Как правильно оформить и выдать копии документов

318
Какие требования к оформлению копий документов необходимо соблюдать, чтобы сохранить их юридическую силу.

Для чего могут потребоваться копии документов

Работник  вправе обратиться по месту работы с запросом о предоставлении ему справок и копий документов, связанных с его трудовой деятельностью. Этот вид кадровой документации не относится к сведениям, имеющим закрытый характер. Поэтому на любой документ, который так или иначе связан с выполнением трудовых обязанностей данного сотрудника, понятие служебной или коммерческой тайны не распространяется. Это подтверждается положениями статьи 62 ТК РФ. В письме № ПГ/9518-6-1 от 20 декабря 2012 г. экспертами Роструда высказывается аналогичное мнение.

Существует несколько видов копий документов:Как правильно оформить и выдать копии документов

  • копия — документ, полностью идентичный по содержанию ( а в некоторых случаях, и по оформлению) подлиннику;
     
  • выписка — копия только той части документа, которая относится непосредственно к автору запроса. Она выдается когда требуется исключить сведения о персональных данных других сотрудников, а также иную информацию, относящуюся к категории служебной или конфиденциальной;
     
  • дубликат — он оформляется на том же бланке, что и подлинник документа, имеет соответствующую пометку («Дубликат») и обладает такой же юридической значимостью, что и исходный документ;
     
  • копия с копии — такой вид изготавливается в том случае, когда оригинал безвозвратно утрачен, но осталась его копия.

Справка

Сотрудник может оформить, согласно которому ему будет выданы:

  1. копия приказа о приеме на работу, переводе, об увольнении и т. п.;
  2. копия трудовой книжки;
  3. копия иного документа, в котором содержатся его персональные данные, например, копия его личной карточки;
  4. дубликат взамен утерянной трудовой книжки или вкладыша в нее;
  5. выписка из документов: трудовой книжки, приказа, распоряжения, локального нормативного акта и т. п.

Копии документов, которые запрашивают работники, могут потребоваться им, например, для предъявления  в кредитную организацию, в судебные органы, пенсионный фонд, предприятие, где они работают по совместительству, в посольство для оформления визы, а также иные ведомства.

Узнайте подробнее, как обрабатываются запросы на выдачу копий документов и архивных справок здесь.

Как оформляется запрос копий документов

В соответствии со статьей 89 ТК РФ, свою проьбу о  предоставлении документов или их копий работник должен оформить в письменном виде. Заявление может быть написано в произвольной форме.

Справка

К содержанию заявления предъявляются специальные требования. В запросе копий документов необходимо указать:

  1. наименование предприятия (полностью), в адрес которого направлено заявление;
  2. содержание и цель запроса;
  3. паспортные данные заявителя — его полные фамилия, имя и отчество (в том числе девичья фамилия), почтовый адрес, контактные телефоны;
  4. дата запроса и личная подпись заявителя с расшифровкой.

Обратите внимание: Указывать, с какой именно целью ему потребовались копии документов, работник не обязан.

В какие сроки и каким образом осуществляется выдача копий документов

Работодатель должен обязательно отреагировать на запрос сотрудника, даже если он уже не работает на предприятии. В течение трех рабочих дней после того, как будет получен письменный запрос, работнику должны выдать испрашиваемые им копии документов. При этом все необходимые работнику справки и копии документов работодатель должен оформить и выдать бесплатно, как это следует из положений статьи 62 ТК РФ.  

Получение копий документов может осуществляться и по почте. Для этого работник при написании заявления о выдаче копии документов должен указать, что документы, перечисленные в запросе, необходимо в по указанному им адресу направить по почте.

Читайте также:

Учет копий документов

Целесообразно в организации вести журналы, предназначенные для регистрации заявлений о выдаче и учета копий документов, выданных по запросам. Форма этих журналов может устанавливаться работодателем самостоятельно и утверждаться локальным нормативным актом. При этом в них должна быть отражена вся необходимая для идентификации запросов и копий информация.

Так, в журнал регистрации заявлений о выдаче копий документов необходимо внести такие графы:

Для регистрации копий документов также ведется специальный журнал учета их выдачи в котором должны быть такие графы:

порядковый номер записи;

Ф.И.О. лица, которому выдана копия документа или наименование организации, по запросу которой была сделана копия документа;

регистрационный номер копии;

реквизиты запроса, в соответствии с котором была оформлена копия документа (дата, регистрационный номер заявления, его краткое содержание);

подпись лица (с расшифровкой), получившего копию на руки или дата ее отправки по почте;

подпись ответственного лица, оформившего копию документа и выдавшего ее или отправившего по почте.

Журнал учета выданных работникам копий документов представлен ниже.

Как правильно оформить и выдать копии документов
Скачать журнал можно здесь.

Как сделать копии документов

Копия документа должна быть оформлена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Поэтому в ней воспроизводится не только та информация, которая содержится в подлиннике, но и внешние признаки его оформления. Для изготовления копий, как правило, используются такие технические средства  как сканер или ксерокс.

При этом копии документов по своей юридической значимости должны быть аналогичны исходникам. Поэтому предъявляются особые требования к копиям документов, соответствие которым и подтверждает юридическую силу ксерокопии или электронного изображения оригинала.

Справка

Чтобы копия считалась юридически значимым документом, ее необходимо заверить в установленном порядке. Для этого на копии документа должны быть заполнены такие обязательные реквизиты:

  1. заверительная надпись «Верно» («Копия верна»);
  2. должность ответственного лица, заверившего копию;
  3. его личная подпись;
  4. расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  5. дата заверения.

В соответствии с  требованиями к оформлению копий документов установленными пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, подпись ответственного лица, подписавшего копию, также необходимо заверить специальной печатью предприятия, предназначенной для заверения копий. Обычно, для этой цели используется  печать отдела кадров.

Как делать копии документов для отправки в электронном виде

Использование копировально-множительной техники позволяет не только сделать точную копию любого документа, но и внести в нее любые исправления. Например, вмонтировать в изображение документа подпись, так, что выявить подлог может только дорогостоящая криминалистическая почерковедческая экспертиза по копии документа. Этого позволит избежать заверение копий документов, изготовленных в электронном виде, с помощью специально оформляемых в индивидуальном порядке электронных подписей.

В том случае, когда требуется изготовить и переслать копии документов по электронной почте, они должны быть заверены простой электронной подписью работодателя.

При этом такой формат предоставления копий документов допускается только при наличии согласия обеих сторон — как заявителя, так и работодателя (ст. 6, 9 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Учитывая это, работодатель не обязан, но может выдать копию документа в электронном виде, заверив ее своей  электронной подписью.

Можно ли отказать сотруднику в предоставлении копий документов

Работодатель не имеет права проигнорировать запрос или отказать сотруднику в предоставлении сведений, о его трудовой деятельностью.

Но может возникнуть такая ситуация, когда в запрашиваемых копиях документов содержатся личные данные других работников или невозможно представить сведения в испрашиваемом формате. В таком случае следует предоставить информацию в виде справки или выписки из требуемого документа. Правомерность такого подхода подтверждена ходом судебных разбирательств.

Бывают ситуации, когда работник, находящийся в отпуске с последующим увольнением и уже получивший полный расчет, направляет в адрес предприятия запрос о предоставлении копий документов, которые уже были выданы ему на руки, например, трудовой книжки. В соответствии с трудовым законодательством, получить этот документ он должен в последний рабочий день перед отпуском. При этом трудовые отношения между работником и работодателем еще продолжаются и завершатся только в последний день отпуска сотрудника.

Согласно ТК РФ, работодатель может оформить копии только тех документов, которые находятся у него на хранении. В данном случае, трудовая книжка уже находятся на руках у работника и принять ее у него работодатель может только в случае повторного трудоустройства (ст. 65 ТК РФ). Получается, что у работодателя есть формальное право отказать работнику, хотя он все еще и находится с ним в трудовых отношениях.

Поэтому сотруднику придется оформить и заверить копии документов нотариально или же оформить простую копию и, при необходимости, предъявлять ее одновременно с оригиналом.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль