Автоматизация делопроизводства - не роскошь, а средство управления

254
Автоматизация делопроизводства - неизбежная необходимость. Советы, рекомендации и тонкости внедрения автоматизации делопроизводства в организации вы найдете в данной статье.

Какие факторы обуславливают необходимость автоматизации делопроизводства

По оценкам российских консалтинговых компаний, за год количество электронных документов удваивается, а количество бумажных - растет всего на 7%. 

Автоматизация делопроизводства - не роскошь, а средство управления

Некоторые документы полностью переводят в электронный вид. И это касается не только первичной бухгалтерской документации, но и служебных записок и других внутренних деловых бумаг.

На крупном предприятии создается несколько десятков тысяч деловых бумаг в год, с документами работают тысячи сотрудников, а количество контрагентов измеряется сотнями. Как правило, такие предприятия территориально рассредоточены и имеют дочерние организации. Среди факторов, которые влияют на делопроизводство крупного предприятия, выделим четыре основных.

Фактор 1.

Автоматизация рутинных операций.

Хотя автоматизация достаточно широко распространена на крупных предприятиях, рутинные операции встречаются часто. Например, регистрация входящих документов, сортировка писем с электронной почты или сбор и распределение заявок на пропуски. Их можно автоматизировать, используя механизмы распознавания информации, интеллектуальной обработки изображений, автоматического занесения самого документа в систему электронного документооборота (СЭД), настройки правил, по которым бумага отправляется на рассмотрение тому или иному адресату и т. д.

Фактор 2.

Возможность использовать мобильные технологии.

Прежде всего, это возможность работать полноценно с корпоративными данными через веб-доступ и мобильные приложения. Такой подход позволяет вести бизнес в режиме реального времени.

Работа на мобильных устройствах имеет свои особенности, которые влияют на организацию внутренних процессов предприятия, в том числе процессов делопроизводства. Перед помощником руководителя могут стоять следующие мобильные задачи: спланировать рабочий день руководителя с помощью электронного календаря, подготовить материалы для рассмотрения, оформить бумаги и т. д. В результате руководитель получает обработанную информацию для оперативных и эффективных решений.

Фактор 3.

Персонализированные и удобные инструменты.

Информационные системы, в частности СЭД, развиваются, и их пользователи получают более удобный и эффективный интерфейс.

В формах и экранах программных продуктов уменьшается количество полей, часто используемые функции выносят на видное место, в визуальном оформлении делают акценты на важных элементах. Гибкие, но сложные формы сортировки и фильтрации, если они не используются пользователем, скрываются.

Фактор 4.

Возможности обмена электронными документами с контрагентами, филиалами, дочерними структурами.

Повышается скорость обмена информацией и увеличивается экономия денежных средств на пересылку деловых бумаг. Особенно это актуально для крупных предприятий с дочерними организациями и большим количеством контрагентов.

Выбирайте СЭД с учетом перечисленных факторов. Помните, что именно крупные успешные организации подают пример, когда все работники от топов до каждого исполнителя определяют корпоративную культуру, вовлечены в цели компании и работают на максимальное использование трендов цифрового будущего.

Читайте подробнее о факторах, обуславливающих необходимость автоматизации, здесь.

Нужна ли автоматизация делопроизводства малому бизнесу?

В организациях малого бизнеса нет смысла внедрять электронный документооборот. Деловые процессы не так развиты, поэтому автоматизация не требуется. Для решения базовых задач документооборота вам хватит программы MS Office. Например, регистрировать входящие и исходящие документы  можно в MS Excel. Организация документооборота на базе MS Excel не потребует дополнительных денежных вложений, так как MS Office установлен на компьютерах работников по умолчанию.

Кроме MS Excel малые организации используют программу ACM (Adaptive Case Management). АСМ предназначен для работы с проектами и коллективной работы. С помощью программы удобно ставить задачи и поручения, контролировать сроки исполнения. Информация о рабочем процессе хранится в виртуальной папке кейса. Кейсы используют как последовательности задач, которые содержат: описание задач, списки исполнителей и руководителей, обсуждения, документы и другие данные.

При использовании ACM первоначальные вложения минимальны. Вы сэкономите на создании инфраструктуры электронного документооборота и технической поддержке. Потребность во внедрении полноценного электронного документооборота возникает в организациях с численностью свыше 50 человек.

Подробнее о способах автоматизации малого бизнеса читайте здесь.

Читайте также:

Способы ввода документов в электронный документооборот

При внедрении СЭД в организации учитывают новые возможности для руководителей и удобство работы для пользователей. Важную роль при работе в СЭД играют процессы ввода документов. Предлагаем рассмотреть стандартные ситуации в работе пользователей системы и варианты ее оптимизации за счет новых возможностей СЭД.

Ситуация 1.

Регистрация: от сканирования к штрих-кодированию

Делопроизводитель крупного предприятия, регистрирует входящие документы для директора и руководителей подразделений. Как происходит этот процесс? Сотрудник получает корреспонденцию с почты. Вскрывает конверты, сортирует, регистрирует. На каждую деловую бумагу создает регистрационно-контрольную карточку (РКК). Затем он раскладывает документы по бумажным папкам руководителей, передает корреспонденцию им на рассмотрение через секретаря. Когда бумаги возвращаются с резолюциями, делопроизводитель находит РКК в СЭД, заносит в нее резолюцию, сканирует документ, связывает с РКК и отправляет в электронном виде исполнителям. Если поток входящих деловых бумаг огромен, то сканирование и привязка к РКК займут много времени. Какие варианты работы можно предложить в данном случае?

Пример. Чтобы облегчить поиск деловых бумаг, используйте технологию штрих-кодирования. При регистрации документа ему присваивается уникальный штрих-код. Сотрудник распечатывает штрих-код на специальном принтере и наклеивает на деловую бумагу.

В дальнейшем при поиске не будет необходимости введения никаких параметров. Достаточно поднести документ к сканеру штрих-кодов, а система автоматически найдете нужную РКК.

Итак, делопроизводитель  получил стопку деловых бумаг с резолюциями. Последовательно по каждому документу он находит РКК автоматически по штрих-коду. В РКК заносит резолюцию руководителя, указывает исполнителей. Далее сотрудник запускает сканирование деловой бумаги, связывает с РКК и отправляет исполнителям.

Образец двухмерного штрих-кода представлен ниже:

Автоматизация делопроизводства - не роскошь, а средство управления

Есть и более удобный механизм занесения документов в СЭД:

Пример. После возврата деловых бумаг от руководителя делопроизводитель находит их регистрационные карточки путем считывания штрих-кодов, заносит резолюции, но не сканирует. Далее делопроизводитель кладет пачку бумаг в сканер и запускает сканирование. Документы проходят через сканер и автоматически заносятся в СЭД – штрих-коды при этом выступают как разделители файлов. СЭД привязывает электронные документы к регистрационным карточкам и автоматически отправляет задания исполнителям согласно резолюции.

Ситуация 2.

Документ, полученный по электронной почте: от локального диска к СЭД

Менеджер по работе с корпоративными клиентами, ведет обмен информацией с заказчиками по электронной почте: получает или отправляет проекты договоров. Ему нужно регулярно экспортировать документы из СЭД и импортировать обратно. Если взять традиционную работу с электронной почтой, то сначала менеджер сохраняет полученный документ на локальный диск и потом заносит его в СЭД. Что мы можем предложить в данной ситуации?

Пример. Во многих СЭД можно из Outlook или другого почтового клиента сохранить вложенные в письмо документы и текст письма отдельным файлом. Кроме того, текст письма можно сразу направить на согласование или сохранить контакт с новым заказчиком в справочники СЭД, например в «Контактные лица организаций». Кроме того, менеджер может открыть полученный документ в Word или Excel, ознакомиться с ним, внести изменения и, не закрывая документ, сохранить из приложения-редактора в СЭД.

Занесение деловых бумаг в СЭД – ежедневный и рутинный труд. Современные технологии сделают его эффективным и сократят количество ошибок.

Подробнее о введении деловых бумаг в СЭД читайте здесь.

Как обмениваться документами с компанией, у которой другая СЭД?

Самый рутинный вариант – обмениваться бумажными документами или сканированными образами по электронной почте. Тогда СЭД двух компаний никак не связаны, а делопроизводителям или секретарям обеих организаций придется вручную регистрировать и обрабатывать входящие и исходящие документы.

Чтобы полноценно обмениваться данными в электронном виде, потребуется «научить» системы информационному взаимодействию. Это технологическая задача, сложность которой зависит от параметров информационного обмена: двусторонний он или односторонний, какими данными предстоит обмениваться и как часто, какова степень автоматизации и защиты информации и т. д.

Пример. Обмен входящими и исходящими электронными документами между двумя организациями, которые входят в один холдинг, но применяют в работе разные СЭД. Разберем случай, когда информационный обмен выстраивается между головной организацией холдинга и дочерней компанией. При двустороннем обмене исходящие документы из дочерней компании автоматически попадают в категорию входящих в СЭД управляющей организации и наоборот. Чтобы такое взаимодействие стало возможным, нужно разработать общий для двух организаций формат обмена, создать единые справочники, проработать вопросы предоставления прав доступа для сотрудников обеих организаций.

Если организации хотят обмениваться документами с электронной подписью, нужно обеспечить совместимость средств шифрования и защиты информации, что усложняет задачу. Организация такого информационного обмена – заказной проект, выполнение которого логично поручить разработчику той СЭД, которая уже используется в организации

Если речь идет о компаниях, входящих в состав группы или холдинга, стоит подумать о переходе на единую СЭД. При этом формируется единое информационное пространство холдинга, единые правила документооборота и культура работы с электронными документами.

Подробнее об обмене электронными данными с другими компаниями читайте здесь.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль