text
Секретариат

Приказ о временном исполнении обязанностей

  • 25 августа 2017
  • 1871

Если один из сотрудников компании временно отсутствует на работе (отпуск, командировка, учеба), его обязанности исполняет другой сотрудник. Как правильно оформить приказ о временном исполнении обязанностей, расскажем в этой статье.

Достаточно распространенной является ситуация, когда один из сотрудников фирмы временно отсутствует. Он может быть в отпуске, в командировке, на учебе или длительное время находится на больничном листе.  Обязанности этого сотрудника временно исполняет другой. Временно исполняющий обязанности при этом продолжает выполнять и свою работу, и кроме должности с приставкой "И.О"., не получает за дополнительную нагрузку никаких компенсаций. 

В каком-то смысле такую ситуацию можно расценить как принудительный труд и законодательно это обосновать. Чтобы избежать проблем с трудовым кодексом, нужно составить и правильно оформить приказ о временном исполнении обязанностей и соблюсти все предусмотренные законом процедуры.

Что входит в определение "временно исполняющий обязанности"

В современной трудовом законодательстве существует три способа оформления одновременного выполнения сотрудником своих собственных обязанности и обязанностей временно отсутствующего сотрудника:Приказ о временном исполнении обязанностей

  1. оформление внутреннего совмещения;
  2. расширение объема работ, выполняемых сотрудником;
  3. оформление временного замещения (ст. 60.2 ч.2 ТК РФ).

В том случае, если речь идет о временном исполнении обязанностей сотрудника, отсутствующего на рабочем месте по причине болезни, отпуска, командировки или учебы, то целесообразно использовать последний из вышеперечисленных способов - оформление временного замещения.

Рассмотрим, чем он отличается от двух предыдущих - внутреннего совмещения и расширения объема работ.

Внутреннее совмещение - это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой должности на том же самом предприятии, где проходит его основная трудовая деятельность. Выполнение дополнительной работы может осуществляться как в течение основного рабочего времени, так и в любое другое время. Например, главный бухгалтер может брать на себя функции рядового бухгалтера, а завхоз в ночное время выполнять обязанности сторожа. Единственное условие внутреннего совмещения - все дополнительные должности должны быть в штатном расписании и быть временно свободными.

Расширение объема работ или зон обслуживания - это выполнение сотрудником обязанностей, предусмотренных трудовым договором, но сверх той нормы, которая в этом договоре установлена. Например, преподаватель может взять дополнительные часы и работать 1,5 или 2 ставки, дворник или почтальон может обслуживать не только свой участок, но несколько дополнительных.

Временное исполнение обязанностей предполагает, что та должность, функциональные обязанности которой выполняет сотрудник, не является свободной. Сотрудник, ее занимающий, отсутствует лишь в течение какого-то времени. Например, когда директор находится в отпуске или длительной командировке, его функции должен выполнять другой сотрудник, назначенный соответствующим приказом или определенный согласно его должностной инструкции. Это может быть заместитель директора (временное исполнение обязанности руководителя предусмотрено его должностной инструкцией), главный бухгалтер или другой сотрудник (их можно назначить приказом).

Если уходит в отпуск или уезжает в командировку руководитель структурного подразделения, то соответствующим приказом он наделяет одного из сотрудников руководящими функциями и полномочиями.

Если уходит в отпуск или на больничный главный бухгалтер или другой ответственный сотрудник, чье отсутствие может неблагоприятно сказаться на деятельности компании, то его функции обязательно должен взять на себя один из сотрудников.

Важно иметь в виду, что заместитель, выполняя функции руководителя, продолжает отвечать и за свои обязанности в полном объеме. В том случае, если это невозможно, то должен быть оформлен временный перевод на другою должность.        

Читайте также:

Как оформить временное исполнение обязанностей

Существует стандартная процедура оформления временного исполнения обязанностей. Рассмотрим подробно каждый ее этап:

Этап № 1.

Получение согласия сотрудника, который будет временно замещать отсутствующего.

Это обязательный этап. Возложение дополнительных обязанностей и ответственности на сотрудника возможно только с его согласия. Сразу следует сказать, устного согласия недостаточно, оно обязательно должно быть письменным и оформлено надлежащим образом.

Чаще всего формой такого письменного согласия становится либо заявление от сотрудника ("Прошу назначить меня исполняющим обязанности") или официальное предложение от руководителя, также в письменной форме, где будут указаны условия и сроки ВРИО.

Этап № 2.

Определение размера доплаты за временное замещение.

Казалось бы, любая дополнительная работа должна быть оплачена и ВРИО тоже. Однако это не всегда так, и чаще всего такое замещение не предполагает никаких компенсаций.

Почему это так? Дело в том, что в трудовом договоре и должностных инструкциях сотрудников, имеющих сходный функционал, есть положение об обязанности замещать временно отсутствующего коллеги. Аналогичные пункты есть в договоре и должностной инструкции заместителя - об обязанности замещать своего непосредственного руководителя, а у старшего бухгалтера - замещать главного бухгалтера. Причем ни о какой доплате в этих документах речь не идет.

Есть отдельные случаи, когда замещение может быть квалифицировано как "работа, не предусмотренная трудовым договором". В таких случаях размер доплаты определяется самим работодателем по согласованию с сотрудником, поскольку законодательством этот вопрос никак не регламентирован. Форма компенсации может быть любой - единовременной выплатой фиксированной суммы, установлением процентной надбавки к основному окладу или какой-то еще.

Этап № 3.

Подписание дополнительного соглашения к трудовому договору.

После того, как пройдены первый и второй этап, т.е. получено соглашение и определен размер доплаты, мы переходим к третьему этапу - оформлению дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником, который станет ВРИО. Данный документ составляется в двух экземплярах. В нем следует указать должность, которая будет замещаться, содержание работы, ее объем и срок замещения, а также форма компенсации, если таковая полагается.

Допустим, замещаться будет сотрудник, находящийся в отпуске. В таком случае срок замещения берем из приказа о предоставлении отпуска данному работнику.  Если замещаться будет человек, находящийся на больничном, то срок определяется открытой формулировкой "до момента выхода на работу основного работника".

Этап № 4.

Издание приказа о временном исполнении обязанностей и ознакомление с ним сотрудника.

Как составить приказ о временном исполнении обязанностей

Приказ о временном исполнении обязанностей составляется на основании дополнительного соглашения к ТД, подписанного с работником.                  

Справка

Данный вид приказа должен содержать следующие пункты:

  1. Сведения о работнике, назначенном исполнять обязанности: фамилия, инициалы, должность, структурное подразделение;
     
  2. Сведения о замещаемом работнике: фамилия, инициалы, должность;
     
  3. Причина замещения;
     
  4. Указание на то, что заместитель не освобождается от выполнения обязанностей по основному месту работы;
     
  5. Дата начала исполнения обязанностей (замещения);
     
  6. Дата окончания (либо это будет точная дата, либо открытая);
     
  7. Размер доплаты, если таковая предусмотрена;
     
  8. Основание для издания приказа (заявление работника, дополнительное соглашение к ТД);

Во всем остальном форма данной деловой бумаги остается свободной. В зависимости от конкретных обстоятельств в текст может вноситься соответствующая информация. Например, приказ может наделять правом подписи финансовых документов лицо, замещающее главного бухгалтера.

Справка

Справка

Замещение материально ответственного сотрудника

Если предполагается отсутствие генерального директора или главного бухгалтера даже на один день, замена этих лиц должна быть оформлена приказом, поскольку они несут полную ответственность за деятельность компании.

Исполняющего обязанности генерального директора может назначить либо сам руководитель лично, либо управляющий орган компании (общее собрание участников ООО). Приказы на ВРИО должны быть зарегистрированы в журнале распоряжений по личному составу и хранится в течение 75 лет.

В трудовую книжку информация о том, что сотрудник временно исполнял обязанности без отрыва от основной должности, не заносятся. Этот факт может быть внесен в личную карточку по форме Т-2.

Замещение материально ответственного сотрудника требует заключения отдельного договора о полной материальной ответственности лица, который будет исполнять его обязанности.

ВРИО может быть прекращено до истечения срока, указанного в приказе, если работодатель или сам работник выступит с такой инициативой. Об этом нужно уведомить другую сторону за три рабочих дня.

Следует отметить, что возложение на сотрудника обязанностей сверх тех, что прописаны в трудовом договоре и должностной инструкции, запрещено трудовым законодательством.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.