Входящие документы: тонкости и нюансы обработки

361
Входящие документы - важнейшая часть документооборота предприятия. Исчерпывающий перечень процедур по обработке входящих документов, тонкости и нюансы работы с ними вы найдете в данной статье.

Для всех документопотоков характерно движение из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста к другому. В то же время у каждого документопотока есть особенности:

направление движения входящих - от момента поступления в компанию до их исполнения;

направление движения исходящих - от момента создания до отправки в другую компанию;

направление движения внутренних - от создания до исполнения и направления в делопроизводство.

В настоящее время значительная часть деловых бумаг появляется в электронном виде. Обрабатываются они как правило, без копирования на бумажный носитель. Однако основная масса документации по-прежнему создается на бумаге. Соответственно, они проходят по традиционным маршрутам движения.

Справка

Основные процедуры по обработке входящих документов

При движении входящей документации службой ДОУ выполняются следующие процедуры:

Проверка правильности доставки документов и их оформления.

В случае ошибочной доставки письма возвращаются в почтовое отделение. К последующей обработке должны приниматься только правильно оформленные документы. Они должны обладать юридической силой и быть присланными в полном комплекте.

При наличии ошибок в оформлении или отсутствии приложений поступившие деловые бумаги следует вернуть в организацию-отправитель. К ним нужно приложить сопроводительное письмо с указанием причины возврата. Целесообразно разработать трафаретный текст такого письма.

Первичная обработка документов

Если на адрес компании поступает письмо с пометкой "лично" или адресованные общественным организациями, то по нормам служебного этикета такие письма не вскрывают. Их перенаправляют по назначению безо всякой обработки. Входящие документы: тонкости и нюансы обработкиВ всех остальных случаях конверты с письмом распечатываются, и в большинстве случаев уничтожаются.

Если адрес отправителя, время отправки и дату получения письма можно установить только по конверту, то их рекомендуется сохранить.

Также сохраняют конверт в тех случаях, когда между датой регистрации в компании-отправителе и датой получения ее адресатом прошло достаточно много времени.

Традиционно не уничтожают конверты, в которых поступили заявления и жалобы граждан.

Предварительное рассмотрение документов.

Сортировка поступивших деловых бумаг (или предварительное рассмотрение) проводится с целью распределения их на два потока:

документация, передаваемая на рассмотрение руководителю организации для принятия управленческого решения и определения исполнителя;

документация, передаваемая для исполнения в структурные подразделения организации или конкретным исполнителям.

Предварительное рассмотрение поступившей документации имеет важное значение при организации документооборота. Оно позволяет повысить скорость движения документации в ходе ее обработки. А также освободить руководителя организации от рассмотрения малозначительной информации, сократить сроки принятия решений по оперативным вопросам.

На рассмотрение руководителю организации передаются оригиналы либо непосредственно ему адресованные, либо содержащие информацию по наиболее важным вопросам.

Регистрация документов в учетных формах.

Все подлежащие исполнению деловые бумаги сначала регистрируются в учетных формах. После этого они передаются руководителю организации или в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Справка

Зачем нужна регистрация?

При регистрации деловую бумагу вводят в информационно-справочную систему. Это обеспечивает:

  • письменное закрепление сведений о созданных или полученных;
     
  • сохранность деловых бумаг, устранение возможности их утраты;
     
  • быстрый поиск информации о поступивших или созданных документах;
     
  • количественный учет обрабатываемых в организации деловых бумаг для подсчета объема документооборота;
     
  • восстановление из регистрационных форм информации о документах при утрате подлинников;
     
  • контроль исполнения.

Сегодня регистрация деловых бумаг — это введение сведений о них в электронные базы данных. Однако все еще продолжают использоваться такие традиционные понятия, как регистрационная форма и регистрационный индекс.

Под регистрацией в современном делопроизводстве принято понимать процедуру присвоения ей регистрационного номера и внесение данных в Журнал регистрации.

Регистрационный номер деловой бумаги также называют регистрационным индексом. Это специальное обозначение, состоящие из цифр или цифр и букв.

Журнал регистрации входящих документов - особый учетный документ, предназначенные для учета, поиска и контроля данных.

Какие документы подлежат обязательной регистрации?

Справка

Обязательной регистрации подлежат следующие виды деловых бумаг:

  1. требующие обязательного исполнения;
  2. используемые в качестве руководства;
  3. используемые в качестве справочных материалов;
  4. требующие отправки в другие компании.

Рекламные, информационные материалы, а также извещения о выставках и презентациях, приглашения на обучение, семинары и курсы регистрации не подлежат.

Совет. Перечень нерегистрируемых в организации документов имеет смысл закрепить в Инструкции по ДОУ.

Регистрироваться должны деловые бумаги, связанные с различными направлениями деятельности организации. Например, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые, кадровые, организационно-распорядительные и т. д.

Где должны регистрироваться документы? 

На практике часто возникает вопрос о месте регистрации документов. Особенно тех, что обрабатываются в разных структурных подразделениях. Очевидно, что не всю документацию должна регистрировать служба ДОУ. Деловые бумаги специальных (функциональных) систем документации лучше регистрировать в соответствующих подразделениях.

Совет. Разработайте перечень деловых бумаг, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Подробнее о том, как происходит регистрация; какие деловые бумаги нужно регистрировать, а какие нет, а также из чего состоит регистрационный номер, читайте в статье Правила регистрации документов.

Справка

Передача документов на рассмотрение руководителю организации или на исполнение в структурные подразделения.

Передавать деловые бумаги ответственным исполнителям принято только под подпись для подтверждения факта получения ее сотрудником. Это исключает возможность потери.

При передаче деловых бумаг делается соответствующая отметка в регистрационной форме.

Рассмотрение документов руководителем организации и принятие управленческих решений (простановка резолюций)

Рассмотренные руководителем деловые бумаги возвращаются в службу ДОУ. Там, где в регистрационную форму переносится резолюция, проставленная руководителем.

Передача документов на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям)

В соответствии с резолюциями документация передается на исполнение в структурные подразделения организации (ответственным исполнителям).

Читайте также:

Как происходит исполнение входящих документов

Обратите внимание, что деловые бумаги, поступившие с службу ДОУ, должны и быть обработаны и переданы исполнителям в день поступления.

В том случае, если исполнение осуществляется несколькими отделами и разными должностными лицами, необходимо сделать необходимое количество копий входящих деловых бумаг. Оригинал входящий бумаги должен быть передан исполнителю, являющимся ответственным, а копии (заверенные) - другим исполнителям.

Исполнение документов осуществляют специалисты соответствующих структурных подразделений.

Задания, которые необходимо выполнить, содержатся либо в тексте (например, в распорядительной части текста приказа, в постановляющей части текста протокола), либо в тексте деловой бумаги и резолюции руководителя, проставленной на этом документе (например, в письме, служебной записке, заявлении).

Контролируют исполнение руководители организации и структурных подразделений, служба делопроизводства и ответственные исполнители.

Служба делопроизводства контролирует исполнение организационно-распорядительных бумаг. Деловые бумаги других систем контролируются соответствующими подразделениями или работниками.

Служба делопроизводства должна организовать исполнение документа после его издания или рассмотрения руководителем организации. Каким образом?

Передать оригинал исполнителю после его регистрации или рассмотрения, размножить бумагу в нескольких экземплярах (по числу исполнителей), оказать методическую помощь в случае вынужденного перенесения срока исполнения и т. д.

Работа исполнителя требует своевременной и качественной подготовки ответа или выполнения предусмотренных заданием мероприятий.

Как правило, каждый исполнитель достаточно ответственно относится к выполнению поручений руководства. Однако это не исключает необходимости контроля исполнения деловых бумаг в целях исключения срыва сроков исполнения.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под контролем исполнения документов понимается совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение.

Справка

Контроль позволяет решать следующие задачи:

  1. осуществление учета исполнения деловых бумаг;
     
  2. своевременно обнаружение исполнения;
     
  3. доведение до руководства информации о ходе исполнения;
     
  4. своевременное выявление и устранение факторов, вызвавших неисполнение деловых бумаг;
     
  5. усиление личной ответственности исполнителей за соблюдение сроков исполнения;
     
  6. укрепление дисциплины сотрудников, ответственных за исполнение.

Процедура контроля исполнения состоит из:

  • осуществление постановки деловой бумаги на контроль;
  • доведение бумаги до исполнителя в указанные сроки;
  • ведение контроля за ходом исполнения бумаги;
  • снятие бумаги с контроля;
  • учет и анализ результатов контроля, доведение информации до руководства.

В небольших организациях, в которых объем контролируемой документации сравнительно невелик, процедура контроля осуществляется в ручном режиме. Для этого традиционно используются регистрационно-контрольные карточки. В случае необходимости, например для контроля процесса службой ДОУ, может быть изготовлен дополнительный экземпляр карточки.

Если в организации используется журнальная регистрация деловых бумаг, то создание контрольной карточки также является необходимой процедурой.

Подробнее о том, как происходит контроль документов; какие бывают объективные причины неисполнения, а также как оформляются сведения об исполнении бумаг, поставленных на контроль, читайте в статье "Контроль исполнения документов".

Справка

Завершение исполнения документов

По результатам исполнения деловых бумаг осуществляются следующие действия: отправляются ответные письма, сотрудники направляются в служебные командировки, проводятся производственные совещания, подписываются договоры о сотрудничестве или поставках продукции и т. п.

Направление исполненного документа в дело

Исполненные входящие деловые бумаги подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Подробнее о том, определить объем документооборота вашей организации; оформить сведения о количестве обработанных документов, а также как рассчитать штатную и явочную численность делопроизводственного персонала читайте в статье "Технология работы с документами. Документооборот".

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль