архив планируется передача документации (частный, государственный, специализированный) – необходимо заключить договор. Здесь важно помнить, что бумажное наследие ликвидируемой организации не переходит в собственность архивов, они лишь оказывают услуги по хранению и, возможно, по формированию дел и подготовки их к хранению. Данные услуги возмездные. Расходы лежат на  учредителях (участниках) юридического лица и производятся за счет имущества или за счет средств самих участников (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Следует помнить, что в приеме некоторых бумаг с небольшим сроком хранения государственные архивы могут и отказать. В этом случае придется решать вопрос о самостоятельном хранении «наследия» в течение пяти лет минимум или сотрудничать с частным архивом.

После того, как договор заключен, начинается этап подготовки документов к хранению. Документы формируются в дела (папки) отдельно по категориям и по разным папкам в зависимости от сроков хранения (бумаги со сроком хранения в 75 лет подшиваются отдельно от тех, чей срок хранения составляет пять лет). Основные правила работы архивов немного регламентируют процедуру подготовки бумаг к хранению. Она включает в себя проведение экспертизы ценности, подшивка или переплет, проставление нумерации листов, оформление различных описей. Работа эта трудоемкая и не всегда понятная обывателю, который никогда не сталкивался с подобной задачей. И хотя обязанность по подготовке бумаг к архивированию лежит на ликвидационной комиссии, закон здесь допускает обращение к работникам архивов и специализированным организациям за помощью на договорной основе.

Сдача документов в архив при ликвидации предполагает составление акта или справки о принятии их архивом.

Документы после ликвидации

Документы в архив при ликвидации передаются, как правило, после получения справок из Пенсионного фонда РФ и внебюджетных фондов, подтверждающих снятие юридического лица с учета. Перед этапом уничтожения печатей и штампов происходит работа с архивом.

Законодательство не отвечает четко на вопрос, существует ли обязанность передавать документацию на хранение после прекращения деятельности ИП. С одной стороны, в законе при описании процедуры указывается лишь на организации, а с другой стороны, ИП также обязано хранить, например, документы по личному составу. Поэтому, если у индивидуального предпринимателя есть риск несохранности важных бумаг в течение такого длительного срока их обязательного хранения, лучше передать их на хранение в специализированную организацию.  

Окончательный документ ликвидации предприятия - уведомление об исключении юридического лица из ЕГРЮЛ. Выдается он после того, как вся документация передана на хранение.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль