Бланки трудовых книжек

366
Несмотря на разговоры о скорой отмене трудовых книжек, пока этого не состоялось. Трудовая книжка пока единственный документ, подтверждающий трудовой стаж. А бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности. С бланками шутки плохи.

Трудовой книжке (ТК) уже достаточно много лет, и все годы она честно служила подтверждением трудового стажа работника, содержала в себе сведения о владельце, его профессии, отслеживала изменения его фамилии и образования, бережно хранила все записи о периодах работы. Некоторое время назад начали появляться публикации о том, что их скоро отменят. Но пока этого не случилось. И даже форма остается прежней, такой, какой она утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Данный документ является официальным персональным документом гражданина с 14-летнего возраста, который впервые поступил на работу.

Движение трудовых книжек бланк

Каждая организация, которая оформляет трудовые отношения со своими сотрудниками, обязана вести учет движения трудовых книжек (бланк соответствующего журнала предоставим ниже). 

Бланки трудовых книжек

Под движением здесь понимается учет использования бланка и оформление его в полноценный персональный документ с указанием данных будущего владельца, его профессии и начале трудового стажа. Это связано с необходимостью учета бланков строгой отчетности (БСО), а также для систематизации  информации по полученным ТК и для фиксации факта их использования.

Движение трудовых книжек (бланк, как правило, ведет бухгалтерия) осуществляется с помощью специального документа - книга учета бланков трудовых книжек. Форма этого документа утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» - приложением № 2. В книге указывается у кого, на каком основании, сколько и каких (с указанием серии и номера) БСО получено и сколько и каких израсходовано.

По правилам обращения БСО свободное распространение и копирование бланков не допускается. Розничная торговля осуществляется через специализированные магазины розничной сети, которые получают их от сертифицированных распространителей. При этом оформляется документация – акты приема-передачи. Такие меры позволяют защитить работников от подделок и дальнейших возможных проблем с подтверждением стажа при таких обстоятельствах.

Бланк книги учета трудовых книжек скачать можно в любой справочно-правовой системе, где наверняка есть в базе соответствующее Постановление Минтруда России № 69, или здесь.

Можно приобрести и типографский вариант такого журнала, но с помощью современной офисной техники не составит труда его распечатать, прошить и использовать в работе.

В соответствии с п. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), помимо документа, отражающего операции с БСО, работодатель обязан также вести книгу учета движения ТК и вкладышей в них. Такой журнал отражает движение уже заполненных трудовых книжек, оформленных на конкретного работника – ведь в обязанности работодателя входит обеспечение их сохранности. Кроме того, могут возникнуть ситуации, когда работнику надо временно выдать ее на руки (например, для предоставления в Пенсионный фонд РФ для оформления пенсии). Такая выдача и факт возврата также фиксируется в журнале – книге учета движения. Бланк книжки учета трудовых книжек утвержден тем же Постановлением Минтруда России № 69 – приложение № 3. Скачать его можно здесь.

Напомним, что заполнение всех документов, где предусматривается внесение информации о бланке ТК, касается и вкладыша к ней. Вкладыш является приложением, также имеет свои идентификационные характеристики – серию, номер, является БСО. Вкладыш в трудовую книжку скачать бланк можно здесь, форма утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Читайте здесь:

Хранение бланков трудовых книжек

Поскольку бланки ТК и вкладышей являются документами строгой отчетности, то и хранение у них должно быть соответствующее. Помимо оформления различной документации, связанной с хранением и учетом, необходимо обеспечить и фактическую их сохранность. Обеспечивается это установлением сейфов, специальных шкафов с замками, чтобы минимизировать риск доступа к ним третьих лиц.

Справка

Требования к помещению и условиям хранения ТК

Анализ норм права, где прописываются вопросы хранения ТК, позволяет сделать вывод, что четкие требования к помещению и условиям их хранения не предъявляются. Часто у кадровиков возникают вопросы – надо ли обязательно использовать сейфы, несгораемые шкафы, оборудовать помещение специальными защитными устройствами. Законодательно таких требований по отношению именно к ТК, оформленным сотрудникам, не установлено. Но, разумеется, все эти меры снижают риски утраты и повреждения документов.

А что касается БСО (к коим бланк ТК относится), то здесь следует обратиться к п. 6.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которое утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В нем сказано четко - бланки строгой отчетности подлежат хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Таким образом, законодательство предъявляет даже большие требования к мерам по сохранности пустых бланков, чем к оформленным ТК. Представляется, что работодатель самостоятельно может разработать меры по повышению уровня сохранности как бланков, так и самих документов, подтверждающих трудовой стаж и закрепить это в локальном нормативном акте.

В организации назначается ответственное лицо за хранение БСО (чаще это сотрудник бухгалтерии, т.к. операции с ними отражаются в бухгалтерском учете, и в данном случае речь идет только о непосредственном хранении пустых форм). Назначение оформляется приказом. Это же лицо может быть и ответственным за ведение ТК, а могут эти функции и распределяться между двумя работниками (в крупных организациях так случается чаще, т.к. бланки хранятся в бухгалтерии). Тогда сотрудник, ответственный за их ведение, будет получать необходимое ему количество бланков трудовых книжек для оформления по актам приема-передачи.

Согласно требованиям, установленным п. 42 Постановления Правительства РФ № 225, по окончании месяца лицо, ответственное за ведение книжек, представляет в бухгалтерию юридического лица отчет о наличии бланков ТК и вкладышей, а также о суммах, полученных с работников за оформленные и вкладыши. При этом оформляется приходный ордер кассы.

Если при оформлении ТК сотрудник портит бланк, то он подлежит уничтожению. При этом составляется акт об уничтожении с проставлением подписей членов комиссии.

Хранение оформленной трудовой книжки работника – важная обязанность работодателя. Но не менее важно и правильное и внимательное отношение с пустыми бланками, тем более, если они имеют идентифицирующие признаки. За некорректное обращение с бланками (в частности, отсутствие книги учета бланков, неверное ее заполнение и иные нарушения Правил ведения  трудовых книжек) влекут ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафу может быть подвергнут руководитель организации и само юридическое лицо.

Читайте здесь:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль