text
Секретариат

Внутренняя опись документов дела: технология учета и контроля

  • 15 сентября 2017
  • 998

Внутренняя опись документов дела содержит данные о порядковых номерах, индексах, названиях и количестве деловых бумаг, входящих в папку дела. Как правильно составить данный документ, расскажем в статье.

Составление и итоговое заполнение внутренний описи документов дела является одним из заключительных этапов работы по формированию дела. Специфика дела и состав документов, входящих в него, определяют характер информации, которую будет содержать внутренняя опись документов. Именно поэтому, прежде чем говорить о порядке оформления данного документа, необходимо в общих чертах описать общую процедуру формирования дел и особенности группировки в нем документов. В первой части данного обзора мы расскажем о технологии формирования дел, а во второй - дадим подробное описание процедуры составления внутренней описи документов дела.

Технология формирования дел и внутренняя опись документов

Технология формирования дел в общем виде состоит из ряда операций:

Распределение завершенных или исполненных деловых бумаг по папкам согласно утвержденной номенклатуре дел;

Сортировка бумаг внутри папки дела по тому или иному принципу;

Составление внутренней описи документов дела и оформление обложки.

Если на предприятии утверждена централизованная форма делопроизводства, то формирование дел осуществляется исключительно службой ДОУ.  Если утверждена смешанная форма делопроизводства, то данная работа проводится самостоятельно каждым структурным подразделением под общим руководством службы ДОУ.

Как провести внутреннюю опись личного дела

Соблюдение единого стандарта оформления дел достигается благодаря следованию ряду общих правил, суть которых сводится к следующему:

  1. В одну папку собираются деловые бумаги, датированные одним и тем же годом. Данное правило не касается личных дел, дел судебного производства, а также документов выборных органов и учебных заведений.
     
  2. В отдельных папках собираются деловые бумаги разных сроков хранения: временного или постоянного. В ряде специальных случаев возможно временное соединение в одной папке документов с разными сроками хранения, если они связаны с одним вопросом. Когда данный вопрос будет закрыт или по истечении календарного года, деловые бумаги, временно объединенные одной папке, должны быть перегруппированы в соответствии со сроками хранения.
     
  3. В папку дела кладут только один экземпляр деловой бумаги. Все временные, черновые, а также бумаги, подлежащие возврату в папку не включаются. Исключение из данного правило касается копий особо ценных документов, содержание которых тесно связано или дополнят вопрос, являющийся центральным для данного дела.
     
  4. Существует ряд национальных стандартов и локальных правил, закрепленных соответствующими актами, согласно которым должны оформляться все без исключения деловые бумаги, составляющие дело.
     
  5. Необходимо строго следить за тем, чтобы письма-запросы и ответы на них, сопроводительные письма и приложения к ним не были разъединены в разные папки. Не допускается внесение в состав дела бумаг, подлежащих возврату.
     
  6. Существует единый стандарт объема дела. Он не должен превышать 250 листов, что составляет примерно 4 см в толщину. Минимальный объем дела стандартом не ограничивается. Если объем дела превышает указанную величину, то папку необходимо разделить на тома или части.
     
  7. Существует несколько способов сортировки деловых бумаг внутри папки дела: хронологический, алфавитный, тематический.

Подробнее о технологии оформления дел читайте в статье "Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел".

Читайте также:

Как осуществляется группировка дел и составляется внутренняя опись документов

Различные категории деловых бумаг предопределяют правила, согласно которым осуществляется их группировка по папкам дел.

Распорядительные деловые бумаги формируется в дела в соответствии со своими видовыми наименованиями: приказы, указания, постановления, распоряжения или решения. Далее возможна атрибуция распорядительных бумаг по автору: приказ министерства, ведомства, организации и т.д.

Следует иметь в виду, что приказы бывают трех типов: по личному составу, по общим вопросам, по административно-хозяйственным вопросам. Все указанные типы приказов группируются в отдельные дела.

Справка

Распорядительные документы

Распорядительные документы часто издаются с цель утвердить какую-то инструкцию, положение или устав. В таких случаях утверждаемый документ должен быть в включен в одну папку с приказом или распоряжением. Если данные деловые бумаги были утверждены директором без оформления распорядительных документов, то они группируются в отдельные дела.

Группировка протоколов заседаний происходит согласно атрибуции по автору: протокол совещания, совета директоров, собрания акционеров, коллегии и т.д. Далее они сортируются в хронологическом порядке. Обычно протоколы составляются на основании повестки дня, доклада или проекта решения. В таком случае бумаги, на основании которых были составлены протоколы, также включаются в папку дела.

Если объем подобной документации велик, то она может стать материалам для отдельного дела: каждое будет посвящено одному рассматриваемому на заседании вопросу.

Утвержденные планы и отчеты формируются в папки отдельно от тех проектов и финансовых расчетов, на основании которых они были разработаны. Все планы и отчеты должны быть вложены в папку того дела, к которому они относятся по смыслу, а не по времени разработки.

Например, несмотря на то, что отчет за 2016 год был составлен в 2017 году, он должен быть вложен в папку 2016 года . Напротив, план на 2017 год, составленный в 2016 году, должен быть отнесен к папке 2017, а не 2016 года.

Лицевые счета работников, связанные с начислением денежных выплат по зарплате, составляют отдельную группу дел, где бумаги сортируются по фамилиями сотрудников в алфавитном порядке.

Образующаяся в ходе осуществления управленческой деятельности статистическая документация составляет отдельную группу дел или включается в папки, сформированные по данному вопросу.

Деловые бумаги, являющийся входящими или исходящими письмами сортируются внутри папки по хронологическому принципу: от самых ранних писем до более поздних.

Справка

Порядок сортировки деловых бумаг внутри личных дел строго регламентирован и имеет следующий вид:

  1. внутренняя опись документов, составляющих личное дело;
     
  2. документ, подтверждающий начало осуществления трудовой деятельности;
     
  3. личная анкета сотрудника;
     
  4. документы, подтверждающие образование и квалификацию;
     
  5. выписки из распорядительных документов о назначении, увольнении или перемещении;
     
  6. справки и другие бумаги, связанные с трудовой или личной жизнью работника.

Трудовые договоры и личные карточки не входят в состав личных дел и являются материалом для формирования отдельных папок. Сортировка бумаг в этих папках - алфавитная, согласно фамилиям сотрудников.

Подробнее о том, как группировать документы и подшивать их, читайте в статье "Как правильно подшивать документы по папкам?"

Как составляется внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дела составляется только для учета деловых бумаг, входящих в состав дел постоянного или временного (более 10 лет) срока хранения. Она разрабатывается на специальном отдельном листе и имеет установленную форму, утвержденную законодательно (приложение № 27 к Правилам). Образец представлен ниже:

Опись личного дела образец

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

К тексту внутренней описи должна быть приложена итоговая запись, содержащая информацию о количестве документов, включенных в нее и количестве листов самой внутренней описи. Данная запись делается цифрами и прописью. Обратите внимание что, нумерация листов внутренней описи осуществляется отдельной от основной нумерации листов дела. Опись должна быть подписана ее составителем.

Рекомендуем вам сразу вложить в дело его внутреннюю опись и производить ее заполнение по ходу вложения бумаг в папку. Итоговую запись можно сделать непосредственно перед подготовкой к сдаче дела в архив.

Регламентируют данный порядок пункты 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Обратите внимание, то порядок расположения документов внутри личного дела является хронологическим (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В связи с этим первым пунктом во внутреннюю опись документов личного дела вносится документация, связанная с приемом и оформлением на работу данного сотрудника, а далее в порядке поступления в отдел кадров - все остальные бумаги.

Подробнее о составлении описей дел и документов читайте в статье "Составление описей на дела, передаваемые в архив организации".

Оформление обложки дела - итоговая процедура технологии формирования дела.

Справка

Обложка дела включает в себя следующую информацию:

  1. наименование компании;
  2. наименование отдела или подразделения, в котором было сформировано дело;
  3. данные об общем количестве листов дела;
  4. срок хранения дела.

Большая часть информационных блоков обложки может быть заполнена уже в момент формирования дела. Единственные данные, которые могут быть получено только после того, как дело полностью завершено, это информация о количестве листов в папке. Эти данные в большинстве случаев становятся известны в конце календарного года.

Когда указывается название предприятия, можно дать обозначение его ведомственной принадлежности. Индекс дела определяется согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел и используется для облегчения поиска нужного дела. Заголовок дела также выносится на обложку в соответствии с принятой в компании номенклатурой дел.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.