Деловая переписка: секреты эффективных писем

562
Деловая переписка - инструмент, которым нужно уметь пользоваться. Об основных правилах, секретах и тонкостях деловой переписки расскажем в данной статье.

Классификация писем, используемых в деловой переписке

Деловые письма можно классифицировать по различным основаниям: по области применения, по роли в информационном обмене, по статусу автора и корреспондента, по уровню типизации текста, по назначению переписки в деловой деятельности, по сфере применения, по количеству адресатов и другим основаниям.

Наиболее важной является классификация деловых писем:        Деловая переписка: секреты эффективных писем

1. по территории хождения. Здесь различаются:

  • письма внутри страны (внутренняя переписка);
  • переписка с зарубежными корреспондентами;

2. виду связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту. Различаются деловые письма, пересылаемые посредством:

  • почтовой связи;
  • факсимильной связи;
  • информационно-телекоммуникационной сети;      

3. статусу автора (корреспондента):

  • письма организаций (юридических лиц);
  • письма физических лиц (граждан);       

4. роли в информационном обмене:

  • инициативные;
  • ответы.

Классификация писем по целевому назначению 

Наиболее сложной является классификация писем по целевому назначению. Выделяется несколько групп посланий, каждая из которых представлена несколькими разновидностями.

Письма информационного характера. Их основным назначением является информирование адресата.

К этой группе относятся такие разновидности сообщений, как информационное, сообщение, сопроводительное, напоминание, извещение, уведомление и др.

Справка

Пример текста сопроводительного письма:

Представляем на рассмотрение и утверждение Программу обучения специалистов по информационной безопасности, а также договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по информационной безопасности на 8 л. в 1 экз.

                     2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

Письма, содержащие просьбу или предложение. Цель таких сообщений — побудить адресата совершить действия, представляющие интерес для автора послания. К этой группе писем относятся письма следующих разновидностей: -просьба, запрос, предложение, заявка, заказ и др. Письма этой группы, как правило, требуют ответа.

Справка

Пример текста письма-просьбы:

Просим Вас рассмотреть возможность консультирования нашей компании по вопросам организации работы с научно-техническими документами и формирования технического архива общества. Период, в течение которого нам необходима консультационная поддержка, — первое полугодие 2016 г.

Письма, содержащие требование или претензию. Такие послания составляются в ситуациях, когда одна из сторон либо не выполняет, либо выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. К этой группе относятся письма следующих разновидностей: требование, претензия.

Справка

Пример текста письма-требования:

В соответствии с договором от 15.09.2015 № 34/87 ваша компания взяла на себя обязательство о поставке офисной мебели для оборудования нового учебного корпуса нашего вуза двумя партиями с отгрузкой 20 и 30 октября этого года. Однако отгрузка первой партии мебели была задержана на 5 дней, вторая партия мебели не отгружена до настоящего времени.

Требуем срочно выполнить взятые на себя обязательства и произвести отгрузку второй партии товара не позднее 8 ноября этого года.

В противном случае вам будут предъявлены штрафные санкции.

Письма-ответы — послания, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение. Различаются согласие (положительный ответ), отказ (отрицательный ответ) и письма, являющиеся и согласием, и отказом. В случае, если, например, в поступившем сообщении содержится несколько просьб, на часть из них дается положительный ответ, на часть — отрицательный.

Справка

Пример текста письма-отказа:

В связи с тем что заявленная тема семинара не собрала достаточного количества участников, семинар, запланированный на 28 октября этого года, проводиться не будет.

Вы сможете принять участие в семинаре на тему «Законопроект: юридическая техника» 15 декабря 2015 г.

Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии, рекомендации. К этой группе относятся такие разновидности сообщений, как гарантийное, подтверждение, рекомендательное.

Справка

Пример текста письма-подтверждения:

Подтверждаем предварительную договоренность о заключении договора на проведение ремонтных работ в здании корпоративного института вашей компании. Готовы подписать договор на согласованных условиях, определив датой начала работ — 15 ноября 2015 г.

Этикетные письма — послания, целью которых является выражение внимания, участия, благодарности, извинений и др. Основными разновидностями этикетных писем являются: поздравление, благодарность, -извинение, соболезнование.

Подробнее о разновидностях форм деловой переписки читайте в статье "Классификация деловых писем"

Какие правила этикета регулируют взаимоотношения участников деловой переписки?

Правило № 1.

Правило автора письма (составителя и должностного лица, которое подписывает документ). Одно из основополагающих правил этикета гласит: соблюдайте должностную иерархию. Поэтому ранг переписывающихся сторон должен быть равным. Направить послание в адрес руководителя компании может только руководитель другой компании или лицо, которое в данный момент выполняет его обязанности. Как и любое другое правило, это имеет исключения.

Пример. Руководители департаментов ОАО «Аэрофлот», которые ведут переписку с юридическими лицами, включая иностранные компании, могут адресовать письма первым лицам. Это право предоставляется им высоким статусом ОАО «Аэрофлот» и тем, что департамент «Аэрофлота» по численности работников и по масштабу решаемых задач превосходит среднестатистическое юридическое лицо.

Правило № 2.

Правила адресата. Адресат, который получил послание, в первую очередь руководствуется правилом: на запрос в обязательном порядке должен быть дан ответ, даже если вопрос, который рассматривается, не имеет большого значения. Это демонстрирует культуру работников организации и способствует тому, что ваша компания приобретет и сохранит благоприятный имидж. Если решение вопроса затягивается, нужно дополнительно уведомить об этом партнера письмом.

Второе правило заключается в том, что ответ на послание адресуется тому, кто его направил. Если инициативное письмо подписано, например, главным инженером или другим специалистом, ответ адресуют главному инженеру или специалисту. Может показаться, что это правило противоречит рассуждениям об иерархии, приведенным выше. На самом деле здесь действует другое, также основополагающее правило этикета: соблюдая правила этикета сами, мы не указываем другим на их нарушения. Подготавливая послание, мы соблюдаем иерархическое равенство автора сообщения и его получателя. Но мы не будем указывать на неправоту автору поступившего послания, направляя ответ через его голову руководителю, – не наше дело воспитывать чужих подчиненных.

Читайте также:

Оформление реквизитов в деловой переписке

Наименование организации. В делопроизводственном этикете приоритетным считается место сверху или слева на документе. Поэтому именно сверху на бланке располагают название вышестоящей структуры. На двуязычном бланке название организации, написанное по-русски, располагают слева, а на языке региона – справа, ведь русский язык как государственный язык Российской Федерации имеет более высокий статус, чем региональный.

Адресат. Обязательные обозначения «г-ну» и «г-же» в реквизите «Адресат» на сегодняшний день не установлены – они сравнительно недавно проникли в деловую сферу. Если вы решили их использовать, то употреблять упомянутые обозначения нужно со строчной буквы и сокращенно. Возникает вопрос: вежливо ли сокращать слова «господин» и «госпожа»? В пользу сокращений есть три аргумента:

 строка реквизита «адресат» ограничена 30 знаками. Слово «господину» с пробелом равно 10 знакам. Если мы адресуем сообщение Петрову, то оставшихся 20 знаков достаточно, чтобы расположить фамилию и инициалы адресата. А в случае с Римским-Корсаковым придется вторую часть фамилии писать строкой ниже, а это невежливо. Не станем же мы лицам с короткой фамилией обращение «господин» писать полностью, а лицам с длинной – сокращенно;

в переписке дипломатического корпуса, который является эталоном этикетных норм, слова «господин» и «госпожа» сокращаются даже в тексте писем;

упомянутые сокращения употребляли в России с Хвека, и они ни у кого не вызывали чувство неловкости.

Подпись. Подпись лица более высокого ранга располагается выше, а подписи подчиненных – ниже. Если послание подписывают лица, равные по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Поговорим о факсимильной подписи. Наблюдательный адресат заметит факсимильную подпись и поймет, что руководитель не держал в руках письмо. Если это письмо-поздравление, адресат догадается, что все прекрасные слова придумала секретарь, и послание произведет эффект, прямо противоположный задуманному. Особенно если вы посылаете два письма в одну организацию, при этом одно письмо скрепляется собственноручной подписью, а другое – факсимильной. Таким образом, получатель последнего лишний раз удостоверится в том, что занимает в вашей «табели о рангах» второе место. Разве это входило в ваши намерения? Факсимиле можно проставлять на письмах, которые рассылают по факсу и во множество адресов, например на информационных письмах.

Пример оформления реквизитов делового письма:

Деловая переписка: секреты эффективных писем

Подробнее о тонкостях этикета в деловой переписке читайте в статье "Этикет делового письма: почему важно соблюдать"

Справка

Подведем итоги

  1. Деловые письма можно классифицировать по различным основаниям: по области применения, по роли в информационном обмене, по назначению переписки в деловой деятельности, по сфере применения и т.д.
     
  2. Наиболее точной является классификация писем по целевому назначению.
     
  3. Одно из основополагающих правил этикета гласит: соблюдайте должностную иерархию. Поэтому ранг переписывающихся сторон должен быть равным.
     
  4. Второе правило заключается в том, что ответ на послание адресуется тому, кто его направил.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль