text
Секретариат

Адаптация сотрудников службы ДОУ

  • 15 сентября 2017
  • 289

Как составить программу адаптации сотрудников для службы ДОУ? Какие особенности подразделения учесть, чтобы сократить адаптационный период и помочь новичкам быстро включиться в работу?

Как организовать адаптацию сотрудников в организации?

Статистика свидетельствует, что увольнения среди принятых на работу специалистов чаще всего происходят в течение первых трех месяцев работы. Адаптация новых сотрудников поможет преодолеть первые сложности вступления в должность. Современные компании давно оценили преимущества адаптационных программ: они помогают удержать профессионалов, создают фирме хорошую репутацию на рынке труда и помогают сократить затраты.

В некоторых компаниях процесс адаптации сотрудников сводится к беседе новичка со специалистом по управлению персоналом, а затем с руководителем подразделений. Другие организации, напротив, совсем не уделяют внимания адаптации персонала либо же разрабатывают сложные многоступенчатые программы. Как показывает практика, многие топ-менеджеры уверены, что такие программы не эффективны и новички способны «выплыть» самостоятельно.Адаптация сотрудников службы ДОУ

К сожалению, это мнение ошибочно, т.к. адаптация сотрудников дает работодателю массу преимуществ:

  • снижает затраты на персонал;
  • повышает эффективность работы новичков;
  • помогает наладить отношения в коллективе;
  • снижает риск серьезных ошибок в работе;
  • уменьшает «текучесть» кадров;
  • помогает снизить уровень тревожности новых работников и избавить их от неуверенности;
  • способствует сопоставлению реальной деятельности с ожидаемыми условиями работы;

О том, как убедить руководителя, что адаптация сотрудников в организации действительно выгодна, как показать ее очевидные преимущества и доказать их на примерах читайте здесь.

При организации адаптации новых сотрудников необходимо, в первую очередь, выделить те категории персонала, которые однозначно необходимо адаптировать. К ним можно отнести работников бухгалтерии, IT-специалистов, сотрудников службы ДОУ. Это крайне важно для того, чтобы они разобрались в специфике работы. Кроме того, среди таких специалистов часто встречаются интроверты. Для них основной проблемой является психологическая зажатость, которая может помешать эффективной работе в новом коллективе.

Начать можно с малого: разработать программу адаптации сотрудников на примере одной категории персонала.

Узнайте о том, как быстро сформировать программу адаптации новичка с учетом специфики его работы и индивидуальных особенностей здесь.

Этапы адаптации сотрудников

Идеально, если адаптационный период совпадает с продолжительностью испытательного срока. По его истечению можно оценить то, как работал новый работник и как он адаптировался.

Справка

В адаптационном периоде можно выделить следующие этапы:

  1. Подготовка к выходу на работу;
  2. Знакомство с компанией и ее нормативной документацией;
  3. Знакомство с  должностной инструкцией и функционированием фирмы в целом;
  4. Освоение должностных обязанностей;
  5. Построение коммуникаций;
  6. Стабилизация работы;
  7. Оценка эффективности нового работника;

Методы адаптации новых сотрудников

Действующие в отечественной практике методы можно условно разделить на две группы:

Экономические — материальное стимулирование, премии, авансы? повышение заработной платы;

Непроизводственные — неформализованное сопровождение, «корпоративный PR», командные тренинги, инструктаж в подразделениях, интернет-сайт, наставничество.

Важно постоянно контактировать с новичками, проводить регулярные опросы. Кроме того, можно составить адаптационную карту и указать в ней точные даты и темы бесед с новыми работниками. Если у Вас в компании есть система KPI, введите для руководителей подразделений еще один показатель – «соблюдение плана по адаптации сотрудников».

План адаптации сотрудников

В план адаптации входят мероприятия, единые для всех новичков, которые приходят в компанию. Это официальный юридический документ, который составляется на первой встрече совместно: начальником и подчиненным. Руководитель ставит новичку задачи на испытательный срок и объясняет, как правильно их выполнить.

Бланк такого документа разрабатывают заранее. Он представляет собой перечень всех возможных мероприятий подготавливающих специалиста к полноценному вступлению в должность: семинаров, тренингов, вебинаров и т.п. Кроме того, в документе указывают запланированные даты последующих встреч руководителя и нового специалиста.

Ознакомьтесь с примером оформления плана адаптации нового сотрудника

В качестве дополнения к плану можно оформить перечень задач. Это отдельный документ, в котором прописывают, что должен сделать новый работник в течение месяца. Все задачи делятся на три категории – «Бизнес-задачи», «Межличностные отношения», «Личные качества». Это мотивирует новичка уделять внимание не только освоению рабочих навыков, но и общению с коллегами, налаживанию контактов, соблюдению норм поведения. Все это — важные составляющие адаптации сотрудников в организации. Кроме того, руководителю будет легче оценивать новичка после каждого месяца испытательного срока. Критериями оценки в этом случае выступают: профессиональные компетенции, коммуникативные качества и личностные характеристики. После оценки достигнутых результатов руководитель и специалист обозначают зоны развития и фиксируют их в Перечне задач на следующий месяц испытательного срока.

Читайте также:

Адаптация сотрудников службы ДОУ: основные отличия

При разработке программы адаптации сотрудников необходимо учитывать специфику работы в различных подразделениях. На первом этапе нужно выделить основные типы деятельности в компании и проанализировать, какие задачи решают представители разных отделов.

Так, например, адаптация сотрудников службы ДОУ будет отличаться от работников отдела продаж: они выполняют разные задачи и, следовательно, специфика их работы разнится. Работники документационного обеспечения управления работают в сфере, которая подразумевает строгое исполнение регламентов, инструкций по делопроизводству, шаблонов и алгоритмов. Их основная задача — бесперебойно и безошибочно реализовывать процесс обеспечения управления.

Узнайте о требованиях профстандартов к специалистам службы ДОУ здесь.

Справка

Для будущего работника службы ДОУ критериями успешности адаптационного процесса будут:

  1. отсутствие ошибок при работе с документацией;
  2. своевременность действий;
  3. соответствие стандартам в сфере делопроизводства;

Кроме того, специфика работы предполагает активное взаимодействие с коллективом подразделения и компании: согласование проектов документов, их оформление и своевременную отправку исполнителям, систематизацию официальной документации для архивного хранения и дальнейшего использования. Для повышения эффективности важно интегрировать нового специалиста в командное взаимодействие. Он должен уметь работать в команде и сотрудничать с коллегами, самостоятельно решать возникающие конфликты.

Программа адаптации сотрудников ДОУ

Адаптационная программа сотрудника службы ДОУ — это, по сути, план введения в должность нового специалиста. Он содержит полный перечень действий нового работника и его куратора — специалиста-наставника, который «ведет» новичка. Программа должна учитывать специфику сферы работы, быть предельно ясной и четко распределять роли участников адаптационного процесса.

Программа адаптации сотрудников ДОУ, как и большинство программ для персонала других категорий, содержит две основные части: общую и индивидуальную.

Общая часть формирует у новичка представление о компании и ее особенностях, специфике взаимоотношений между работодателем и подчиненными, условиях труда. Она включает: вводное собеседование, личное знакомство с организацией и сотрудниками, ознакомление с рабочим местом, ориентационное собеседование с руководителем.

 

Индивидуальная часть составляется непосредственным руководителем с учетом индивидуальных особенностей новичка и включает подробное ознакомление с должностью. На этом этапе составляют подробный план вступления в должность и назначают наставника. По завершении всех мероприятий отчеты работника и куратора по выполнению плана служат основой для принятия решения о трудоустройстве.

Узнайте, как сработаться с новым руководителем и перестроиться под новый порядок работы.

Психологическая адаптация сотрудников

Смена работы — большой стресс для любого, даже самого высококлассного специалиста. Каждому новому члену коллектива важно адаптироваться не только профессионально, но и психологически. Он должен понять действующие в компании правила и нормы поведения, приспособиться к социуму. Новичка знакомят с миссией компании, ее корпоративной культурой и традициями. Кроме того, он начинает выстраивать взаимоотношения с коллегами из своего отдела и из других подразделений.

Справка

Для того чтобы сделать процесс психологической адаптации сотрудников более комфортным используется множество различных методик:

  1. социально-психологические тренинги;
  2. деловые игры;
  3. мастер-классы;
  4. коучинг;
  5. индивидуальные беседы;

Все они помогают сформировать определенные нормы и стили взаимоотношений.

Сколько будет продолжаться стресс от перехода в новый коллектив у каждого конкретного человека, зависит от его психотипа, адаптационных способностей, гибкости характера и ряда других причин.

Выясните, какой у вас психотип и совместимы ли вы со своим руководителем

Как показывает практика, социально-психологическая адаптация сотрудников может быть долговременной и трудной. Новички не готовы к настороженному отношению коллектива, который рассматривает каждый их шаг "под микроскопом". В это время от кадрового специалиста и куратора зависит очень многое. Важно запастись терпением и быть максимально доброжелательным и общительным. Это поможет специалисту быстрее освоиться, справиться с зажатостью и начать эффективно работать.

Процесс адаптации сотрудников можно и нужно организовывать исходя из потребностей компании. Гораздо эффективнее сразу ознакомить нового работника с нюансами работы и помочь ему влиться в коллектив, чтобы не потерять его через несколько месяцев, когда он почувствует, что ожидания не совпадают с реальностью. Это не просто сократит расходы на подбор персонала, но и создаст компании положительную репутацию в профессиональной среде.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.