Ведомственные архивы

75
Если архив находится в подчинении организации, не входящей в систему государственной архивной службы или является структурным подразделением предприятия, то он называется ведомственным. В данной статье мы расскажем о особенностях организации и правилах работы ведомственных архивов.

Для работы в области архивного дела существует специально созданные архивные учреждения, однако помимо них на каждом предприятии существует свой архив - ведомственный архив (далее по тексту - ВА).

ВА не входят в систему государственной архивной службы, но при этом являются важным источником пополнения ее фондов.

Следует отметить, что само понятие "ведомственный архив" включает в себя центральный архив ведомства, архив областного учреждения и архив отдельного предприятия. В данном материале речь пойдет о последнем.

Документы ведомственного архива

ВА предприятия обеспечивает хранение деловых бумаг, созданных или полученных в ходе деятельности данной организации.

Для определения профиля ВА разрабатывается соответствующее положение о нем. Существует ряд типовых положений, общих для всех разновидностей ВА. Согласно этим положениям в ВА должны хранится следующие документы:Ведомственные архивы

  • документы постоянного срока хранения, относящиеся к деятельности организации и законченные текущим делопроизводством;
  • документы временного срока хранения (более 10 лет), а также документы по личному составу;
  • документы постоянного срока хранения и по личному составу, относящиеся к деятельности организаций, которые являются предшественниками данного предприятия;
  • личные фонды деятелей науки и искусства, имеющих отношение к данной организации.

В ВА также могут находиться на хранении копии ценных документов, печатные и справочные издания, необходимые для работы.

К основным задачам ВА относится:

проведение мероприятий по комплектованию фонда;

хранение и учет единиц фонда;

работа по подготовке и передачи дел в государственный или муниципальный архив;

обеспечение доступа к данным и работы с документаций;

методическая работа и контроль документооборота.

Объединенный ведомственный архив

В зависимости от текущих потребностей делопроизводства компании передача дел в объединенный ведомственный архив (ОВА) может осуществляться через 2-3 года после их окончания.

Если возникает необходимость принять дела в ОВА из других организаций, то кроме стандартной описи, нужно оформить акт сдачи материалов. В акте нужно зафиксировать факт передачи дел, а также всего учетно-справочного аппарата (указатели, картотеки, лист и дело фонда).

Заполнение учетных документов является завершающей процедурой приема деловых бумаг в ОВА.

Достаточно распространенной является ситуация, когда на государственное хранение передаются не все дела, находящиеся в ОВА. Оборот документов осуществляется ГАС. При этом учитываются материалы, которые находятся в архиве в составе разных фондов.

В ОВА могут храниться документы АФ РФ. При этом они подлежат  централизованному государственному учету. Карточка фонда является средством осуществления данного учета.

Если в ОВА находятся деловые бумаги нескольких разных фондов, то необходимо завести список фондов и Книгу учета поступлений и выбытия единиц фонда.

Справка

Основными задачами ОВА является:

  1. обеспечение руководителей и структурных подразделений компании необходимой информацией и исполнение запросов по требуемым данным;
     
  2. обеспечение исполнения социально-правовых запросов;
     
  3. работа по информационному обеспечению культурно-просветительских мероприятий компании;
     
  4. обеспечение сотрудников, работающих в читальном зале ОВА, необходимыми информационными источниками.

Процесс комплектования государственных архивов и ОВА имеет много общего. Он состоит из выявления ресурсов комплектования, составления перечня деловых бумаг, которые подлежат помещению в Госархив, осуществление приема документации в архив. Работа по формированию ОВА должна производится при помощи и под руководством специалистов ГАС.

Читайте также:

Основные правила ведомственного архива

Справка

Правила ВА находятся в тесном взаимодействии с функциями данной структуры:

  1. Осуществление комплектования фонда, приема деловых бумаг из структурных подразделений компании и других подведомственных структур. Проведение экспертизы ценности документации, находящейся в ОВА, ежегодно. Проведение отбора деловых бумаг для дальнейшего хранение и соответствующее их оформление.
     
  2. Обеспечивать надлежащую сохранность компонентов фонда, поддерживать необходимый режим температуры и влажности, требуемые санитарно-гигиенические условия. Организовать учет документации, проверять наличие дел, своевременно проводить дезинфекцию документов, проводить реставрационные работы и топографирование, готовить передачу дел на государственное хранение.
     
  3. Обеспечивать возможность использования документов, информировать руководство и сотрудников о составе данных, содержащихся в делах, исполнять соответствующие запросы организаций и граждан.
     
  4. Контролировать работу делопроизводственных служб и оказывать им необходимую помощь. Составлять номенклатуру дел и участвовать в работе экспертных комиссий. Проверять соответствие оформления дел действующим стандартам и правилам, проверять работу архивов, находящихся в подведомственных структурах.

Более подробный список функций ОВА приведен в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

Хранение документов в ведомственных архивах

В целях обеспечения надлежащих условий хранения документов в ВА необходимо проведение ряда процедур, направленных на создание соответствующих условий, соблюдение нормативных режимов и организацию должной сохранности документации, исключающую возможность несанкционированного доступа или утрату данных, а также поддержание информационных носителей (бумажных или электронных) в оптимальном физическом состоянии.

ВА должно быть предоставлено либо специально построенное, либо переоборудованное здание или изолированные помещения.

Запрещено отводить под ВА помещения с повышенным уровнем влажности, плохо проветриваемые и неотапливаемые, а также ветхие здания.  К ним также относятся подвальные и чердачные помещения и помещения, расположенные рядом с пищевыми складами, заведениями общественного питания, а также с организациями, занимающимися хранением, производством или использованием химических и взрывоопасных веществ.

Справка

Организация, создающая ВА, должна располагать:

  1. хранилищем для хранения архивного фонда;
     
  2. специальным помещением для организации приема, временного хранения и акклиматизации деловых бумаг;
     
  3. специальные залы для работы исследователей;
     
  4. отдельные, изолированные от хранилища, комнаты для сотрудников ВА.

Само помещение, отведенное для размещения ВА, должно отвечать следующим требованиям:

гарантировать пожарную безопасность, исключать возможность затопления и иметь запасной выход;

в помещение должны отсутствовать магистральные трубопроводы газовой, канализационной и водопроводной системы. Возможно наличие немагистральных, но изолированных труб;

электропроводка должна быть скрыта, а сетевые розетки - герметизированы.

строго запрещено использование открытого огня, отопительных приборов.

не допускается хранение пищевых продуктов и курение.

размещение объектов и предметов, не относящихся к ВА, запрещено.

Оборудование для хранения документов в ведомственном архиве

Хранилища ВА должны быть снабжены стационарными металлическими передвижными стеллажами. Требования по размещению стеллажей приведены ниже:

главный проход между рядами стеллажей должен составлять 120 см;

расстояние между стеллажами должно составлять 75 см;

наружная стена здания и стеллажи, параллельные ей, должны находится на расстоянии 75 см;

торец шкафа или стеллажа должны находиться от наружной стены на расстоянии 45 см;

нижняя полка стеллажа должна быть на высоте, не ниже 15 см от пола.

Форма хранения документов на стеллажах - коробки или связки. Хранение деловых бумаг на полу, подоконниках категорически запрещено.

Если стена помещения имеет окно, то стеллажи должны быть установлены перпендикулярно ей. Расстояние от окон и батарей центрального отопления должно быть не менее 0,6 м. Размещение шкафов и стеллажей вплотную к стенам и радиаторам не допускается.

Научно-справочный аппарат ВА и учетные документы должны храниться в специально приобретенных для этих целей сейфах и металлических шкафах. Эти меры предусмотрены с целью недопущения утраты, повреждения или несанкционированного доступа к данным.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль