Информационные системы электронного документооборота

490
Век информационных технологий позволяет автоматизировать многое. А уж передать огромное количество бумажной работы крупной компании в «руки» компьютеров – сам бог велел. Система электронного документооборота – облегчение в работе или дополнительные проблемы?

Под документооборотом понимают все процедуры, связанные с созданием документа, его движением в организации, учетом, хранением, архивированием, защитой от доступа третьих лиц, контролем за его исполнением.

Если все эти процессы обеспечивает специально созданная совокупность компьютерных программ, а информация формируется путем электронных документов, то такой документооборот называется электронным. На обывательском уровне его еще называют «безбумажным».

Преимущества

Безбумажное движение документации имеет ряд преимуществ. Например:

Зачем нужна СЭД

  • экономия пространства и бумаги (нет бумажных документов – нет нужды в шкафах, папках, полках, архивах);
     
  • экономия времени сотрудников (найти документ в электронной базе для профессионала – дело нескольких минут, а вот найти бумажный вариант в большом офисе, да еще созданный некоторое время назад – тот еще квест);
     
  • возможность более жесткого доступа третьих лиц к информации, более продуманная защита конфиденциальности (случайным людям будет сложнее добраться до информации в электронной системе, если продуман вопрос безопасности, а вот скопировать бумажный документ в общем беспорядке – элементарно);
     
  • прозрачность процедуры движения документа (если система настроена, то одновременно несколько человек могут наблюдать за прохождением документа по исполнителям, контролерам, руководителям, легче контролировать стадии, исполнительность, актуальность и т.д.);
     
  • система позволяет связывать несколько документов между собой, видеть те, которые каким-либо образом связаны с определенным выбранным, либо настроить функционал иного рода);
     
  • система документооборота в электронном виде позволяет работать сотрудникам удаленно, получать доступ к документации, находясь в подразделениях, территориально удаленных друг от друга, при этом еще экономятся средства, затрачиваемые обычно на штатных курьеров, привлеченные курьерские компании, почтовые расходы и т.д.;
     
  • экономия средств на бумагу.

Виды сэд

Система электронного документооборота сэд – это определенный программный продукт. Они могут быть различных видов. Деление на виды обусловливается тем, что применяются эти системы в различных областях деятельности, а также приобретаются для выполнения разных задач. Одной организации необходимо обеспечить в первую очередь хранение большого объема электронных документов, другой важно обеспечить обмен ими между подразделениями, третьи на первый план выдвигают анализ и взаимосвязь между документами. Спрос рождает предложения – поэтому системы отличаются, и выбор пользователю порой предстоит нелегкий.

Справка

Итак, система обмена электронного документооборота может:

  1. Представлять собой электронный архив и обеспечивать возможность хранения и быстрого поиска документации; такие программы – специализированные базы данных;

  2. Обеспечивать рабочие процессы (при этом электронный документ системы электронного документооборота не играет главную роль, он является приложением, необходимым дополнением к рабочим процессам, регулируемым системой);

  3. Позволять совместную работу над документом многих сотрудников одновременно (если компании нет необходимости обеспечивать иерархическую структуру документооборота, а на первый план выходит именно совместное создание документов);

  4. Включать в непосредственно систему оборота документации иные необходимые сервисы (электронную почту, управление проектами и иные сервисы).

Системы управления электронным документооборотом могут сочетать в себе элементы описанных видов. Их можно разграничить также по видам деятельности, по отраслям, по иным признакам. Для компании важно понимать, какие задачи она хочет выполнить с помощью сэд, документооборот должен обеспечивать работоспособность и получение прибыли коммерческой структуры и выполнение уставных задач иных организаций.

Читайте также:

Задачи сэд

Справка

Помимо основной задачи система электронного документооборота обеспечивает выполнение и иного функционала, порой важного для компании. Например, это может быть:

  1. возможность выгрузки большого объема электронной документации;
  2. работа одновременно группы сотрудников с документом в режиме «онлайн»;
  3. создание онлайн обсуждения документа;
  4. сравнения различных редакций документов;
  5. процедуры защиты содержащейся в документе информации;
  6. копирование и архивирование;
  7. нанесение средств индивидуализации (например, водяных знаков);
  8. возможность использования электронной цифровой подписи и др.

Исходя из потребностей, задач, финансовых возможностей, наличия или отсутствия разветвленной системы структурных подразделений, сферы деятельности компании, выбирается та или иная система. Предложений на рынке хватает.

Недостатки и проблемы

Среди множества преимуществ (рассмотренных выше) существуют и проблемы. Использование систем электронного документооборота предполагает определенные усилия со стороны персонала. К проблемам в использовании можно отнести следующие:

затраты на приобретение, установку и обслуживание программ (либо затраты на содержание собственного штата специалистов-разработчиков);

мотивация сотрудников к обучению и использованию всего функционала системы;

сложность учитывать все нюансы и изменения в деятельности компании в программном продукте;

необходимость взаимодействия с иными организациями, которые не используют в работе информационные системы электронного документооборота, а значит, иногда приходится возвращаться к бумажным документам или дублировать электронные;

иногда возникают вопросы придания юридической силы документам, когда не используются электронно-цифровые варианты подписи.

Обучение и мотивация персонала на переход к цифровым технологиям – отдельная задача, особенно если компания долгое время существовала в «бумажном мире», а сотрудники – не молодые и креативные люди нового поколения. Причем уровень освоения программных продуктов у всех сотрудников разный. И иногда с момента принятия решения о переходе на цифровой уровень до фактического внедрения проходит много времени и этапов. Процесс это легкий лишь на первый взгляд.

Справка

Трудности выбора

Многое в поиске информации в настоящее время начинается с простого вбивания запроса в поисковую строку. Так вот в ответ на это действие (появление фразы в сроке поиска «система электронного документооборота и делопроизводства») ищущий информацию получает огромное количество предложений различных систем, разработанных как российскими, так и зарубежными специалистами. Все громко заявляют о безоговорочном решении всех проблем потребителя в данном вопросе. И тут происходит открытие – проблема выбора. Как не ошибиться? Ведь чтобы разобраться в функциональных особенностях компьютерных программ необходимо обладать хотя бы зачатками навыков программистов и продвинутых пользователей. Иногда приходится привлекать и профессионалов. Тогда возникает вопрос, как правильно понять друг друга, как объяснить программисту задачи компании, чтобы он наиболее верно поискал решение этих задач в предлагаемых системах.

При выборе продукта придется провести целое исследование, изучение функционала в условиях,  когда разработчик-продавец не всегда заинтересован в раскрытии всех нюансов продукта всем подряд. Система электронного документооборота сэд должна быть удобна, функциональна и полезна потребителю. Причем с учетом его специфики деятельности. Придется изучать ролики о работе программы, отзывы пользователей, смотреть скриншоты, возможно, тестировать и проверять в деле, покупать отдельные модули и блоки, если это позволяет программа, внедрять систему постепенно и т.д. Ну и цена вопроса порой оказывается не последним вопросом в списке.

Пользователь по-разному решает проблемы выбора платформы, прежде чем  организация систем электронного документооборота будет внедрена – то-то разбирается самостоятельно, кто-то привлекает специалистов и консультантов со стороны, многие обходятся силами своих штатных работников. В любом случае, надо понимать, что система сэд – это ответственный шаг в жизни компании, делать который лучше взвешенно и осознанно.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль