text
Секретариат

Как составить график отпусков

  • 5 февраля 2018
  • 479

Казалось бы, до декабря месяца, когда должен быть утвержден график отпусков, еще достаточно времени. Но сотрудники уже могут определяться с отпуском на следующий год, а кадровики — освежить в памяти, как не допустить ошибок при составлении графика.

График отпусков — это документ, в котором отражается баланс прав и интересов работника и работодателя. С одной стороны, законодательством закреплено право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ), а с другой стороны работодателю необходимо обеспечить бесперебойность работы и всех производственных процессов, а значит, обеспечить некую сменяемость сотрудников при уходе на отдых. Именно этот баланс и отражается в графике. Таким образом, график отпусков на год представляет собой определенное расписание ухода работников на ежегодный отдых с указанием конкретных периодов. К такому документу предъявляется ряд требований.

Сроки составления графика

Трудовой кодекс РФ здесь устанавливает четкие сроки, когда в организации должен появиться такой документ. Согласно ст. 123 ТК РФ график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Структура данной нормы свидетельствует о том, что этот срок является крайним, после его наступления отсутствие утвержденного графика в организации уже является нарушением. Но составить и утвердить его можно и ранее середины декабря.

Как правило, его начинают составлять в ноябре, а то и раньше (особенно, если в организации большой штат сотрудников).

Форма графика

Как составить график отпусков

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена унифицированная форма N Т-7. С 2013 года унифицированные формы не являются обязательными к использованию, но большинство организаций все же продолжают составлять именно данную форму, как проверенную временем и привычную.

Ряд работодателей немного видоизменяют таблицу унифицированной формы, добавляя в нее, например, графу для подписи об ознакомлении или для отражения переноса отпусков. А некоторые и составляют вовсе свой график отпусков (excel таблица здесь вполне будет удобна и уместна).

График отпусков образец можно увидеть и скачать здесь

Образец (заполнение) графика отпусков можно посмотреть здесь

График отпусков форма составляется на бумажном носителе, распечатывается, подписывается сотрудником, который ее составил, и руководителем. Хранится вместе с кадровой документацией.

Унифицированная форма, утвержденная еще в 2004 году, не менялась последнее время, поэтому график отпусков 2018 года будет аналогичен форме графика за предыдущие года.

Утверждение графика отпусков

График отпусков является локальным нормативным актом организации, а, следовательно, проходит такие же стадии до вступления его в силу, как и иные локальные акты. Составление графика отпусков производится, как правило, работником кадровой службы (управления по работе с персоналом или кадровиком) или сотрудником, на которого возложено ведение кадрового делопроизводства (например, секретарь или референт). Секретарь или иной сотрудник (не кадровик) составляет график в организациях с малой численностью персонала.

На крупных предприятиях процесс составления и согласования графика достаточно длительный. Сначала составляются графики по структурным подразделениям (где не последнюю роль играет мнение руководителя структурного подразделения, как фигуры, отвечающей за обеспечение производственного или бизнес-процесса), затем согласованные с работниками сроки отдыха и сверстанное расписание передается в отдел кадров. После получения расписаний со всех подразделений производится оформление сводного графика предприятия. После согласования всех сроков общий график передается на утверждение руководителю. Утверждение графика отпусков производится путем подписания единой таблицы в грифе «Утверждаю».

Законодательство не требует составления отдельного приказа об утверждении графика. Унифицированная форма N Т-7 содержит специальный гриф для согласования, поэтому проставления подписи руководителя на соответствующем поле графика будет достаточно. Если же организация решила использовать свой бланк графика, где соответствующего поля для утверждения нет, то придется издавать приказ, поскольку законодательство требует, чтобы данный документ был утвержден руководителем (ст. 123 ТК РФ).

Аналогично обстоит дело с согласованием графика с выборным профсоюзным органом — это делается также в соответствующем поле документа.

Читайте также:

Составление графика отпусков

Наиболее важным этапом является именно составление графика, поскольку здесь законодательство требует учесть интересы и права отдельных категорий работников. Разумеется, пожелания работников следует учитывать. Но эти пожелания корректируются обязательными требованиями, например, к стажу работы сотрудника, дающему ему право на определенное количество дней оплачиваемого отпуска. По общему правилу, стаж работы для наличия права уйти на отдых должен быть не менее шести месяцев. Это не значит, что запрещается уходить на отдых до истечения данного срока. Если работник обосновал необходимость, а работодатель согласился и оформил соответствующим образом отпуск — пожалуйста. Нарушений здесь не будет.

Справка

Но для ряда работников это правило не работает. До истечения шестимесячного срока отдых имеют право потребовать:

  1. несовершеннолетние работники до 18 лет;
  2. женщины перед отпуском по беременности или же после него;
  3. усыновители детей, не достигших трехмесячного возраста.

Внимание! Данный перечень не является исчерпывающим.

Помимо этих моментов, график отпусков организации должен учитывать:

интересы сотрудников, которые имеют первоочередное право на предоставление отпуска;

интересы совместителей, которые могут потребовать предоставления времени отдыха одновременно с отпуском по основному месту работы, предоставив соответствующий документ;

права сотрудников на дополнительные отпуска;

возможность работников Крайнего Севера приурочить время отпуска к вступительным экзаменам в других регионах для детей выпускных классов и др. нюансы.

Чтобы не пропустить и учесть права и интерес всех категорий работников, желательно составить список по отдельным категориям. А затем согласовать эти требования закона с пожеланиями работников, чтобы свести эти моменты воедино в одном документе.

График трудовых отпусков должен также учитывать, что продолжительность отдыха у разных категорий работников разная. Так, например, у педагогов (работников образовательных учреждений) она составляет 42 или 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ и Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466), а у работников прокуратуры – 30 календарных дней (Закон РФ от 17.01.1992 № 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации»).

Работа с графиком

После того, как от работника поступило заявление, указанные в нем даты отдыха сверяются с графиком. Если даты в заявлении совпадают с указанными в графике, то производится оформление ухода на отдых. Если нет, то необходимо брать от работника заявление на перенос отпуска. В данном случае изменения в график отпусков не вносятся (возможно сделать дополнительную отметку в отдельной графе), а отпуск с новыми датами оформляется приказом руководителя.

Напоследок напомним, что график отпусков должен быть в любой организации, даже если в ней числится всего пять сотрудников. Он является обязательным как для работодателя, так и для работника. А за его отсутствие со стороны трудовой инспекции может последовать привлечение к административной ответственности.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.